Quais métricas usar na gestão de condomínio?
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Quais métricas usar na gestão de condomínio?

Escrito por Leucotron

Administrar um edifício é uma tarefa complexa. É preciso aliar diferentes pedidos, cuidar da manutenção, gerenciar os colaboradores e garantir que tudo funcione da melhor maneira possível. Por isso, é indicado usar métricas de gestão de condomínio, que são específicas para essa função.

O objetivo é garantir que todos os aspectos estejam equilibrados para o síndico ter certeza de que executa um bom gerenciamento. No entanto, diferentes elementos precisam ser analisados nesse momento.

Neste post, vamos indicar quais métricas precisam ser adotadas para a gestão de condomínio e os pontos aos quais o gestor precisa prestar atenção. Que tal saber mais? Acompanhe!

As métricas de gestão de condomínio

A análise de performance do síndico ou da empresa contratada para o gerenciamento do condomínio deve ser uma preocupação de todos os moradores. Essa é a maneira mais adequada de se atentar às necessidades dos condôminos e verificar como é a reação da gestão diante dessas demandas.

Entre as principais tarefas de gerenciamento de condomínio estão:

  • realização das assembleias ordinárias e extraordinárias, com a convocação dos moradores, elaboração de taxas e execução de deliberações;

  • prestação de serviços contábeis, como a cobrança e gestão das faturas condominiais e desenvolvimento de um orçamento de receitas e despesas;

  • zelo e preservação dos direitos dos condôminos, garantindo que as disposições legais e o regulamento são cumpridos por todos;

  • representação dos moradores;

  • atendimento às atividades do setor administrativo, especialmente no que é relativo à guarda e arquivamento dos documentos.

Fica evidente que essas responsabilidades só serão eficientes se houver um acompanhamento de métricas. Assim, o gestor compreende melhor as suas ações, identifica o que precisa melhorar e analisa as questões em que já evoluiu.

Nesse cenário, os principais indicadores que devem ser acompanhados serão listados abaixo!

Índice de inadimplência dos moradores

Essa é uma situação comum nos condomínios, mas que traz prejuízos grandes ao caixa e às atividades de gestão. Mesmo assim, dados do site de notícias A Tarde demonstram que o aumento da inadimplência foi de 50% desde o começo da crise no Brasil.

No entanto, desde a implantação do novo Código de Processo Civil, a cobrança pode ser realizada com mais agilidade. Agora, quem estiver inadimplente precisará pagar a dívida em 3 dias.

Se não fizer isso, poderá ter seu nome negativado, conta-corrente bloqueada e imóvel penhorado. Essas medidas são tomadas com atrasos a partir de 1 mês. O parcelamento da dívida pode ser feito em até 5 meses.

Acompanhar os índices de inadimplência é, então, uma atitude fundamental. Assim que for constatado um novo devedor, a melhor forma é tentar negociar a dívida de modo amigável, mostrando que essa situação ocasiona impactos negativos ao caixa e afeta a realização de serviços e manutenção no condomínio.

Para amenizar a situação, algumas decisões podem ser tomadas, como:

  • criação de um fundo de prevenção à inadimplência, que tenha recolhimentos mensais;

  • uso do fundo de reserva para cobrir despesas de manutenção, fazendo um posterior rateio entre os moradores para repor o valor investido;

  • cobrança rápida de inadimplentes, logo após o vencimento mensal.

Indicador de fluxo de caixa saudável

Esse índice demonstra a movimentação financeira do condomínio, com entradas e saídas de recursos. O fluxo de caixa é um instrumento essencial porque oferece a visualização das transações financeiras, permite fazer projeções e controla datas, valores, especificações e somas.

Desse modo, é possível saber qual é a situação do condomínio, se houve aumento de gastos, se é necessário economizar, se há recursos para investimento etc. Esse controle pode ser feito por meio de uma planilha simples, mas também pode ser adotado um software de gestão, porque ele traz mais segurança e precisão ao processo.

Índice de investimento em novas tecnologias

As ações humanas se tornam mais exatas com a ajuda da tecnologia. Diversos são os dispositivos que podem ser adotados para trazer mais eficiência à gestão condominial, suas atividades e/ou segurança.

Por exemplo: o interfone virtual oferece mais praticidade, segurança e redução de custos. A ideia, aqui, é que o interfone esteja conectado ao smartphone do morador. Assim, ele pode entrar em contato com a portaria de qualquer lugar e por meio de uma comunicação sem fio.

Para a gestão, as vantagens são o aumento da segurança e o fato de você não precisar se preocupar com a manutenção dos aparelhos e fios. Para o condômino, o benefício é poder atender o interfone de qualquer local, inclusive quando está fora de casa.

Assim, mensurar essa métrica é uma maneira de verificar se o condomínio pode aplicar mais recursos em tecnologias para aumentar o conforto e a segurança dos moradores. A partir disso, pode-se analisar quais tecnologias podem ser adotadas.

Índice de rotatividade de funcionários terceirizados

Os condomínios, geralmente, contam com um número significativo de colaboradores terceirizados, que são empregados de outras empresas, mas prestam serviço no edifício. Entre eles estão: funcionários da limpeza, segurança, portaria, zeladoria etc.

A rotatividade é, a princípio, uma preocupação da terceirizada. No entanto, o síndico deve acompanhar essa questão, porque uma alta rotatividade pode interferir no funcionamento das atividades internas e até trazer problemas à segurança.

Essa questão pode ser amenizada com um controle de ponto automatizado, por exemplo, que permite ao condomínio ter índices precisos para argumentar com a terceirizada.

Índice de inspeção de manutenção predial

A estrutura do condomínio precisa ser vistoriada e passar por manutenções constantes, que podem ser preventivas e corretivas. Você deve manter o controle sobre essa questão para garantir a segurança dos moradores e evitar problemas maiores, que exigem o pagamento de valores mais altos.

Esse controle pode ser feito por meio manual ou utilizando ferramentas gratuitas disponíveis na internet. Por exemplo: assim que uma inspeção for feita, marque no calendário do software quando deve ser novamente realizada. Assim, você terá um alerta e poderá se programar melhor.

Gostou de conhecer as métricas de gestão de condomínio? Aproveite para colocá-las em prática e ter um retorno mais eficaz sobre o seu gerenciamento. Se quiser ter mais dicas relevantes para o seu negócio e de como a tecnologia pode ser usada a seu favor, curta a nossa página no Facebook.

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