Quais métricas usar na gestão de condomínio?

Fazer o gerenciamento de condomínio (seja ele residencial ou comercial) é uma tarefa complexa. É preciso aliar diferentes pedidos, cuidar da manutenção, gerenciar os colaboradores e garantir que tudo funcione da melhor maneira possível. Por isso, é indicado usar métricas de gestão de condomínio, que são específicas para essa função.

O objetivo é garantir que todos os aspectos estejam equilibrados para o síndico ter certeza de que executa um bom gerenciamento. No entanto, diferentes elementos precisam ser analisados nesse momento.

Neste post, vamos apresentar algumas dicas para garantir uma boa gestão, indicar quais métricas precisam ser adotadas para a gestão de condomínio — e os pontos aos quais o gestor precisa prestar atenção — e mostrar como as duas coisas se relacionam. Que tal saber mais? Acompanhe!

Como garantir um bom gerenciamento de condomínio?

Um gerenciamento de condomínio eficaz não é uma tarefa tão simples quanto se possa imaginar. Entretanto, é possível adotar algumas medidas que facilitam e contribuem para que se alcance bons resultados. Conheça algumas delas nos tópicos a seguir.

Crie e divulgue um regulamento interno

Antes de mais nada, é de suma importância estabelecer as regras gerais do condomínio, ligadas ao convívio, utilização de áreas comuns, barulhos, reformas, coleta de lixo, animais, entre outras coisas.

É por meio da formalização de um documento que fica claro os direitos e os deveres de cada morador e o que se espera de cada um para que a convivência seja, no mínimo, harmoniosa e se define as possíveis penalidades que podem ser aplicadas cada vez que elas são desrespeitadas.

Terceirize os serviços de manutenção

É preciso atentar à série de detalhes que os cuidados com as áreas comuns demandam, já que espaços — como o hall de entrada — precisam sempre estar em ótimo estado de conservação. Para que isso seja possível, é necessário contar com uma equipe que presta serviços de manutenção predial, que envolvem limpeza, jardinagem e reparos na estrutura.

Nesse sentido, as responsabilidades do síndico envolvem:

• monitorar a realização de obras no condomínio;
• treinar e orientar os profissionais da manutenção a respeito dos trabalhos necessários e o uso devido dos equipamentos de segurança (EPIs);
• realizar cotações com empresas especializadas em manutenção predial.

É importante que os profissionais terceirizados sejam devidamente identificados antes do início do trabalho e que portem crachás nas dependências do condomínio. Os porteiros devem ser orientados a permitir a entrada somente de pessoas que tenham autorização e portam os documentos de identificação — sempre visando a segurança dos moradores.

Considere a possibilidade de contratar um síndico profissional

Uma boa gestão de condomínio pode ser alcançada por meio de um síndico profissional, que conhece a legislação e, por ser qualificado, consegue aprimorar vários aspectos do gerenciamento — o que os moradores nem sempre conseguem.

Entre as principais vantagens de contar com esse profissional, podemos citar:

• decisões mais objetivas devido à imparcialidade;
• conhecimentos técnicos sobre várias questões que envolvem um condomínio;
• remuneração fixa, ou seja, que não varia com as taxas do condomínio;
• indicado para condomínios com muitos prédios e moradores, mas também pode atender a estruturas de todos os tamanhos.

Vale destacar que também existe a possibilidade de contratar uma administradora, que já se responsabiliza por essas questões ligadas ao síndico e ainda dá o suporte ligado a outras atividades — disponibilizando profissionais com atribuições relacionadas à manutenção predial, por exemplo.

Conte com uma assistência jurídica e contábil

Caso seja necessária a representação do condomínio na justiça, é importante ter o apoio de um bom contador e um advogado. Porém, esse auxílio também precisa ser recebido para que o recolhimento dos encargos — PIS, FGTS e INSS, além das guias de RAIS e CAGED — seja feito corretamente, caso a contratação dos funcionários seja feita via CLT.

Faça uma boa gestão financeira

É responsabilidade do pessoal responsável pela gestão fazer a prestação de contas do prédio, independentemente de ser contratado ou terceirizado. Essa prática é obrigatória e realizada com certa frequência. Isso quer dizer que o síndico do prédio deve ter todas as contas e registros devidamente organizados e ser transparente com os moradores.

Entre as atividades que envolvem a gestão financeira de um condomínio estão:

• a criação e o controle de um fundo de reservas (caixa emergencial);
• o desenvolvimento de soluções que visam acabar com o índice de inadimplência;
• a realização de, pelo menos, três cotações com empresas diferentes para só então contratar algum serviço ou comprar produtos para o prédio;
• a solicitação de Notas Fiscais ou recibos sempre que alguma compra ou a contratação de um serviço sejam feitas para o prédio.

Conte com o suporte da tecnologia

O uso de ferramentas tecnológicas — sejam elas mais simples (como planilhas em Excel) ou mais complexas como um sistema de gestão — contribui bastante para um gerenciamento de condomínio eficiente.

Aplicativos e sistemas são um excelente suporte para a realização de atividades como:

• controle de ponto dos funcionários;
• monitoramento e controle das atividades a serem realizadas;
• gestão financeira e de custos.

Quais métricas usar na gestão de condomínio?

A análise de performance do síndico ou da empresa contratada para o gerenciamento do condomínio deve ser uma preocupação de todos os moradores. Essa é a maneira mais adequada de se atentar às necessidades dos condôminos e verificar como é a reação da gestão diante dessas demandas.

Entre as principais tarefas de gerenciamento de condomínio estão:

• realização das assembleias ordinárias e extraordinárias, com a convocação dos moradores, elaboração de taxas e execução de deliberações;
• prestação de serviços contábeis, como a cobrança e gestão das faturas condominiais e desenvolvimento de um orçamento de receitas e despesas;
• zelo e preservação dos direitos dos condôminos, garantindo que as disposições legais e o regulamento são cumpridos por todos;
• representação dos moradores;
• atendimento às atividades do setor administrativo, especialmente no que é relativo à guarda e arquivamento dos documentos.

Fica evidente que essas responsabilidades só serão eficientes se houver um acompanhamento de métricas. Assim, o gestor compreende melhor as suas ações, identifica o que precisa melhorar e analisa as questões em que já evoluiu.

Nesse cenário, os principais indicadores que devem ser acompanhados serão listados nos próximos tópicos.

Índice de inadimplência dos moradores

Essa é uma situação comum nos condomínios, mas que traz prejuízos grandes ao caixa e às atividades de gestão. No entanto, desde a implantação do novo Código de Processo Civil, a cobrança pode ser realizada com mais agilidade. Agora, quem estiver inadimplente deve pagar a dívida em três dias.

Se não fizer isso, poderá ter seu nome negativado, conta-corrente bloqueada e imóvel penhorado. Essas medidas são tomadas com atrasos a partir de um mês. O parcelamento da dívida pode ser feito em até cinco meses.

Em períodos inferiores a esse, a situação pode ser resolvida com um acordo entre as partes. Com um baixo valor de dívida, a sugestão na Justiça é de que se chegue a um consenso para o pagamento. Assim, o mesmo resultado é alcançado, porém sem arcar com os custos de um longo processo judicial.

Acompanhar os índices de inadimplência é, então, uma atitude fundamental. Assim que for constatado um novo devedor, a melhor forma é tentar negociar a dívida de modo amigável, mostrando que essa situação ocasiona impactos negativos ao caixa e afeta a realização de serviços e manutenção no condomínio.

Para amenizar a situação, algumas decisões podem ser tomadas:

• criação de um fundo de prevenção à inadimplência com recolhimentos mensais;
• uso do fundo de reserva para cobrir despesas de manutenção, fazendo um posterior rateio entre os moradores para repor o valor investido;
• cobrança rápida de inadimplentes, logo após o vencimento mensal.

Indicador de fluxo de caixa saudável

Esse índice demonstra a movimentação financeira do condomínio, com entradas e saídas de recursos. O fluxo de caixa é um instrumento essencial porque oferece a visualização das transações financeiras, permite fazer projeções e controla datas, valores, especificações e somas.

Desse modo, é possível saber qual é a situação do condomínio, se houve aumento de gastos, se é necessário economizar, se há recursos para investimento etc. Esse controle pode ser feito por meio de uma planilha simples, mas também pode ser adotado um software de gestão, porque ele traz mais segurança e precisão ao processo.

Índice de investimento em novas tecnologias

As ações humanas se tornam mais exatas com a ajuda da tecnologia. Diversos são os dispositivos que podem ser adotados para trazer mais eficiência à gestão condominial, suas atividades e/ou segurança.

Por exemplo: o interfone virtual oferece mais praticidade, segurança e redução de custos. A ideia, aqui, é que o interfone esteja conectado ao smartphone do morador. Assim, ele pode entrar em contato com a portaria de qualquer lugar e por meio de uma comunicação sem fio.

Para a gestão, as vantagens são o aumento da segurança e o fato de você não precisar se preocupar com a manutenção dos aparelhos e fios. Para o condômino, o benefício é poder atender o interfone de qualquer local, inclusive quando está fora de casa.

Assim, mensurar essa métrica é uma maneira de verificar se o condomínio pode aplicar mais recursos em tecnologias para aumentar o conforto e a segurança dos moradores. A partir disso, pode-se analisar quais tecnologias podem ser adotadas.

Índice de rotatividade de funcionários terceirizados

Os condomínios, geralmente, contam com um número significativo de colaboradores terceirizados, que são empregados de outras empresas, mas prestam serviço no edifício. Entre eles estão: funcionários da limpeza, segurança, portaria, zeladoria etc.

A rotatividade é, a princípio, uma preocupação da terceirizada. No entanto, o síndico deve acompanhar essa questão, porque uma alta rotatividade pode interferir no funcionamento das atividades internas e até trazer problemas à segurança.

Essa questão pode ser amenizada com um controle de ponto automatizado, por exemplo, que permite ao condomínio ter índices precisos para argumentar com a terceirizada.

Índice de inspeção de manutenção predial

A estrutura do condomínio precisa ser vistoriada e passar por manutenções constantes, que podem ser preventivas e corretivas. Você deve manter o controle sobre essa questão para garantir a segurança dos moradores e evitar problemas maiores, que exigem o pagamento de valores mais altos.

Esse controle pode ser feito por meio manual ou utilizando ferramentas gratuitas disponíveis na internet. Por exemplo: assim que uma inspeção for feita, marque no calendário do software quando deve ser novamente realizada. Assim, você terá um alerta e poderá se programar melhor.

De que forma as métricas podem ajudar na gestão do condomínio?

As métricas estão diretamente ligadas aos objetivos que se deseja alcançar. Um exemplo: em uma reunião ficou decidido que é necessário investir mais na conservação do prédio e que, para isso, os moradores precisam pagar uma taxa extra.

Nesse caso, é preciso acompanhar de perto a métrica e o indicador do fluxo de caixa, que vai mostrar de que forma se dá a entrada e a saída de dinheiro no caixa do condomínio. É uma maneira de controlar tudo que está sendo pago e de que forma o orçamento é gasto. Manter a atenção para a reserva de caixa também é outra forma de controle.

Além disso, também é preciso citar a importância das métricas para identificar qualquer problema que possa ocorrer e que precisa de uma solução eficaz. Se for observado que o índice de inadimplência subiu, é preciso investigar as possíveis causas desse aumento e criar ações para atuar em cima dos problemas levantados.

De forma resumida, as métricas são um excelente recurso para acompanhar e comparar os resultados, para verificar se estão dentro do que foi planejado ou se estão além — indicando o que precisa ser feito para corrigir as falhas.

O gerenciamento de condomínio é uma atividade essencial para que se tenha o devido controle das atividades que precisam ser executadas. Isso vai das tarefas mais simples e rotineiras (como a limpeza), até as mais complexas (como a gestão dos custos). Alcançar a eficiência nessa questão é sinônimo de um prédio com saúde financeira e moradores satisfeitos!

E por falar em saúde financeira no gerenciamento de condomínio, que tal entender como economizar ainda mais em outros setores do empreendimento? Continue em nosso blog e conheça maneiras de gerar economia na conta telefônica de condomínios empresariais. Boa leitura!