Redirecionador de ligações: saiba como ele pode ajudar você!
A telefonia faz parte do grupo de recursos de base, indispensáveis para o andamento das atividades de qualquer empresa. Você provavelmente não consegue imaginar como seu negócio andaria sem PABX e ramais, não é mesmo? Porém, o assunto não se resume a isso.
Se você está familiarizado, pelo menos um pouco, com soluções de telefonia, já deve ter ouvido o termo “redirecionador de ligações”. Essa é uma tecnologia que recebe pouca atenção, mas tem o potencial para ajudar sua empresa em diversas situações.
O redirecionador de ligações é um software que intercepta as chamadas de entrada, isto é, as chamadas recebidas. A interceptação permite que uma ação seja tomada antes que a ligação seja atendida. As ações possíveis são bloquear, liberar ou, é claro, redirecionar.
Quando o redirecionador entra em ação?
O redirecionador é usado sempre que a empresa precisa, por qualquer motivo, filtrar as ligações recebidas. Em outras palavras, se você não quer que sua equipe atenda todas as chamadas de entrada, o redirecionador permite selecionar quais serão atendidas ou não — e por quem.
Tenha em mente que esses filtros podem ser criados a partir de números específicos, de DDDs (códigos de área) e, até mesmo, levando em consideração dias e horários de recebimento das chamadas. A palavra de ordem é flexibilidade, para que você possa adaptar os filtros às necessidades e particularidades da sua empresa.
Quais são as vantagens do redirecionador de chamadas?
Será que um redirecionador de chamadas é realmente necessário para o bom funcionamento da comunicação e do atendimento telefônico em uma empresa? Para responder a essa pergunta, nos próximos itens, você vai descobrir algumas vantagens reais dessa tecnologia.
1. Para definir quem vai atender
Em certas empresas, o cliente que liga não pode ser atendido por qualquer pessoa; ele deve ser encaminhado para um funcionário específico. Um bom exemplo são as grandes empresas que possuem equipe de vendas interna. Em muitos casos, cada vendedor da equipe é responsável pelos clientes de um estado ou de uma região. Se o vendedor responsável por São Paulo atender um cliente do Rio de Janeiro, pode haver problemas internos.
Com o redirecionador de ligações, essa situação fica resolvida. Como as chamadas são filtradas pelo DDD, é possível garantir que cada ligação seja redirecionada ao funcionário responsável pelo seu atendimento.
Esse é apenas um exemplo de filtro, mas outros podem ser criados. Outro exemplo seria estabelecer que certos números de telefone, ligados a clientes VIP, sejam redirecionados diretamente para um gerente. Por meio dessa funcionalidade de filtros, é possível desenvolver um nível superior de personalização, garantindo que cada cliente tenha a melhor experiência possível com o atendimento telefônico da sua empresa.
2. Para evitar trotes
O telefone é uma importante ferramenta de trabalho, mas também pode ser um elemento de distração no escritório. Por isso, você deve querer que sua utilização esteja restrita às situações em que ele realmente é necessário, como para atender a clientes e fornecedores.
Nesse sentido, trotes e outros tipos de ligações abusivas podem atrapalhar muito o ritmo de trabalho da sua equipe. A melhor forma de evitar interrupções constantes é por meio do bloqueio de certas chamadas. Esse é mais um uso prático do redirecionador de ligações, garantindo que os funcionários não vão perder tempo.
Uma vez que um certo número de telefone é marcado com histórico de trotes, você pode bloqueá-lo por meio do redirecionador. Assim, quando novas chamadas entrarem desse mesmo número, elas não vão chegar aos seus funcionários.
3. Otimização de chamadas simultâneas
Quando dois clientes ligam para sua empresa ao mesmo tempo, um deles acaba ficando em espera? Essa não é a situação ideal, pois o cliente pode desistir da ligação antes de falar com o funcionário. Então, esse é mais um caso em que o redirecionador de ligações será útil. Enquanto um cliente é atendido pelo funcionário A, o outro é redirecionado para falar com o funcionário B. Essa simples solução pode evitar muita insatisfação.
Imagine, por exemplo, que em determinados horários do dia o fluxo de chamadas externas aumenta muito. Nesses horários, o redirecionamento pode ser organizado de uma maneira diferenciada para evitar o acúmulo de chamadas simultâneas, em espera, nos ramais dos funcionários que recebem mais ligações.
4. Evitando perda de contatos
Ainda em um assunto relacionado ao item anterior, você já pensou em quantos contatos são perdidos porque o cliente que ligou não conseguiu ser atendido? Pois é, quando isso acontece, a empresa pode sofrer prejuízos sem nem ter consciência. Como o cliente não conseguiu falar com ninguém, ele não deixa nome ou telefone, e aquela possível oportunidade de negócio é perdida — talvez para sempre.
Mais uma vez, o redirecionador de ligações resolve o problema, garantindo que a chamada seja atendida. Mesmo que esse atendimento seja meramente provisório, ele já cumpre sua função: assegurar que nenhum contato seja perdido, que nenhuma oportunidade passe em branco.
Quais cuidados tomar?
O principal cuidado que sua empresa deve tomar, ao adotar um redirecionador de ligações, reside na escolha de uma solução de qualidade. Tenha em mente que é preciso um investimento para a implementação do redirecionador; assim, a escolha de uma solução que não atende às suas necessidades é um desperdício desse investimento.
E como escolher uma solução de qualidade? Alguns dos fatores que é preciso levar em consideração são:
- o valor (que entra na composição do custo-benefício);
- as funcionalidades oferecidas;
- o suporte técnico;
- a reputação do fornecedor.
Não se esqueça de que, depois da implementação, será mais complexo trocar o sistema do redirecionador. Portanto, a melhor estratégia é acertar na primeira escolha. Faça uma pesquisa de mercado consistente para tomar uma decisão da qual não terá arrependimentos.
Em resumo, você deve buscar informações sobre a empresa que fornece a solução, bem como sobre o próprio redirecionador de ligações, antes de se comprometer a adotá-lo.
Neste post, você entendeu melhor quais são as situações em que um redirecionador de ligações pode ser útil para sua empresa, além dos cuidados necessários na hora de escolher a solução ideal. Agora que você já sabe quais são os benefícios do redirecionador, que tal aprender um pouco mais sobre o aspecto prático do assunto? Confira nosso post sobre como redirecionar ligações dentro da sua empresa!
