Planejamento de TI: quais pontos não podem faltar neste documento?
Tecnologia da Informação

Planejamento de TI: quais pontos não podem faltar neste documento?

Escrito por Leucotron

Um fato que não se pode negar é que hoje a área de tecnologia desempenha um papel estratégico dentro das organizações. Por isso, ela precisa de uma gestão bem delineada, que estabeleça um planejamento de TI viável, ousado e capaz de estabelecer verdadeiros diferenciais competitivos.

Quer saber como fazer este planejamento e quais são os pontos que não podem faltar neste documento? Então acompanhe o post!

O que não pode faltar no seu planejamento de TI?

Para que o seu planejamento consiga dar um rumo estratégico ao setor de TI e não se transforme em mais um documento na gaveta (ou no sistema), preparamos uma checklist imperdível. Confira:

Previsão da demanda

Nenhuma solução é perfeita a menos que ela seja adequada à demanda do negócio. É preciso investir e direcionar as ações de modo que elas sejam plenamente capazes de viabilizar as operações da empresa.

Por isso, o gestor de TI não pode entender apenas de sua área. Ele precisa conhecer o funcionamento de cada departamento da companhia, quais são suas principais atividades e necessidades.

Também é fundamental que ele esteja em contato permanente com gestores e colaboradores de outros setores, além de se manter de olho no que acontece em um cenário mais amplo — o mercado.

Isso vai permitir que ele tenha dados suficientes para fazer uma previsão de demanda exata e planejar os recursos necessários para atender às necessidades na medida certa, sem escassez e nem exageros.

Diagnóstico do negócio

Este é o ponto de partida para um bom planejamento. O gestor deve analisar o ambiente interno, os pontos fortes do TI nesse negócio e, principalmente, identificar os pontos fracos que precisam de correção.

Também é preciso avaliar o cenário externo: de que forma os concorrentes têm utilizado o TI para alcançar diferenciais competitivos. A empresa deve criar mecanismos para não ficar atrás de outras que disputam o mesmo público, sob o risco de perder mercado.

Objetivos a curto e longo prazo

Após o diagnóstico, a equipe precisa estabelecer os objetivos a curto, médio e longo prazo. É válido lembrar que objetivos mais abrangentes e estratégicos só são viáveis quando transformados em metas imediatas que permitem chegar progressivamente ao resultado desejado.

Também é importante determinar prazos. Por isso, esses objetivos e metas precisam ser organizados em um cronograma que estabeleça quando cada ação deve acontecer, desde que o período seja coerente com a realidade e os recursos oferecidos.

Esta noção de prazo contribui para manter a equipe focada e produtiva, além de evitar que certos objetivos se arrastem por um período indefinido e caiam no esquecimento, transformando o plano em um documento sem sentido.

Soluções a serem implementadas

A compreensão das demandas, os objetivos estabelecidos e o diagnóstico da empresa são essenciais para decidir quais são as soluções que devem ser implementadas e em que ordem isso deve acontecer.

Deve haver uma escala de prioridades que estabeleça o que é urgente e o que é importante. Ela deve levar em conta o impacto das medidas nas operações e lucros da companhia, além da inovação necessária à manutenção no mercado.

Portanto, o planejamento precisa garantir que o TI disponibilize a tecnologia necessária para solucionar os problemas do presente ao mesmo tempo que prepara a organização para uma performance melhor e mais competitiva em um futuro próximo.

É fundamental que o gestor de TI se sente com os líderes de outros departamentos para avaliar as necessidades da companhia e como as soluções podem contribuir para a estratégia do negócio.

Apenas depois disso a equipe pode decidir quais são as prioridades: aprimorar ferramentas de telefonia, desenvolver ou implementar um novo sistema, investir em equipamentos ou migrar a infraestrutura para a nuvem, automatizar determinados processos — essas decisões dependem das necessidades do negócio.

KPIs para acompanhamento

Não basta implementar soluções. É essencial medir os resultados obtidos, analisá-los criticamente e utilizá-los para pensar em mudanças que promovam uma melhoria contínua.

A noção de sucesso não pode ser baseada apenas na percepção ou na ideia de que um investimento traz, invariavelmente, uma melhoria. É preciso analisar números para chegar a essa conclusão.

Não é suficiente, por exemplo, trocar o sistema de help desk. A empresa precisa de se assegurar de que este novo recurso está reduzindo o tempo de espera, acelerando a solução de tickets e promovendo a satisfação do usuário.

Como avaliar esse resultado? Por meio de indicadores. É por isso que eles precisam ser estabelecidos desde o planejamento, mostrando quais serão os critérios utilizados para avaliar as iniciativas e alcançar o patamar de qualidade desejado.

Alocação de recursos

Este é o item que determina a viabilidade de todo o planejamento. Ele deve definir o que será colocado à disposição da equipe para todas as ações previstas.

Aquisição ou desenvolvimento de soluções, infraestrutura, contratação de um outsourcing de TI, políticas de prevenção de desastres e segurança da informação, investimento em inovação — todas as iniciativas precisam se encaixar no orçamento.

E não se trata apenas de uma distribuição eficiente de recursos financeiros. Não se deve esquecer que a viabilidade de um projeto depende também da disponibilidade de recursos humanos.

Aliás, esse é um aspecto que também merece extrema atenção no planejamento. Se ele contiver uma lista de ações e nenhum responsável por cada um dos itens, a chance de eles nunca saírem do papel são enormes.

Estabeleça já no planejamento as atribuições de cada membro da equipe. Defina os gestores e executores de cada projeto ou atividade. Isso não significa que um membro do time não possa socorrer outro em caso de necessidade, mas que a responsabilidade é de um membro específico — seja para realizar ou pedir ajuda.

Estratégia de implementação

De nada adianta fazer um planejamento fantástico se a empresa é um ambiente hostil a essas iniciativas. Isso não significa que o TI deva se acomodar, mas que deve criar uma estratégia para obter aceitação e engajamento de outros setores.

Vale a pena apostar na comunicação interna e na integração com outros setores. Aproximem-se dos outros gestores e colaboradores para descobrir como o TI pode facilitar suas operações, implementem mudanças e façam propaganda dos resultados.

Isso fará com que o time deixe de ser visto como um centro de custos — o que infelizmente ainda acontece em muitas organizações — e conquiste uma imagem compatível com o papel estratégico que realmente desempenha.

Esta preparação do terreno é essencial para conquistar apoio e conseguir implantar mudanças significativas. Dessa forma, o TI contribuirá para aumentar a produtividade da companhia como um todo, gerar resultados positivos e colocá-la em evidência no mercado.

Entendeu quais são os pontos que não podem faltar no seu planejamento de TI? Gostou do post? Quer ler outros conteúdos como esse? Então não perca tempo! Assine a nossa newsletter e receba informações relevantes para o seu setor diretamente no e-mail. Inscreva-se agora mesmo!

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