Como a tecnologia auxilia na melhora da produtividade no trabalho?
Gestão de Empresas

Como a tecnologia auxilia na melhora da produtividade no trabalho?

Escrito por Leucotron

É inegável que a tecnologia tem tornado o dia a dia mais eficiente e facilitado, principalmente, a vida dos profissionais. Além de trazer novas oportunidades de capacitação, desenvolvimento e aprendizado, ela também é uma grande aliada para aqueles que precisam aumentar a produtividade no trabalho.

Soluções são viabilizadas com maior segurança e controle, sendo que a tecnologia opera a favor da produtividade. A mobilidade proporcionada pelos dispositivos, assim como a incorporação de tais elementos no cotidiano tornam este passo acessível e simples de ser absorvido.

As ferramentas disponíveis atendem a múltiplos objetivos, desde o armazenamento remoto de sistemas até aplicativos de interatividade social. Os processos de incorporação devem aliar o tipo de programa e também o treinamento adequado dos funcionários para lidar com as novas tecnologias.

Quer conhecer quais são os melhores recursos tecnológicos para a criação de equipes mais produtivas na sua empresa e saber quais são as suas principais vantagens? Continue lendo o nosso artigo!

Aplicativos de reuniões virtuais: agilidade e interatividade

Sem dúvida, um dos ganhos da incorporação das tecnologias no dia a dia da empresa é a melhora na comunicação. As reuniões passam a não depender do deslocamento físico, podendo colaboradores de lugares distantes se falarem em tempo real.

Os programas de reuniões virtuais permitem conectar pessoas que podem, além da comunicação por voz, compartilharem vídeo, arquivos e informações. Uma boa ferramenta para reuniões é o compartilhamento de tela, que permite que se faça apresentações e apresente projetos com maior facilidade.

Alguns deles também trazem ferramentas de desenho e também de gravação da própria reunião.

Os aplicativos podem ser instalados em computadores, tablets e até mesmo smartphones, gerando interatividade e facilidade de comunicação. Alguns programas permitem até 10 pessoas por videoconferência.

Melhoria na comunicação interna

A comunicação é a estratégia mais utilizada por empresas bem-sucedidas. É ela que permite a integração de colaboradores e a execução de metas mais acertadas.

Durante o dia a dia, muitas vezes, é impossível parar o que está fazendo ou encontrar tempo para organizar todas as informações que precisam ser repassadas ao grupo. E é aí que a tecnologia pode ajudar.

Por meio desses softwares de telefonia é possível integrar todas as equipes e se conectar com pessoas de diversos departamentos ou filiais da empresa sem gastar milhares de reais com a conta de telefone. As videoconferências são uma possibilidade de aproximar pessoas distantes, tornando o diálogo mais vivo e aprimorado.

Assim, há uma economia de tempo e dinheiro, com deslocamentos desnecessários, e facilidades para que o profissional também trabalhe com mais agilidade, mesmo que esteja fora do escritório.

Softwares de planejamento: melhoria na gestão e na identificação de falhas

A organização é o ponto chave para qualquer programa de planejamento. Não é surpreendente que o andamento de alguma tarefa fique prejudicada por conta de atrasos, perda de prazos ou falta de visualização.

Os softwares de gestão foram feitos para isso: organizar cronogramas e funções, de modo a expandir o conhecimento sobre a tarefa e, com isso, também a responsabilidade no cumprimento do prazo das tarefas. E menor prazo, significa, como todos sabem, economia para a empresa.

Os programas ajudam a elaborar pré-requisitos para encaminhar a tarefa para outros setores, listas de check-in para conferência para saber se todos os pontos foram atendidos, além de cronogramas, prazos e anotações para cada etapa da atividade.

Sua grande vantagem é a utilização entre equipes, trazendo uma ferramenta interativa para o cotidiano da empresa. Quando há falhas ou atrasos, o histórico de movimentação dentro do programa torna possível a identificação do erro, tornando mais fácil também melhorá-lo.

A tecnologia como ferramenta de gestão

Os diversos softwares e ferramentas específicas para o gerenciamento dos negócios disponíveis no mercado atendem os projetos em todas as etapas, desde a criação de um planejamento até a entrega do produto, ou serviço, para os consumidores.

Eles são eficientes, principalmente, para aumentar a circulação da informação, permitir análises sobre métricas e resultados que facilitem a tomada de decisões, evitar erros e o retrabalho, armazenar dados com segurança, e, principalmente, diminuir o tempo de execução de tarefas — algo essencial para aumentar a produtividade no trabalho.

Todo gestor inteligente precisa buscar, com frequência, soluções e alternativas para melhorar a sua atuação e facilitar o controle das atividades dos colaboradores. E para alcançar esse objetivo, é essencial usar a tecnologia a seu favor.

Precisão da tecnologia na identificação de erros

Com um bom sistema de gestão é possível monitorar a produtividade de toda a equipe, sem perder tempo indo de mesa em mesa para saber como vai o andamento do trabalho.

Essa solução permite gerar relatórios de desempenho rápidos, medir o tempo em que o colaborador perde na execução de tarefas diárias, eliminar a ociosidade, identificar possíveis falhas e fazer os ajustes necessários para evitar situações de crise no futuro.

Com os aplicativos de gestão, o monitoramento de tarefas fica menos centralizado, dividindo a atribuição por todos os membros da equipe. Os processos que inserem transparência auxiliam no bom relacionamento entre chefes e funcionários.

Edição de documentos na nuvem: maior mobilidade e qualidade dos serviços

A elaboração de textos na era digital se tornou ainda mais importante, visto o aumento do volume de mensagens e documentos que são trocados. Por isso, para a otimização dos processos cotidianos de uma empresa, torna-se indispensável o uso de uma ferramenta de edição de textos em que informações possam ser compartilhadas.

Há inúmeros programas de edição de texto na nuvem, muitos deles são ferramentas gratuitas e disponíveis na rede. Eles permitem que várias pessoas visualizem ou editem o texto, podendo o administrador escolher entre as opções disponíveis e de acordo com a atribuição de cada pessoa.

Já os editores pagos contam com algumas vantagens. A função de autocompletar as palavras, assim como um dicionário mais completo ajuda na hora de corrigir e revistar o texto. Para quem trabalha com Tecnologia da Informação, há editores que contam com plugins especiais, que permitem, por exemplo, a formatação de documentos em XML.

O uso do editor, no entanto, dependerá da troca pretendida entre os funcionários, assim como da demanda própria de cada tarefa. Para isso, é preciso uma análise de qual ferramenta proporciona mais qualidade na entrega dos serviços oferecidos pela empresa.

A tecnologia proporciona maior mobilidade para os profissionais

Hoje em dia os profissionais buscam soluções das quais não precisam ficar restritos aos escritórios para realizar o seu trabalho ou buscar novas oportunidades. Muitas empresas estão, inclusive, investindo na modalidade de trabalho home office como estratégia para redução de custos.

Por meio da tecnologia, as organizações ganham mobilidade para melhorar o desempenho e a produtividade dos profissionais. Todo sistema em nuvem, que pode ser acessado facilmente por meio de smartphones e tablets, permite que os líderes acessem remotamente a todas as ferramentas e arquivos corporativos.

Dessa maneira, o trabalho se torna mais monitorado e assistido, podendo o profissional atuar em campo e ao mesmo tempo comunicar-se com aqueles que ficam na sede. A troca de informações deve ser trabalhada de modo a gerar um conteúdo rico para a empresa, eliminando os ruídos de comunicação.

Essa facilidade é muito importante para a resolução de problemas e continuação do desenvolvimento de atividades e projetos, mesmo que eles estejam fora do horário, ou ambiente de trabalho.

A tecnologia aumenta a agilidade na execução de tarefas

Uma das maiores vantagens da tecnologia é a sua capacidade de otimizar e agilizar a execução de tarefas. Quanto mais pessoas capacitadas compartilharem a mesma tarefa, maior será o conhecimento aplicado sobre ela.

Processos que funcionam automaticamente, informações que são bem guardadas e uma comunicação eficiente evitam o retrabalho e permitem que o profissional se concentre em atividades estratégicas, que impulsionarão o crescimento da empresa e o seu desenvolvimento pessoal.

A tecnologia incentiva a inovação

Outra vantagem da tecnologia é o seu estímulo à inovação. Inserir softwares eficientes, ferramentas de comunicação e soluções eletrônicas em um ambiente de trabalho é uma forma de melhorá-lo e incentiva o colaborador a também melhorar.

Quando um profissional atua em um ambiente inovador, que estimula o seu desenvolvimento e fornece as ferramentas necessárias para que ele execute um bom trabalho, será inevitável se sentir mais motivado. E não há maior aliada da produtividade no trabalho do que a motivação.

A tecnologia ajuda a reduzir custos

Reduzir custos também é muito importante para melhorar a produtividade. Com a tecnologia, as empresas podem economizar na execução de tarefas, no custo-benefício dos seus produtos e serviços, nas estratégias de publicidades e na implementação de estratégias.

Essa economia possibilita um maior investimento nos próprios colaboradores — por meio de capacitação, benefícios ou redução da jornada de trabalho. E esse reconhecimento é capaz de aumentar a motivação, eficiência e reduzir a rotatividade nas empresas.

Para que a tecnologia seja uma aliada na economia de recursos, no entanto, é preciso traçar um plano de metas compatível aos objetivos da empresa. Devem ser estudados os processos de automatização tanto quando a implementação de tecnologias sociais, para que sejam amplamente utilizados pelos funcionários.

Automatização de chamadas e seus benefícios

Alguns recursos adicionais de telefonia ainda são pouco explorados pelas empresas. É o caso da automatização de chamadas, por exemplo. Por meio de um sistema que funciona exclusivamente no meio digital, pode se inserir a automatização de chamadas e a discagem automática.

Permitindo a gravação de chamadas, o armazenamento de tais informações pode ser importante, complementando o banco de dados da empresa. Além disso, funções como fila de espera pelo atendimento se tornam mais inteligentes, melhorando a qualidade do serviço.

O armazenamento de tais dados permite ainda que se identifiquem os pontos fracos e ajuda a elaborar estatísticas para melhoria e incentivo do atendimento. Usadas de modo integrado com o setor de desenvolvimento, eles podem ser uma ferramenta poderosa para auxiliar a boa gestão dos recursos e entregar um produto de maior qualidade ao cliente.

A tecnologia permite que as empresas desenvolvam treinamentos mais eficientes

A tecnologia é uma importante aliada no desenvolvimento de treinamentos e capacitação dos colaboradores, que começarão a entender melhor as suas atividades e a dominar todo o seu potencial.

Essa estratégia permite também uma melhora no trabalho dos líderes, que não precisarão mais dar instruções a todo o momento e atuar no reparo de erros, criando, assim, equipes mais produtivas e preparadas para lidar com desafios.

É importante ressaltar que os treinamentos também devem ser destinados para a utilização da própria tecnologia. Mesmo que você implemente plataformas, ferramentas de ponta e softwares na sua empresa, eles não terão utilidade se os colaboradores não souberem como utilizá-los.

Se os aparatos tecnológicos não forem capazes de facilitar o dia a dia dos profissionais, dificilmente trarão soluções e, sim, mais problemas para a produtividade no trabalho e no alcance dos resultados que você espera para a sua empresa.

E você, como utiliza a tecnologia na sua empresa? Acredita que ela é capaz de aumentar a produtividade no trabalho? Quer outras dicas sobre o assunto? Então não deixe de assinar a nossa newsletter para receber todos os artigos em primeira mão!

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Sobre o autor

Leucotron

Somos uma empresa de tecnologia em telecomunicações que atua no mercado brasileiro há mais de 30 anos, sendo reconhecida como uma das mais importantes na área de telefonia IP e convencional.

Atualmente, somos líder no segmento de hotelaria. São mais de 300 concessionárias parceiras, que oferecem centrais de PABX, softwares de telefonia e as mais inovadoras soluções em comunicação com foco no aumento da produtividade de pequenas, médias e grandes empresas de todas as regiões do Brasil.

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