Audioconferência: confira 5 dicas para melhorar a sua!
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5 dicas para melhorar a qualidade das sua audioconferência

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Escrito por Leucotron

Um das principais vantagens trazidas com a consolidação da transformação digital é a redução de distâncias. Diminuindo a necessidade de locomoção, é possível otimizar a agenda de gestores e executivos, potencializando sua produtividade. É possível, por exemplo, reunir diversas pessoas em uma só chamada, cada uma em um ponto diferente.

A realização de uma audioconferência é a solução perfeita para a reunião de equipes e até para a comunicação com clientes. É necessário, porém, garantir a qualidade da ligação. Caso contrário, ruídos e paralisações podem prejudicar a experiência dos ouvintes, tendo como resultado um comprometimento na compreensão da mensagem.

Neste artigo, vamos listar 5 dicas essenciais para você realizar uma audioconferência satisfatória. Falaremos de aspectos como a preparação de um ambiente adequado e o uso de equipamentos eficazes. Confira!

1 . Realize testes com antecedência

Como em qualquer procedimento, é essencial que você realize testes para garantir que a audioconferência será executada sem maiores problemas.

O ideal é reservar pelo menos 15 minutos para verificar o funcionamento dos aparelhos e a adaptação da sala. Se for possível e necessário, realize uma ligação teste, apenas para verificar a conexão e avaliar a captação e transmissão de áudio.

Essa etapa é essencial para evitar paralisações durante a chamada, que podem atrasar a pauta e até atrapalhar negociações. Ao identificar problemas com antecedência, você pode acionar o suporte do equipamento em questão ou tomar outras ações para contornar os obstáculos.

No pior dos cenários, em que uma solução não pode ser executada em tempo hábil, você tem a opção de realizar ajustes na pauta ou até mudar a dinâmica da reunião.

2 . Verifique a qualidade da internet

Durante o teste dos aparelhos, é preciso dar uma atenção especial à conexão de internet. Uma banda larga com baixa velocidade de carregamento vai acarretar impactos negativos para a reunião, independentemente da procedência dos equipamentos utilizados.

Portanto, para garantir que a conferência não será prejudicada com atrasos de voz ou até quedas de rede, certifique-se de que a internet suporta esse tipo de chamada. Nesse ponto, é importante levar em consideração a quantidade de pessoas e dispositivos que estarão interagindo. Quanto mais envolvidos, mais forte precisa ser a conexão.

É importante lembrar que, mais do que contar com uma banda larga de alta performance, é preciso garantir que os softwares e ferramentas utilizadas tenham a capacidade de transformar essa velocidade de conexão em chamada eficiente.

3 . Utilize aparelhos qualificados

Um dos fatores mais importantes para o sucesso de uma audioconferência é o emprego dos equipamentos mais adequados. Por isso, ao adquirir os aparelhos para esse tipo de atividade, verifique se eles contam com uma tecnologia durável e se oferecem suporte, caso ocorra algum problema.

É importante que os dispositivos contem, por exemplo, com uma boa captação de áudio, a fim de garantir que os envolvidos na conversa possam ser compreendidos sem maiores problemas. Para tal, é preciso investir em microfones, headsets e computadores de alto rendimento.

Além disso, para otimizar essa questão, existem tecnologias que proporcionam uma ampliação do áudio e de sua qualidade em geral. Dessa forma, além de disponibilizar sua fala em um volume mais alto, o dispositivo elimina ruídos e deixa que o ouvinte foque apenas na mensagem que está sendo passada.

4 . Invista em um ambiente adaptado

Tão importante quanto garantir a qualificação dos equipamentos, é providenciar um ambiente adequado para a audioconferência. Para isso, o ideal é destacar uma sala mais silenciosa a ser utilizada apenas para esse tipo de atividade. Mesmo se isso não for possível, é importante evitar ao máximo a proximidade com portas e janelas, já que elas são uma ameaça constante de ruído.

Outro ponto a ser observado é a proximidade com aparelhos que não serão utilizados na conferência. É preciso se perguntar se eles poderão interferir negativamente no processo. Um problema simples, mas frequente, está relacionado ao ar condicionado. Muitas vezes, o barulho feito pelo aparelho acaba interferindo na qualidade da chamada.

Mais do que preparar o ambiente, porém, é preciso capacitar os envolvidos na reunião. Nunca é demais, por exemplo, lembrar aos participantes a importância de ativar o modo silencioso de seus celulares pessoais. Uma simples chamada fora de hora pode ser o suficiente para interromper raciocínios e prejudicar a abordagem da pauta.

Outra medida recomendada é a utilização de telefones individuais por sala de reunião. Dessa maneira, é possível minimizar a incidência de ruídos e garantir maior nitidez na voz dos participantes.

5 . Aplique métodos de gravação e transcrição

No mundo ideal, todos os participantes de uma audioconferência terminam a atividade com total clareza sobre os tópicos discutidos. Contudo, sabemos que a realidade não é bem assim. Reuniões mais longas e complexas podem ser um desafio até para o mais atento dos ouvintes.

Para evitar qualquer desperdício de tempo, uma prática bastante eficiente é a utilização de serviços de gravação e transcrição. Assim, a partir do fim do encontro, todo o conteúdo coberto na conferência fica disponível para os interessados.

Se alguém perdeu um trecho da conversa ou não se recorda de um assunto específico, pode resolver o problema ao checar o banco de dados. Para uma otimização ainda mais completa, é possível utilizar palavras-chave para encontrar os trechos mais relevantes de maneira mais ágil.

A realização de uma reunião por áudio possibilita que uma ou mais partes se comuniquem de forma prática e eficiente. Para garantir a qualidade desse tipo de reunião, é crucial saber como adaptar o ambiente de modo que comporte a equipe e envolvida, forneça a conexão necessária e mantenha o áudio livre de ruídos e interrupções.

Fora isso, é imprescindível contar com equipamentos de confiança, que sejam capazes de captar e transmitir o áudio com grande nitidez. A combinação de um ambiente adequado com equipamentos de qualidade resulta na perfeita execução de uma audioconferência.

E aí, pronto para melhorar a qualidade de suas audioconferências? Para garantir as melhores práticas, é essencial se informar bastante sobre o assunto. Assine nossa newsletter e receba conteúdos como esse em seu e-mail!

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