Gestão de consultórios: como organizar o fluxo de informações?
Gestão de Empresas

Gestão de consultórios: como organizar o fluxo de informações?

Escrito por Leucotron

Os profissionais da saúde trabalham com uma série de informações diariamente. São dados sobre os pacientes, horários de consulta, exames, históricos e muito mais. Diante desse cenário é preciso se perguntar: como fazer a gestão de consultórios?

Essa atitude é necessária para garantir a organização dos documentos, o que impacta o trabalho diário, a experiência do paciente e, também, o seu sucesso profissional. No entanto, nem sempre se sabe o que fazer na prática.

É o que vamos mostrar neste post. Aqui, você verá algumas dicas práticas para organizar o fluxo de informações e saberá quais são seus benefícios para fazer um bom gerenciamento de consultórios.

Então, quer ver as sugestões? Acompanhe a partir de agora:

Opte pelo armazenamento digital dos documentos

Antigamente, todos os dados precisavam ser guardados fisicamente, o que exigia dos consultórios um grande espaço para o armazenamento. Ao mesmo tempo, a busca se tornava mais lenta e a chance de perdas, muito maior.

Com a informatização dos sistemas, os documentos começaram a ser guardados de modo virtual, em um computador. Mesmo assim, ainda poderia haver perdas devido a problemas do equipamento e, por isso, recomenda-se a realização de um back-up.

Mais recentemente, surgiu a computação em nuvem, que garantiu mais eficiência e segurança ao processo. Além de armazenar os arquivos digitalmente, permite o acesso aos documentos somente com login e senha, o que garante mais segurança, a qualquer momento e de qualquer dispositivo que tenha acesso à internet.

Isso garante que você, profissional, pode organizar melhor sua agenda e acompanhar os dados relativos ao paciente, preços cobrados e outras informações importantes. Para o paciente, a vantagem é ter um atendimento mais rápido, já que seus dados se mantêm mais acessíveis.

Use sistemas automatizados para as consultas

Os processos de marcação, confirmação e cancelamento de horários podem ser melhorados com a ajuda de sistemas que automatizam essas atividades. Usar um sistema confirmador de consultas, por exemplo, é uma maneira eficiente de evitar que o paciente esqueça de seu atendimento.

Outra vantagem desse procedimento é garantir que se o paciente tiver algum problema, aquele horário será repassado para outra pessoa. Essas ações são realizadas automaticamente, sem exigir que a equipe pare suas atividades para executar essas funções.

Isso ocorre porque o sistema interage com o software de gestão e controla as consultas que precisam ser confirmadas. O retorno é indicado e a agenda pode ser melhor administrada.

As vantagens dessa atividade são:

  • aumento da produtividade com a melhor alocação de recursos;

  • economia de tempo para a confirmação de consultas, já que as chamadas para os pacientes são disparadas simultaneamente;

  • economia de dinheiro, porque a escolha da maneira mais barata de fazer a ligação é automática, inclusive a custo zero.

Deixe o ambiente físico organizado

Um ambiente desorganizado dificulta a concentração e a realização das atividades rotineiras, além de passar uma imagem de falta de profissionalismo para os pacientes. Um consultório limpo e com todas as coisas em seu lugar traz mais produtividade e garante aos pacientes que seus dados estão seguros.

Tenha em mente que as coisas não vão se organizar automaticamente. No entanto, é possível trabalhar em etapas para facilitar. Por exemplo: primeiro organize os ambientes que são vistos pelos pacientes. Depois vá para o estoque e leve o tempo que precisar para colocar tudo em seu lugar e criar um método de organização futuro.

Aproveite e faça um planejamento de quando cada espaço deverá ser arrumado. O ideal é reservar um período por dia ou semana para essa organização do ambiente. Tente cumprir as datas, porque, mesmo que demore, os resultados vão compensar.

Adote um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED)

A ideia, aqui, é gerenciar diferentes documentos por meio de um software de armazenamento. Esse sistema faz a digitalização dos arquivos e armazena-os na nuvem, o que contribui para a produtividade e segurança dos colaboradores e pacientes.

No GED, os documentos também contam com certificações e assinaturas biométricas, além de também poderem ser criados diferentes arquivos virtuais. Com isso, seu consultório economiza dinheiro e recursos, já que a impressão só é realizada quando necessária.

Deixe somente o essencial à mão

Um erro que costuma ocorrer é manter vários arquivos e objetos disponíveis em balcões e mesas. Apesar de isso parecer ser mais fácil, aumenta as chances de desorganização do ambiente.

Afinal de contas, os objetos misturados repassam a sensação de que o local está confuso e os colaboradores, perdidos. O ideal é deixar à mão somente computador, telefone e alguns objetos que são mais utilizados, como canetas.

Pastas, agendas e outros elementos devem ser armazenados em gavetas, preferencialmente por ordem de prioridade. Os mais importantes e/ou usados devem ser guardados na parte de cima, para facilitar o acesso. Já os menos usados e/ou importantes, deixe mais para baixo.

Lembre-se, ainda, de organizar os equipamentos utilizados nas consultas também considerando a prioridade e, é claro, as normas de higiene.

Descarte o que não será usado na gestão de consultórios

Uma situação comum é guardar papéis, panfletos e outros objetos que não serão mais usados. A justificativa é que eles podem ser úteis no futuro, mas será que isso é verdade? Na prática, isso só causa mais dificuldade para organizar o fluxo de informações, porque os objetos aumentam a desorganização.

Sempre descarte o que não será mais usado. Isso mantém o espaço organizado, contribui para a limpeza e assegura que todos os objetos sejam facilmente alcançados. Isso também implica no aumento de produtividade e agilidade de atendimento, o que reforça a satisfação do paciente.

Tenha um sistema eficiente de esterilização

Os materiais utilizados com os pacientes e que não são descartáveis precisam ser esterilizados a cada atendimento para evitar a contaminação. Essa medida requer uma grande organização para evitar a perda de tempo e a confusão na hora de pegar os equipamentos e insumos.

O ideal é manter uma escala que possibilita saber exatamente quais materiais já foram esterilizados e aqueles que ainda precisam passar por esse processo. Mantenha tudo em um local específico, organizado e de fácil acesso.

Com essas dicas, você melhora o fluxo de informações e, ainda, faz uma gestão de consultórios mais eficiente. E você, está preparado para ter essas ações? Siga a gente no Facebook, YouTube, LinkedIn, Google+ e Twitter para ver outras sugestões.

Sobre o autor

Leucotron

Somos uma empresa de tecnologia em telecomunicações que atua no mercado brasileiro há mais de 30 anos, sendo reconhecida como uma das mais importantes na área de telefonia IP e convencional.

Atualmente, somos líder no segmento de hotelaria. São mais de 300 concessionárias parceiras, que oferecem centrais de PABX, softwares de telefonia e as mais inovadoras soluções em comunicação com foco no aumento da produtividade de pequenas, médias e grandes empresas de todas as regiões do Brasil.

Deixar comentário.

Share This