Como implementar a transformação digital em órgãos públicos?

Imagine que uma empresa tenha sido instituída antes do movimento que chamamos de transformação digital. Na época, a relação com consumidores era vertical, o que significa que a comunicação em massa, não segmentada, prevalecia. Além disso, dados referentes a processos internos, clientes ou competidores requeriam grande espaço físico para serem armazenados.

Com as mudanças trazidas pela revolução digital, essas companhias precisaram se adequar. Manter a competitividade só é possível com a modernização das operações, o que clama pela digitalização de arquivos e procedimentos. Consegue pensar em organizações que ainda precisam passar por essa mudança? Que tal os departamentos públicos?

A transformação digital em órgãos públicos traz benefícios tanto para o governo quanto para os cidadãos. Neste texto, vamos abordar sua importância e as vantagens que podem ser alcançadas e indicar como é possível superar os desafios para sua implementação. Confira!

Qual a importância da transformação digital em órgãos públicos?

Em qualquer tipo de organização, a comunicação, externa e interna, é um dos fatores determinantes para o sucesso em curto e longo prazo. A transformação digital representa, acima de tudo, uma oportunidade para otimizar esse aspecto, tornando o trabalho dos envolvidos mais simples e ágil e menos burocrático. Pense, por exemplo, no atendimento normalmente proporcionado por um órgão público.

No Brasil, que ainda engatinha na implementação dessas mudanças, é comum que um cidadão que busca realizar um procedimento teoricamente simples tenha que esperar horas em uma fila presencial. É corriqueiro, também, que os funcionários saiam como os maiores culpados por esse problema. Mas será que eles têm as ferramentas disponíveis para elevar sua eficiência?

Como falamos no início do artigo, uma das propostas desse movimento é digitalizar arquivos. Hoje, em parte das repartições públicas, essa ideia ainda não se converteu em realidade. Assim, os responsáveis pelos menores dos processos se veem obrigados a buscar documentos específicos em meio a uma pilha imensurável de papéis.

Vale lembrar, porém, que não basta implementar tecnologia para resolver esse problema. É preciso contar com uma clara estratégia digital que sirva como base para todas as ações realizadas pela organização. Investir na digitalização sem um planejamento bem estruturado é uma medida paliativa que tende a não gerar os resultados esperados.

Quais problemas podem ser superados?

Vimos que o ponto mais importante em realizar a transformação digital em órgãos públicos é otimizar os processos internos e a comunicação. Além disso, quais desafios podem ser contornados? Podemos começar pela ocorrência de falhas humanas, que, por menores que sejam, prejudicam o andamento de solicitações e criam gargalos problemáticos.

Porém, se há uma estrutura digital que utiliza, por exemplo, ferramentas de inteligência artificial, essas falhas são rapidamente reduzidas. Com isso, o trabalho do servidor é consideravelmente facilitado, já que suas responsabilidades diminuem e são reduzidas a ações mais simples. Consequentemente, o gasto despendido para solucionar tais problemas é também reduzido.

Uma das medidas mais comuns para potencializar a transformação digital é a adoção da computação em nuvem. Assim, criam-se bancos de dados facilmente acessíveis que, como são armazenados na nuvem, acabam liberando muito espaço físico para outras atividades.

Outro aspecto é o processamento de dados, que, devido à enorme quantidade de informações disponíveis, não pode ser realizado eficientemente apenas com a força humana.

Por exemplo, se um órgão quer verificar se o orçamento reservado para a educação está sendo bem utilizado, pode cruzar os dados relacionados ao desempenho de alunos no ENEM com os referentes ao valor do investimento. Assim, a gestão educacional pode ser devidamente avaliada e, se for o caso, aprimorada.

Quais são os desafios para a implementação da transformação digital?

Um estudo da Capgemini indica que cerca de 62% das companhias consideram a cultura organizacional como o maior desafio para realizar mudanças necessárias para a transformação digital. Afinal, de nada adianta instalar computadores em um órgão público se os funcionários não têm ideia de como utilizá-los.

Por isso, é essencial contar com pessoas devidamente capacitadas para utilizar as novas ferramentas, o que exige também o investimento em treinamentos e cursos profissionalizantes. Mais do que isso, é preciso deixar claros os benefícios que esse processo pode trazer para todos, a fim de eliminar qualquer tipo de resistência que possa ser encontrada.

Como facilitar o processo de implementação?

Além de investir nos profissionais já envolvidos na organização pública, é importante buscar uma conscientização geral em relação às mudanças. Por isso, é preciso fazer com que a esfera social e as autoridades entendam por completo a importância da transformação, até para que tenham paciência e confiança durante a inevitável fase de transição.

Ademais, é crucial não se perder na ideia da digitalização e esquecer da importância de levar as pessoas sempre em consideração. Estamos distantes do ponto em que uma máquina será responsável pelo completo andamento dos processos. Assim, valorizar a importância do servidor e focar soluções que possam trazer benefícios reais para as pessoas é uma prática que não deve ser ignorada.

Para isso, é interessante buscar feedbacks de todas as partes. Pesquisas de satisfação podem ser realizadas com cidadãos para identificar os pontos que necessitam de atenção mais urgente. Pelo lado dos servidores, ouvir o que têm a dizer ajuda o gestor a entender de forma mais profunda quais tarefas podem ser facilitadas com as soluções disponíveis.

A digitalização de processos nas administrações governamentais é cada vez mais indispensável. Na esfera privada, essas mudanças estão acontecendo de forma acelerada, e as pessoas já estão habituadas a usufruir de seus benefícios.

Portanto, cabe ao gestor público atentar para a inevitabilidade desse novo cenário e investir em soluções que capacitem os servidores e aumentem sua eficiência. Para isso, é preciso estabelecer uma estrutura que possibilite que a implementação da transformação digital em órgãos públicos seja feita de forma completa e inequívoca.

E aí, viu como a transformação digital em órgãos públicos é um movimento cada vez mais inadiável? Se você quer saber mais sobre as soluções que podem ser implementadas e como o processo pode ser realizado na sua repartição, não perca mais tempo e entre em contato com a gente!