Veja 6 razões para você fazer um backup de dados

Responda rápido: em uma escala de 0 a 10, qual a nota que você dá para a segurança das informações da sua empresa? Em um mundo cada vez mais conectado e cheio de armadilhas virtuais, é fundamental que você esteja preparado para qualquer imprevisto que possa colocar dados corporativos importantes em risco. Nesse contexto, um backup de dados virá muito bem a calhar.

Por isso, a segurança das informações é um dos temas mais debatidos na atualidade. O motivo para tamanha preocupação é o aumento constante das ações de hackers que já atingiu desde celebridades de Hollywood até a Agência de Segurança Nacional dos Estados Unidos (NSA).

“Mas, quem vai querer me hackear?” — você pode estar se perguntando. A questão aqui não é apenas se precaver contra os cibercriminosos, mas, principalmente, proteger todos os arquivos que você gerencia diariamente da fragilidade dos computadores, independentemente do porte ou setor de atuação do seu negócio.

Acredite: apenas colocar uma senha nas pastas não é o suficiente para garantir sua segurança. Uma série de contratempos pode surgir e prejudicar informações sigilosas da sua empresa, principalmente se seus funcionários não são treinados para lidar com a tecnologia e se a companhia não conta com um sistema de backup de dados eficiente.

Se você ainda está em dúvida sobre a importância de se fazer um backup de dados, então este artigo vai convencê-lo de uma vez por todas. Confira as 6 razões pelas quais você deve começar o backup de dados hoje mesmo!

1. Garante a segurança em computadores danificados

Estamos tão acostumados a usar o computador no dia a dia que acabamos nos esquecendo de um fato que pode ocorrer com o equipamento de qualquer colaborador: mais cedo ou mais tarde ele vai parar de funcionar. E, quando essa situação acontecer, você não pode simplesmente dar adeus aos dados corporativos. Isso seria loucura, não é mesmo?

Justamente por isso, o ideal é que você tenha cópias salvas em outro lugar. Pode ser um backup em nuvem, em um HD externo, ou até mesmo em um notebook mais novo. O importante é que haja mais de uma versão do mesmo arquivo, para que o empreendimento não fique à mercê de uma falha ou invasão do sistema.

Embora o setor de TI exista com o objetivo de corrigir problemas dessa natureza, nada poderá ser feito se a vida útil de seu computador tiver chegado ao fim. Portanto, fazer o backup de dados é fundamental para garantir a continuidade e a confiabilidade das informações corporativas.

2. Evita o retrabalho

A produtividade de um negócio está diretamente ligada à eficiência de seus colaboradores. No entanto, se acontecer alguma pane inesperada nos computadores e os arquivos forem perdidos ou corrompidos, seus colaboradores não terão alternativa a não ser recomeçar do zero.

E quem perde dados importantes e produtividade é o seu negócio. Se tempo é dinheiro, como diz o velho ditado, refazer o trabalho representa custos em dobro. É por esse motivo que ter um backup de dados é algo essencial para o cliente corporativo. Dessa maneira, o desempenho da organização não será afetado por incidentes com os computadores, visto que as informações podem ser rapidamente recuperadas.

Além da questão do tempo perdido, se alguns documentos relevantes para o funcionamento da sua empresa (como as guias de recolhimento de impostos, por exemplo) não estiverem ao seu alcance quando um fiscal da Receita Federal aparecer, isso poderá trazer muitas dores de cabeça, como multas e sanções desnecessárias.

3. Previne contra falhas e desastres naturais

Apesar de o território brasileiro não ter ocorrências de tsunamis, existem outras maneiras de ser impactado pela Mãe Natureza, sobre a qual não temos controle. E uma delas é a chuva, sobretudo aquelas do verão que aparecem no final da tarde, derrubam árvores e produzem fortes descargas elétricas que podem interromper o fornecimento de luz.

Já imaginou se em um desses temporais a rede elétrica próxima à sua empresa é atingida? O rombo financeiro pode ser maior que você pensa. Por exemplo: em Francisco Morato, na região da Grande São Paulo, os comerciantes estimaram um prejuízo de R$ 100 mil devido ao temporal que atingiu a cidade em janeiro de 2017. Você tem essa quantia em caixa para alguma emergência? Se cair um temporal na região da sua empresa e você não tiver como pagar pelos estragos, seu negócio poderá ficar com os dias contados.

No entanto, se tudo estiver armazenado em um ambiente seguro, ficará mais fácil se reerguer. Inclusive, pode-se usar essa oportunidade para sair na frente da concorrência, principalmente se o empreendimento atua em uma região industrial, na qual as empresas do mesmo ramo de atuação sofreram as consequências de um forte temporal, mas não contavam com um backup de dados ativo.

4. Protege contra o erro humano

Todo ser humano está suscetível ao erro e ignorar esse fato na hora de gerenciar suas informações é correr um risco sem necessidade. Ainda que o colaborador seja detalhista e tenha bastante atenção nas suas tarefas diárias, ele não está imune de cometer equívocos.

Por isso, gestores e empreendedores que fazem o backup de dados não ficam sujeitos a esse tipo de situação com facilidade. É claro que isso não quer dizer que os colaboradores podem apagar quantos arquivos desejarem. Muitas vezes, isso acontece por um momento de distração a despeito de todo cuidado que você e seus funcionários tenham ao manusear os dados da empresa.

Nesse contexto, ter um backup de dados mudará apenas a sua reação: em vez de se desesperar pelas informações perdidas, você ficará tranquilo, pois saberá que seus documentos estão salvos em outro lugar, podendo ser recuperados sem qualquer tipo de prejuízo para a organização.

5. Mantém um bom atendimento ao cliente

Vamos imaginar que um consumidor resolve esclarecer uma informação com sua equipe bem no dia que uma descarga elétrica queimou seus computadores. O que você diria para ele? Que você simplesmente perdeu todos os dados? Você pode até treinar seus colaboradores para saber como lidar nessas situações. Entretanto, se isso acontecer, a visão do cliente sobre a empresa mudará drasticamente — e para pior!

Portanto, deixar para resolver o problema quando ele aparecer é algo muito arriscado para o seu negócio. Adote como medida preventiva fazer o backup de todos os arquivos da sua empresa, sejam eles mais antigos ou atuais. Dessa forma, mesmo que algo inesperado ocorra, isso não denegrirá a imagem que você lutou tanto para construir perante seus consumidores.

A competitividade do mercado exige dos empresários inovação, criatividade, mas também um preparo especial para imprevistos, que ocorrerão inevitavelmente. Afinal de contas, se até a maior agência de segurança do mundo já foi vítima de ataques cibernéticos, todo cuidado é pouco.

6. Protege contra a espionagem industrial

Infelizmente, essa ação ocorre com maior frequência do que imaginamos. Um funcionário, aparentemente inofensivo, com um bom currículo, é contratado para trabalhar na organização. Mas, na primeira oportunidade, se aproveita de sua posição para copiar dados estratégicos da companhia para, posteriormente, apagá-los, entregar o ouro para a concorrência e deixar seu negócio na mão.

Por isso, ter uma política de controle de acesso de dados ajuda a identificar quem foi a pessoa que efetuou as cópias. Por outro lado, o backup de dados garante que as informações apagadas de maneira intencional não sejam perdidas. Ainda que seu empreendimento seja de pequeno ou médio porte, é comum que empresas do mesmo ramo de atuação se interessem pelo seu diferencial competitivo, tecnologias com as quais sua marca trabalha e detalhes dos processos que fazem com que seus produtos/serviços tenham destaque no mercado.

Então, muitas delas se valem desse artifício para ter alguém dentro do seu negócio, monitorando tudo o que acontece e fazendo o possível para sabotar a sua empresa. Apagar dados é apenas uma dessas estratégias. Parece coisa de filme, não é verdade? Mas acontece com bastante frequência e traz grandes prejuízos para organizações que não se previnem.

Backup de dados versus armazenamento de dados

Muitas pessoas confundem esses termos e os tratam como sinônimos. Por um lado, o armazenamento de dados é a tarefa de guardar arquivos, documentos e qualquer outro tipo de informação digital por diversos meios:

• dispositivo magnético — realizado a partir do próprio HD da máquina;
• dispositivo óptico — que pode ser feito por meio de CDs, DVDs e Blu-Ray;
• dispositivos eletrônicos — também conhecidos como memórias de estado sólido, são aqueles que não se baseiam em partes móveis que fazem a leitura e utilizam apenas circuitos eletrônicos bastante comuns como cartões SD e pendrives.

Na atualidade, o armazenamento também é realizado a partir da computação em nuvem, que vem ganhando cada vez mais força nas organizações. Então, todos os seus dados ficam alocados em um espaço seguro, totalmente on-line e que oferece maior flexibilidade e mobilidade a seus usuários. As informações podem ser acessadas a partir de qualquer dispositivo móvel, como notebooks, smartphones e tablets.

Ainda que seja criada para armazenar informações de maneira prática, intuitiva e segura, a nuvem também é bastante utilizada para o backup de dados como uma forma de salvar arquivos e documentos anteriormente criados e editados na sua estação de trabalho. Apesar disso, a nuvem não faz sozinha cópias dos arquivos. Ela apenas sincroniza as informações entre o sistema local e o sistema on-line.

Por isso, o armazenamento de dados propriamente dito não é a melhor alternativa para fazer as cópias dos arquivos corporativos, principalmente os mais sigilosos. Porém, alguns provedores de computação em nuvem oferecem incluso no pacote o serviço de backup, o que é interessante para gestores e empreendedores, já que todo o processo é realizado de forma automática, sem interferência humana.

Tipos de backup de dados

Muitos acreditam que o backup é feito de uma única maneira. Porém, existem diferenças entre eles. Confira!

Backup completo

Esse é o tipo mais comum. Nesse caso, é feita a cópia de todas as informações de um dispositivo para o outro. Então, caso seja realizado um backup de dados completo, ele será programado para cada 24 horas, incluindo finais de semana ou feriados.

O backup completo oferece às empresas uma maior facilidade e agilidade na hora de recuperar suas informações. Dessa forma, a organização não precisa paralisar suas atividades durante muito tempo, caso ocorra um imprevisto ou falha de sistema.

Backup incremental

Ao contrário do backup de dados completo, essa modalidade consiste na cópia apenas de informações que foram alteradas no intervalo de tempo entre um backup e outro. Nesse caso, o volume de arquivos a ser copiado é menor. Consequentemente, o tempo gasto para a realização do backup é mais rápido. Justamente por isso, ele é voltado para empresas de maior porte, que trabalham com um grande volume de dados.

Entretanto, esse processo tem uma desvantagem: em caso de uma situação emergencial, a recuperação das informações é mais complexa e depende de outro backup, realizado antes da falha.

Backup diferencial

Trata-se de uma modalidade bastante similar ao backup de dados incremental, já que copia todos os dados modificados desde a cópia anteriormente realizada. Contudo, as informações alteradas serão copiadas em relação ao último backup completo. Por isso, ele consegue armazenar maior quantidade de dados do que o incremental.

Nessa modalidade, os arquivos são carregados por peso. Então, se o volume de informações for muito grande, essa pode se tornar uma alternativa bastante onerosa. Portanto, é uma alternativa recomendada para organizações de pequeno e médio porte, que não lidam com grandes volumes de dados.

Então, caso ocorra alguma falha no sistema, é possível recuperar os dados de maneira ágil, sem prejuízos. Vale ressaltar que todos os empreendimentos estão suscetíveis a problemas técnicos, independentemente de terem sido originados a partir de um descuido dos funcionários ou por um temporal fora de época. Problemas acontecem, mas a prevenção é o que faz toda a diferença.

Você não pode deixar que eventualidades atrapalhem o progresso do seu negócio. Então, faça do backup de dados uma regra na sua empresa. Assim, você terá a certeza de que todas as informações corporativas estarão devidamente protegidas, garantindo a continuidade de suas atividades e a confiabilidade do sistema de TI da sua organização.

E aí, você já sabia como o backup de dados é indispensável para seu negócio? Tem dúvidas ou sugestões sobre o assunto? Então deixe o seu comentário aqui no post!