abandonar as planilhas

5 razões para você abandonar as planilhas hoje mesmo

Para os novos empreendedores ou para aqueles que já estão há algum tempo no mercado, na medida em que o negócio vai evoluindo suas atividades, as demandas da empresa vão se tornando cada vez mais complexas. Por isso, a tarefa de gerir todos os setores da empresa acabam se tornando ainda mais desafiadoras.

Tendo como exemplo o setor de finanças da empresa, se antes o controle era realizado por meio dos extratos bancários, passa-se a utilizar programas de Excel ou até mesmo outras planilhas para efetuar a gestão financeira. No entanto, essas ferramentas podem não apresentar a eficiência esperada para organizar os processos internos da corporação, pois sua funcionalidade apresenta muitas limitações, não conseguindo otimizar totalmente o trabalho dos líderes da empresa.

Uma alternativa viável é implantar softwares específicos de gestão, pois conseguem realizar várias tarefas de modo eficiente e integrado. Mesmo com essas e outras vantagens da automatização dos processos, o uso das planilhas é bastante comum. Para que você entenda o porquê de abandonar as planilhas, preparamos este artigo contendo 5 motivos. Continue a leitura e fique por dentro de tudo!

1. Segurança

O primeiro ponto que deve ser abordado é que as planilhas eletrônicas não garantem total segurança: seus dados e informações podem ser facilmente alterados a qualquer momento e até mesmo por qualquer pessoa. Isso deixa possibilidades das planilhas serem corrompidas ou removidas do sistema da empresa por qualquer profissional. Seja por erro ou por má-fé, isso pode comprometer todos os arquivos da gestão. Várias empresas, em vez de substituírem as planilhas, buscam outras formas de diminuir a ineficiência dessa ferramenta.

No entanto, as chances de falhas ainda são grandes. Além do mais, fatores como vírus e malwares podem chegar até o seu servidor e prejudicar todos os seus documentos, o que será um grande prejuízo para a empresa. Por todos esses pontos que comprometem a segurança de sua gestão, o emprego de um software será capaz de fazer toda a diferença. Com o acesso online e dispondo de criptografia nas informações armazenadas, há uma maior eficiência na proteção dos conteúdos.

Dessa forma, caso ocorra algum tipo de problema no servidor (queda de energia, servidor infectado ou até mesmo o roubo dos equipamentos), todos os seus arquivos estarão seguros, pois o armazenamento na nuvem permite protegê-los de qualquer imprevisto no sistema.

2. Atualização de dados

Para as empresas que contam com o auxílio das planilhas para efetuar o controle de dados da corporação, é necessário estar sempre atualizando as informações pelo menos uma vez por mês, o que torna a tarefa de gestão ainda mais trabalhosa. Isso porque a atualização de dados na planilha é normalmente uma atividade demorada e que exige muita atenção do operador que fará o trabalho.

Dessa forma, a tarefa de atualização de informações pode deixar a situação do gerenciamento de dados da empresa bastante complexa, de modo a comprometer o desenvolvimento de atividades dentro da empresa, a tomada de decisão e, consequentemente, a produtividade do negócio, pois problemas, como atrasos, podem acarretar em grandes prejuízos para a corporação.

Por isso, se você quer investir em sua empresa e garantir que todas as atividades estão sendo executadas com o máximo de eficiência possível, talvez a melhor opção seja substituir as planilhas por um software de gestão. Com o emprego dessa ferramenta, muitos dos problemas presentes nos processos de atualização de dados com a planilha serão eliminados, pois o sistema automatizado integra todas as informações em um único ambiente, além de do próprio software realizar a organização dos arquivos segundo a última atualização.

3. Facilidade da operação

A princípio, é válido citar como primeira razão para você abandonar as planilhas de controle e substituir por um software de gestão é a simplicidade de operação dessa ferramenta. Usando como exemplo as planilhas de Excel, há uma certa necessidade de que o operador tenha um conhecimento e experiência para trabalhar com as várias funções disponíveis. Além do mais, quanto mais a quantidade de funcionalidades necessárias para suprir a demanda da empresa aumenta, a manipulação do Excel se torna mais complexa.

Em contrapartida, o sistema de gestão integrada foi desenvolvido para solucionar esses problemas da administração e tornar os processos de gestão mais simplificados. Ele foi pensado para ser empregado de modo intuitivo e descomplicado, tendo o objetivo de ser prático e operado por qualquer pessoa, não dependendo de experiência tecnológica.

4. Acessibilidade

O trabalho administrativo que utiliza as planilhas é bastante limitado e, caso seja preciso atualizar algum conteúdo, é preciso dispor de um aparelho eletrônico onde está instalado a planilha para efetuar as alterações. Já o sistema automatizado garante que o acesso possa ser feito em qualquer lugar e a qualquer momento, seja por meio de um smartphone, computador ou tablet, o que garante maior praticidade e otimização de tempo de serviço.

5. Organização

Não podemos deixar de mencionar também o fator organização. No caso do uso das planilhas, em sua estrutura é possível configurar cores, posicionamento de colunas e linhas e várias outras funções, que são alteradas pelo usuário. Por conta disso, nem sempre será possível padronizar a organização dos documentos, pois as configurações estão sujeitas a cada operação de usuário.

Se por acaso essa tarefa for executada por um colaborador desorganizado ou que não tem conhecimento dos padrões da gestão, a leitura das informações e a análise dos dados serão dificultados, o que é um sério problema para a produtividade da empresa. No caso do software de gestão, sua estrutura foi criada tendo como principal objetivo otimizar os serviços de gerenciamento de dados e melhorar a organização do setor administrativo.

A funcionalidade dessa tecnologia pode ser configurada de acordo com a necessidade do usuário. Assim, com o uso de filtros, é possível visualizar apenas os conteúdos necessários naquele momento. Dependendo do modelo do software, há várias outras ferramentas em sua plataforma que auxiliam os gestores a organizarem todo o fluxo de informação e, com isso, conseguirem trabalhar de forma mais produtiva.

Essas foram as principais razões para você abandonar as planilhas e implantar um software de gestão em sua empresa. Percebe-se que a tecnologia pode melhorar muitos aspectos da gestão de um negócio e estimular o crescimento de todas as atividades da instituição.

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