Veja como a comunicação interna nas empresas é importante

Você já parou para pensar na importância que uma boa comunicação tem em nossas vidas? Saber se comunicar de maneira clara e objetiva é essencial em qualquer aspecto, seja ele pessoal ou profissional. E quando se trata do mundo corporativo não poderia ser diferente. É preciso que o gestor seja capaz de estabelecer uma comunicação interna nas empresas de forma padronizada, transparente e responsiva.

Ou seja, além de saber informar e ouvir o que os colaboradores têm a dizer, é preciso saber colocar em prática as mudanças necessárias para atender às solicitações mais importantes obtidas durante essa troca de informações, a fim de oferecer um ambiente de trabalho mais próspero e saudável.

No mercado atual, a competição entre os concorrentes se dá de maneira cada vez mais acirrada. Diante desse cenário, a gestão de pessoas tem papel crucial no ambiente profissional, sendo a comunicação um dos pilares mais significativos para o sucesso dos negócios.

Por esse motivo, abordamos neste artigo as principais informações sobre comunicação interna nas empresas, sua importância e como ela pode ajudar as empresas a alcançarem seus objetivos, promovendo a melhoria de todos os processos organizacionais. Confira!

Afinal, qual a importância estratégica da comunicação interna nas empresas?

É de conhecimento geral que um ambiente de trabalho saudável garante melhor rendimento por parte dos colaboradores. Contudo, muita gente subestima a boa comunicação como parte desse sucesso. O modo como os gestores lidam com seus subordinados, a dificuldade em obter informações concretas e confiáveis sobre a situação da empresa, ou até mesmo as fofocas e falsas notícias que são espalhadas, atrapalham — e muito — a rotina de trabalho das pessoas.

Estabelecer uma comunicação interna transparente garante que o ambiente seja mais leve, eficiente e produtivo, evitando diversas situações que possam prejudicar a motivação dos colaboradores e comprometer os resultados da equipe. O cenário ideal consiste no treinamento adequado dos líderes para transmitir e receber mensagens da forma correta, com procedimentos de troca de informações que funcionem, assim como relações leves, positivas e prazerosas entre os membros de todas as equipes.

Na atualidade, as empresas atingiram um nível de excelência elevado, graças ao desenvolvimento tecnológico e à evolução do conhecimento nas áreas de administração e de gestão de negócios. O resultado desse fenômeno é um mercado cada vez mais competitivo, no qual as empresas precisam se diferenciar da concorrência, buscando agregar valor à sua equipe e aos seus equipamentos, produtos e serviços.

Por que o fator humano precisa ser valorizado?

Quanto mais rápido as organizações compreenderem a importância estratégica da gestão de pessoas, mais bem-sucedidas serão, pois são os funcionários são os grandes responsáveis pela execução de todos os processos no ambiente empresarial. Por isso, é preciso que o gestor estabeleça meios para transmitir de forma clara e objetiva as metas e expectativas da companhia, mas, em contrapartida, ele precisa também disponibilizar canais para ouvir o que os colaboradores têm a dizer.

É necessário pensar em ferramentas estratégicas que otimizem o diálogo a fim de melhorar a produtividade dos profissionais sem, necessariamente, ter que alterar o quadro ou a quantidade de empregados — o que influencia diretamente no melhor aproveitamento dos recursos humanos e financeiros da empresa.

Seja qual for o cargo ocupado e a função exercida pelos colaboradores da empresa, é necessário reconhecer que sem a contribuição de cada um deles, atuando sempre em sintonia com os objetivos do negócio, é impossível alcançar o sucesso. É preciso manter a equipe de trabalho bem capacitada, coesa e integrada a todos os acontecimentos e procedimentos que permeiam o dia a dia da empresa, pois isso promove o crescimento e a conquista de um lugar de destaque no mercado.

Assim, a comunicação interna nas empresas tem uma importância fundamental. Sem a circulação eficiente das informações e sem um diálogo equilibrado entre todos os setores, a gestão de pessoas, a produção, o atendimento ao público e todas as demais áreas não conseguem funcionar adequadamente.

Qual é a contribuição da comunicação interna para o sucesso dos negócios?

A comunicação interna nas empresas, quando realizada de maneira eficiente, contribui para que todos os colaboradores desempenhem o seu trabalho de forma integrada aos objetivos estratégicos do negócio. Por meio do diálogo entre os setores da empresa, é possível identificar dificuldades e propor soluções de maneira colaborativa, uma vez que todos as pessoas envolvidas podem ser ouvidas e, então, dar a sua contribuição para a resolução dos problemas.

Além disso, as orientações sobre a rotina de trabalho ou mudanças na realização dos procedimentos operacionais chegam aos destinatários no momento certo, favorecendo todos os processos no ambiente empresarial.

Graças à divulgação das informações importantes, é possível alcançar maior rapidez na realização dos processos, o que resulta em aumento da produtividade e em economia de recursos para as empresas, dentre outros benefícios, sobre os quais falaremos agora.

Quais os principais benefícios de uma comunicação interna eficiente?

Além da elevação da produtividade, da obtenção de um diferencial competitivo e da economia de recursos, a boa comunicação interna nas empresas promove a valorização da equipe de trabalho. Ela também favorece a integração entre os colaboradores e sua relação com a missão e os valores da organização.

A capacitação de funcionários passa a ocorrer de maneira mais eficaz, uma vez que o diálogo e a divulgação de informações colaboram para o aprendizado e aprimoramento das habilidades necessárias ao dia a dia profissional.

Um resultado do aumento da produtividade, valorização e integração da equipe de funcionários é o aumento da competitividade da empresa, que passa a alcançar resultados cada vez melhores diante da concorrência.

Até mesmo o clima organizacional é favorecido quando a comunicação interna nas empresas funciona adequadamente, com reflexos positivos também sobre a construção da cultura da organização, baseada nos valores, princípios, comportamentos e crenças cultivados ao longo dos anos.

Para que a comunicação interna promova todos esses benefícios, é preciso efetivar uma série de ações simples, mas que produzem bastante impacto. Saiba, agora, que ações são essas e como elas são implementadas.

Como implementar uma boa comunicação interna na sua empresa?

Muitas ações de comunicação interna são simples e requerem baixo investimento para que sejam implementadas. Por isso, independentemente do porte da organização, sempre é possível viabilizar o diálogo e a troca de informações de maneira eficaz entre os colaboradores.

Para ajudar nisso, separamos alguns passos essenciais que podem ajudar com a otimização da comunicação interna na sua empresa. Confira!

Tenha processos de troca de informações definidos

O processo de comunicação vai muito além do envio de mensagens para os colaboradores: abrange a capacidade dos gestores e da organização em ouvi-los. Por conta desse fator, a comunicação interna nas empresas deve ser realizada em dois sentidos: os líderes enviam e recebem mensagens dos liderados, ou seja, trocam ativamente informações.

É preciso estimular essa prática para que todos possam interagir de modo igual, repassando entre si feedbacks e comunicados. Aliás, quando tal aspecto é reforçado em uma companhia, até mesmo novas ideias e sugestões podem ser mais facilmente obtidas, já que os colaboradores se sentem mais inclinados a se envolverem com os rumos do negócio.

Essas ações têm o potencial de melhorar os resultados do empreendimento, além de colaborar para o desenvolvimento e fortalecimento de conexões entre os integrantes das equipes organizacionais. Quando o diálogo é estimulado, a interação dos colaboradores tende a ser maior. Isso porque cada funcionário pode sentir que sua opinião tem relevância para a empresa, de modo que tem como participar das decisões que definem os rumos do seu próprio trabalho.

Vale ressaltar que todos devem ser ouvidos, inclusive estagiários, equipes de manutenção e limpeza e colaboradores terceirizados, pois podem ter conhecimentos úteis sobre aspectos do empreendimento.

Faça pesquisas para entender como os colaboradores enxergam a empresa

É importante estimular que os colaboradores participem dos processos comunicacionais, porém, isso nem sempre é fácil. Uma dica para vencer eventuais resistências por parte das equipes é a realização de pesquisas de opinião e satisfação.

Elas podem ser feitas sem que os colaboradores necessitem se identificar, de modo que se sintam mais seguros em responder às questões e expressar as suas insatisfações.

Além disso, é importante que os gestores estejam aptos a aceitar e ponderar as questões de forma não reativa. É essencial ouvir o que os funcionários têm a dizer antes de decidir os rumos da empresa, uma vez que isso reforça a mensagem de que a organização se importa com a sua equipe. Também passa a sensação de ela estar empenhada em incentivar cada vez mais a interação com e entre os colaboradores.

Implemente soluções de comunicação entre setores

Uma das formas de começar a melhorar a comunicação na empresa é reforçando a interação e a troca de mensagens entre setores. Dessa forma, é possível incentivar o trabalho colaborativo dos departamentos, bem como agilizar a resolução de atividades que dependem de vários funcionários.

Quando os setores conversam entre si de modo eficiente, as informações viajam mais facilmente e todos conseguem ficar a par das novidades rapidamente.

Para fortalecer essa interação, é importante adotar soluções tecnológicas que facilitem a comunicação, como o uso de ramais telefônicos e chats. Elas não só agilizam as trocas de mensagens, como tornam as relações mais humanizadas, já que fomentam o uso da voz e da fala dos colaboradores.

Vale reforçar que as vantagens da incorporação da tecnologia na empresa são inúmeras, tornando a comunicação mais efetiva, dinâmica e acessível.

Elimine ruídos comunicacionais

Ruídos na comunicação são vilões dentro dos ambientes corporativos, capazes de desestabilizar equipes e impactar nos resultados.

Falhas no envio de mensagens, erros em comunicados e momentos em que um colaborador diz uma coisa e o colega entende outra são problemáticos. Isso se torna pior ainda quando as informações distorcidas são repassadas adiante — no conhecido “telefone sem fio” —, gerando ainda mais confusão.

Esses ruídos comunicacionais também acarretam situações de fofoca e desentendimentos entre colaboradores e até equipes, além do chamado “rádio peão”. Essa prática prejudica o clima de trabalho e pode derrubar consideravelmente a produtividade dos profissionais.

Portanto, para manter a satisfação e a motivação dos colaboradores em patamares elevados, procure formas de comunicação oficiais, mais diretas e que gerem menos possibilidades de má interpretação. Se mesmo assim houver ruídos e você os notar, apresse-se para lidar com essa situação, consertando e esclarecendo o quanto antes quaisquer mal-entendidos que tenham surgido.

Preze pela transparência nas informações repassadas

Um erro de muitas organizações é o ocultamento de um número elevado de informações que afetam os colaboradores no dia a dia, ou seja, a falta de transparência. Isso pode ser prejudicial para o ambiente corporativo, já que a inexistência de dados sobre resultados, desempenhos e o que ocorre com a empresa geram insegurança e dúvidas.

Também ocorre a proliferação de fofocas e o já mencionado “rádio peão”, de modo que notícias falsas e distorcidas passam a ocupar o espaço deixado pela falta de informações transparentes. Portanto, é essencial manter a transparência nas ações da empresa já que, além de mostrar confiança ao compartilhar dados, isso ajuda a evitar a disseminação de conteúdos prejudiciais.

Incentive eventos para a interação entre os colaboradores

A comunicação deve ser reforçada e incentivada não só em momentos formais de trabalho, mas também em comemorações, reuniões, confraternizações, entre outros eventos fora do horário de trabalho ou em datas especiais. Esse tipo de ação permite que todos se conheçam e se comuniquem de modo mais natural e descontraído.

No lugar de realizar reuniões fechadas e entediantes, opte por coffee break e pequenos eventos periódicos. Certamente os funcionários se sentirão mais livres e confiantes para expressar suas opiniões, além de mais motivados com o trabalho. Quando você assegura que todos possam colaborar nesse processo, de modo que ele seja realizado em duas vias, os resultados tendem a ser mais positivos. Os ruídos também podem ser mais facilmente corrigidos.

Momentos de descontração garantem um ambiente profissional melhor, maior satisfação e, consequentemente, aumento da produtividade. Outra grande vantagem dessa prática é que quebra barreiras hierárquicas, fazendo com que os colaboradores sintam mais confiança em conversar com seus líderes.

Portanto, vale a pena apostar em happy hours, almoços, jantares, confraternizações mensais com parabenizações a aniversariantes, entre outras reuniões informais. Só lembre-se de fazer esses eventos em dias e horários em que a maior parte dos colaboradores possa participar.

Desenvolva veículos de comunicação interna

Ações simples como a instalação de quadros de avisos e de caixas de sugestões ajudam — e muito! —na divulgação das informações importantes e no engajamento dos funcionários.

Os quadros de avisos podem contar com editoriais, que além de informar sobre a rotina de trabalho, trazem temas de interesse dos funcionários. Quando são instalados em murais postos em áreas de grande movimentação, todos os colaboradores conseguem ver as informações, independentemente de seus níveis hierárquicos. Desse modo, todos ficam cientes do que ocorre na empresa, podendo verificar resultados, descobrir como ajudar o empreendimento e conferir as suas responsabilidades.

Os informativos impressos também são uma boa opção para fazer o fluxo de informação funcionar, mas os gastos com papel e impressão podem desencorajar os gestores a optar por essa ferramenta de comunicação interna.

Nesses casos, a tecnologia oferece soluções bastante viáveis, que possibilitam a integração da equipe de trabalho, além da divulgação de informações.

Cuide para que todos fiquem a par das mensagens e avisos

Comunicar vai além de só informar. Não adianta mandar avisos, e-mails, periódicos etc. para seus colaboradores mencionando sobre as atividades e resultados da empresa se eles realmente não ficarem a par disso e não puderem se envolver ou opinar sobre tais temas.

Por exemplo, se a organização atingiu as metas de vendas do ano, é válido comunicar a conquista a todos; porém deve-se ir além mencionando e parabenizando os colaboradores que ajudaram para que isso fosse possível.

Enviar informativos, colocar avisos no mural ou mesmo deixar periódicos empilhados em uma mesa em cada departamento não garante que todos lerão ou se informarão sobre o que está acontecendo.

Para que os colaboradores fiquem cientes dos acontecimentos e participem, é essencial adotar mecanismos para que eles busquem entender o que ocorre na empresa. Portanto, incentive a comunicação verbal, peça ajuda para que os gestores falem sobre avisos e reforce os seus informativos.

Como a tecnologia e os sistemas de telefonia podem auxiliar na comunicação interna das empresas?

Não é nenhuma novidade que a tecnologia existe para facilitar a cada dia mais as nossas vidas, tornando as atividades do cotidiano mais dinâmicas, conectando pessoas do mundo todo em questão de segundos e otimizando diversos processos empresariais. Além do informativo virtual, a tecnologia digital oferece ferramentas bastante eficazes, como a intranet, o e-mail corporativo, o backup em nuvem e a rede social corporativa.

No que diz respeito à telefonia, que é uma das formas de comunicação mais antigas, existem diversas soluções que podem tornar a rotina de trabalho nas empresas mais ágil e produtiva. Graças a recursos como a telefonia IP, é possível realizar e otimizar reuniões, além de conferências via internet e até mesmo redirecionar ligações corporativas para o celular enquanto o funcionário está fora da empresa, otimizando o fluxo informacional.

Contar com ramais internos também é essencial para otimizar processos, pois dessa forma o colaborador não precisa se deslocar até outro setor para pedir uma informação ou passar recado, economizando tempo e proporcionando uma comunicação mais rápida.

A viabilidade da implementação de cada uma dessas ferramentas de comunicação interna nas empresas deve ser avaliada de acordo com as necessidades e o porte da organização, levando em consideração os custos relativos à instalação e à manutenção dos programas e softwares. Os benefícios de uma boa comunicação são inúmeros, por isso devem ser avaliados com atenção, buscando a melhor alternativa para suprir as necessidades da empresa.

Agora que você sabe a importância da comunicação interna nas empresas e como a tecnologia em telecomunicações pode favorecer o sucesso do seu negócio, aproveite para baixar nosso e-book sobre economia na conta telefônica para empresas de todos os portes!