Afinal, como implementar a mobilidade empresarial? Nós explicamos!

A mobilidade empresarial consiste no uso de dispositivos móveis e tecnologias que viabilizam o acesso a dados importantes, independentemente do local no qual os colaboradores se encontram. Ela é fundamental para o trabalho remoto e a gestão de equipes externas, por exemplo.

Porém, como implementá-la para garantir uma estratégia bem-sucedida? É o que explicamos no post de hoje, com uma lista dos principais passos e cuidados que devem ser tomados antes, durante e depois. Confira!

Analisar a atual situação da empresa e as suas necessidades

Antes de mais nada, é necessário realizar um diagnóstico interno e levantar as necessidades da empresa em relação à implementação da mobilidade empresarial. Entre os principais pontos que devem ser levantados, estão:

• os processos que demandam a mobilidade;
• quais dispositivos serão necessários;
• quais aplicativos e tecnologias serão utilizados;
• quem são os colaboradores que vão usufruir do recurso;
• qual é o investimento estimado necessário.

A partir desses pontos, fica mais fácil definir um plano de ação e direcionar a tomada de decisão — evitando desperdício de recursos como tempo, dinheiro e a mão de obra envolvida no projeto de implementação.

Identificar as especificidades do negócio e adotar uma gestão de mobilidade

A gestão de mobilidade empresarial (EMM) está voltada para a criação de uma política referente ao uso de dispositivos móveis, tecnologias e dados do negócio. Ela é ainda mais relevante para organizações que permitem que os colaboradores usem os seus próprios gadgets (como tablets e smartphones) — o que é conhecido como Bring Your Own Device (BYOD).

Levantar as especificidades do modelo de gestão na empresa é o que ajuda a criar regras claras sobre o uso dos dispositivos, o acesso aos dados e a segurança das informações, por exemplo. Para isso, a gestão de mobilidade precisa criar soluções voltadas para a prevenção ou a minimização de problemas. Entre elas:

• gerenciamento de dispositivos;
• autenticação da identidade dos colaboradores;
• gerenciamento de aplicativos;
• proteção contra possíveis ameaças;
• gestão de conteúdo.

Planejar e elaborar estratégias de mobilidade

É por meio da estratégia de mobilidade que se consegue promover impactos positivos — como a redução de custos e o aumento da produtividade — e melhorar a flexibilidade de trabalho para os colaboradores. Para elaborar um guia eficaz, considere os seguintes pontos:

Planejamento

A computação na nuvem é fundamental para colocar a mobilidade em prática, já que ela permite o acesso a sistemas e arquivos remotamente. Então, um dos pontos ligados ao planejamento consiste na identificação da demanda e o volume de dados que serão trafegados por ela.

Além disso, é preciso pensar em uma solução que promova a integração para colaboradores remotos e automatize algumas rotinas externas (como a atualização dos dados em tempo real).

Definição de metas

Elas são essenciais para compreender se a mobilidade tem trazido os resultados esperados ou se é necessário fazer mais alguns ajustes ou apostar em novas tecnologias, por exemplo. Entre as metas que podem ser determinadas, estão a de produtividade, a necessidade de retrabalho e os custos.

Investimento em segurança de dados

Esse é um dos pontos principais, visto que as informações corporativas poderão ser acessadas de qualquer lugar, a qualquer momento. Crie políticas rígidas voltadas para a criação de senhas, a criptografia, os protocolos de segurança e os níveis de acesso de acordo com a função.

Informar os colaboradores sobre a novidade e engajá-los

Agora, é o momento de realizar a comunicação interna e deixar os colaboradores cientes sobre a novidade na empresa. Ressalte os pontos positivos da nova estratégia e como todos serão beneficiados com ela.

Ao engajá-los na causa, a aceitação em relação à mudança é maior e todos ficam empenhados em alcançar resultados satisfatórios. Entretanto, é de suma importância divulgar a política de uso de dispositivos e dados e da segurança das informações.

Fazer a instalação e o provisionamento dos dispositivos

A quantidade e os tipos de dispositivos utilizados são definidos lá na fase de diagnóstico. Nessa fase, será feita a distribuição desses itens e cada um deles será atrelado a um usuário. É de suma importância criar termos de responsabilidade sobre o uso (com a ciência da política de mobilidade) e coletar as assinaturas dos colaboradores responsáveis pelas ferramentas e pelo uso das informações.

Além disso, também deve-se providenciar a configuração dos dispositivos, a instalação dos aplicativos necessários, as contas de e-mail e usuário, o acesso à rede e aos outros recursos, além dos certificados de segurança.

Certificar-se da capacidade de limpeza remota dos aplicativos

Existem ferramentas de gerenciamento de dispositivos móveis que permitem monitorar e controlar os dados remotamente. A capacidade de poder deletar os dados corporativos é fundamental para reforçar a segurança.

No caso de dispositivos de propriedade da empresa, a execução da rotina é mais simples. Por outro lado, quando se trata de propriedade dos colaboradores (como é o caso do BYOD), é preciso encontrar um meio de realizar essa tarefa sem comprometer os dados pessoais — fator que aumenta um pouco a complexidade da operação, mas que é crucial para garantir a segurança.

Considerar políticas de segurança

A questão da segurança das informações corporativas é tão importante que merece um tópico exclusivo. Essas políticas devem considerar os métodos de bloqueio, como:

• solicitação de senhas, nível de complexidade e frequência para redefinição;
• bloqueio automático quando o dispositivo estiver inativo;
• limpeza dos dados armazenados depois de uma quantidade de tentativas falhas de desbloquear o aparelho;
• criptografia do dispositivo;
• configuração de serviços de VPN;
• limitação de acesso;
• bloqueio para impedir que os usuários alterem as configurações específicas.

A mobilidade empresarial é um excelente recurso que veio para modernizar a forma como as organizações são geridas e para trazer mais flexibilidade aos métodos de trabalho. Ela também vai ao encontro da cultura do home office e viabiliza a rotina de colaboradores remotos — essas duas estratégias juntas podem trazer grandes benefícios para as empresas, como o aumento da motivação dos profissionais e da produtividade, a redução de custos e a melhoria nos resultados.

As suas dúvidas sobre o assunto foram esclarecidas com este post? Então, aproveite para saber ainda mais sobre mobilidade empresarial com este material!