Gestão de consultórios: como organizar o fluxo de informações?

Os profissionais da saúde trabalham com uma série de informações diariamente. São dados sobre os pacientes, horários de consulta, exames, históricos e muito mais. Diante desse cenário, é preciso se perguntar: como fazer a gestão de consultórios?

Essa atitude é necessária para garantir a organização dos documentos, o que impacta o trabalho diário e a experiência do paciente. No entanto, nem sempre se sabe o que fazer na prática.

É o que vamos mostrar neste post. Aqui, você saberá o conceito de fluxo de informações, sua importância, algumas dicas práticas para organizá-lo e quais são seus benefícios para fazer um bom gerenciamento de consultórios.

Então, quer ver as sugestões? Acompanhe a partir de agora!

O que é fluxo de informações?

O fluxo de informações está ligado aos conceitos básicos de comunicação, que se baseia na interação entre emissor, receptor e mensagem. Nesse sentido, trazendo essa temática para dentro de um consultório, o emissor pode ser, por exemplo, um gestor que passa uma recomendação aos atendentes que, nesse caso, são os receptores. A recomendação é a mensagem.

Nesse exemplo citado, o fluxo de informação é classificado como vertical e descendente. Na situação contrária, em que os colaboradores transmitem feedbacks para o gestor, eles são os emissores e o fluxo é caracterizado como vertical ascendente.

Além do mais, podem existir várias outras formas de informação dentro de um empreendimento que não necessariamente dependem de um nível de hierarquia. Esse assunto é de grande importância para o crescimento do consultório, pois a otimização dessa área pode gerar melhores resultados para seus processos de gestão. Veja agora alguns benefícios de investir no tema!

Aumenta a agilidade do atendimento

Essa organização do fluxo de informações também aumenta a agilidade do atendimento ao paciente. Isso é possível, pois todos os dados necessários ficam armazenados de forma otimizada, o que diminui o tempo de avaliação e proporciona um atendimento mais eficiente.

Facilita a comunicação entre a equipe

Uma boa gestão do fluxo de informações facilita a comunicação entre a equipe de atendimento, pois garante maior agilidade no acesso à informação, maior confiabilidade dos conteúdos e melhor administração dos processos informativos.

Permite maior produtividade

Com a eliminação de informações confusas e a otimização dos conteúdos da gestão, é possível alcançar maior rendimento da equipe gestora e de todos os colaboradores. Isso porque as mensagens, instruções ou ordens são passadas com mais clareza, contribuindo para uma melhor sintonia de toda a equipe do consultório.

Como organizar o fluxo de informações?

Muitas vezes a qualidade das consultas e do atendimento não está só relacionada à capacitação profissional da sua equipe, mas também a um fluxo de informações eficiente. Acompanhe agora algumas dicas de como obtê-lo!

Opte pelo armazenamento digital dos documentos

Antigamente, todos os dados precisavam ser guardados fisicamente, o que exigia dos consultórios um grande espaço para o armazenamento. Ao mesmo tempo, a busca se tornava mais lenta e a chance de perdas, muito maior.

Com a informatização dos sistemas, os documentos começaram a ser guardados de modo virtual, em um computador. Mesmo assim, ainda pode haver perdas devido a problemas do equipamento e, por isso, recomenda-se a realização de um backup.

Mais recentemente, surgiu a computação em nuvem, que garante mais eficiência e segurança ao processo. Além de armazenar os arquivos digitalmente, permite o acesso aos documentos somente com login e senha, o que possibilita mais segurança, além de permitir o acesso às informações a qualquer momento e de qualquer dispositivo que tenha acesso à internet.

Isso garante que você, profissional, possa organizar melhor sua agenda e acompanhar os dados relativos ao paciente, preços cobrados e outras informações importantes. Para o paciente, a vantagem é ter um atendimento mais rápido, já que seus dados se mantêm mais acessíveis.

Use sistemas automatizados para as consultas

Os processos de marcação, confirmação e cancelamento de horários podem ser melhorados com a ajuda de sistemas que automatizam essas atividades. Usar um sistema confirmador de consultas, por exemplo, é uma maneira eficiente de evitar que o paciente esqueça de seu atendimento.

Outra vantagem dessa ferramenta é garantir que, se o paciente tiver algum problema, aquele horário será repassado para outra pessoa. Essas ações são realizadas automaticamente, sem exigir que a equipe pare suas atividades para executá-las.

Isso ocorre porque o sistema interage com o software de gestão e controla as consultas que precisam ser confirmadas. O retorno é indicado e a agenda pode ser melhor administrada.

As vantagens dos sistemas automatizados para o gerenciamento de consultas são:

• aumento da produtividade com a melhor alocação de recursos;
• economia de tempo para a confirmação de consultas, já que as chamadas para os pacientes são disparadas simultaneamente;
• economia de dinheiro, porque a escolha da maneira mais econômica de fazer a ligação é automática, inclusive a custo zero.

Deixe o ambiente físico organizado

Um ambiente desorganizado dificulta a concentração e a realização das atividades rotineiras, além de passar uma imagem de falta de profissionalismo para os pacientes. Um consultório limpo e com todas as coisas em seu lugar traz mais produtividade e garante aos pacientes que seus dados estão seguros.

Tenha em mente que as coisas não vão se organizar automaticamente. No entanto, é possível trabalhar em etapas para facilitar. Por exemplo: primeiro organize os ambientes que são vistos pelos pacientes. Depois vá para o estoque e leve o tempo que precisar para colocar tudo em seu lugar e criar um método de organização.

Aproveite e faça um planejamento de quando cada espaço deverá ser arrumado. O ideal é reservar um período por dia ou por semana para essa organização do ambiente. Tente cumprir as datas porque, mesmo que demore, os resultados valerão a pena.

Adote um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED)

A ideia, aqui, é gerenciar diferentes documentos por meio de um software de armazenamento. Esse sistema faz a digitalização dos arquivos e os armazena na nuvem, o que contribui para a produtividade e segurança dos colaboradores e pacientes.

No GED, os documentos também contam com certificações e assinaturas biométricas, além de poderem ser criados diferentes arquivos virtuais. Com isso, seu consultório economiza dinheiro e recursos, já que a impressão só é realizada quando necessária.

Deixe somente o essencial à mão

Um erro que costuma ocorrer é manter vários arquivos e objetos disponíveis em balcões e mesas. Apesar de isso parecer ser mais fácil, aumenta as chances de desorganização do ambiente.

Afinal de contas, os objetos misturados repassam a sensação de que o local está confuso e os colaboradores, perdidos. O ideal é deixar à mão somente computador, telefone e alguns objetos que são mais utilizados, como canetas.

Pastas, agendas e outros elementos devem ser armazenados em gavetas, preferencialmente por ordem de prioridade. Os mais importantes e/ou usados devem ser guardados na parte de cima, para facilitar o acesso. Já os menos usados e/ou importantes podem ficar mais embaixo.

Lembre-se, ainda, de organizar os equipamentos utilizados nas consultas também considerando a prioridade e, é claro, as normas de higiene.

Adote feedbacks construtivos

Oriente a sua gestão de consultório por meio de feedbacks construtivos. Essas informações podem ser coletadas pelos relatórios da sua equipe de atendimento e até mesmo pelo nível de experiência dos seus pacientes. Isso ajudará na otimização dos processos internos e no planejamento de ações futuras.

Descarte o que não será usado na gestão de consultórios

Uma situação comum é guardar papéis, panfletos e outros objetos que não serão mais utilizados. A justificativa é que eles poderiam ser úteis no futuro, mas será que isso é verdade? Na prática, só causa mais dificuldade para organizar o fluxo de informações, porque os objetos aumentam a desorganização.

Sempre descarte o que não será mais usado. Isso mantém o espaço organizado, contribui para a limpeza e assegura que todos os objetos sejam facilmente alcançados. Isso também implica no aumento de produtividade e agilidade de atendimento, o que reforça a satisfação do paciente.

Capacite sua equipe

De nada adianta investir na organização de seus processos e do fluxo de informações se sua equipe não estiver alinhada com os planos e objetivos do consultório. Por isso, é importante investir em treinamento e qualificação de todos os colaboradores, além de aprimorar a gestão de pessoas dentro do estabelecimento.

Tenha um sistema eficiente de esterilização

Os materiais utilizados com os pacientes e que não são descartáveis precisam ser esterilizados a cada atendimento para evitar a contaminação. Essa medida requer uma grande organização para evitar a perda de tempo e a confusão na hora de pegar os equipamentos e insumos.

O ideal é manter uma escala que possibilite saber exatamente quais materiais já foram esterilizados e aqueles que ainda precisam passar por esse processo. Mantenha tudo em um local específico, organizado e de fácil acesso.

Mapeie os processos e fluxo de trabalho

Por fim, para garantir que algumas das ações já citadas sejam absorvidas, é necessário conhecer a performance comunicativa do seu consultório. Para entender melhor como o seu fluxo informativo funciona, faça um mapeamento de todos os processos e como eles se relacionam com todas as etapas de atendimento da empresa.

Com isso, é possível identificar vários aspectos que contribuem para tornar as atividades internas mais ágeis e versáteis. Ademais, com o diálogo interno mais eficiente, consegue-se melhorar o fluxo de trabalho e aumentar a qualidade dos atendimentos.

O fluxo de informações é essencial para a boa administração de consultórios e clínicas. Por isso, é importante ter com conjunto de ações para assegurar um fluxo de informações adequado dentro da instituição, a fim de otimizar os processos e melhorar a qualidade dos serviços prestados.

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