Veja como a comunicação interna nas empresas é importante
Gestão de Empresas

Veja como a comunicação interna nas empresas é importante

Escrito por Leucotron

No mercado atual, a competição entre os concorrentes se dá de maneira cada vez mais acirrada. Nesse cenário, a gestão de pessoas tem importância estratégica, sendo que a comunicação interna nas empresas passou a ser um fator muito importante para o sucesso dos negócios.

Saiba, no artigo de hoje, como a comunicação interna pode ajudar as empresas a alcançarem os seus objetivos estratégicos, promovendo a melhoria de todos os processos organizacionais. Boa leitura!

Entenda a importância estratégica da comunicação interna nas empresas

Na atualidade, as empresas atingiram um nível de excelência muito elevado, graças ao desenvolvimento tecnológico e à evolução do conhecimento nas áreas de administração e de gestão de negócios, dentre outras.

O resultado desse fenômeno é um mercado cada vez mais competitivo, no qual as empresas precisam se diferenciar da concorrência, buscando agregar valor à sua equipe e aos seus equipamentos, produtos e serviços.

Nessa busca, serão mais bem-sucedidas as organizações que compreenderem a importância estratégica da gestão de pessoas, pois são os funcionários os grandes responsáveis pela execução de todos os processos no ambiente empresarial.

Por que o fator humano precisa ser valorizado?

Seja qual for o cargo ocupado e a função exercida pelos funcionários da empresa, é necessário reconhecer que sem a contribuição de cada um deles, atuando sempre em sintonia com os objetivos do negócio, é impossível alcançar o sucesso.

É preciso manter a equipe de trabalho bem capacitada, coesa e integrada a todos os acontecimentos e procedimentos que permeiam o dia a dia da empresa, pois isso promove o crescimento e a conquista de um lugar de destaque no mercado.

Assim, a comunicação interna nas empresas têm uma importância fundamental. Sem a circulação eficiente das informações e sem um diálogo equilibrado entre todos os setores, a gestão de pessoas, a produção, o atendimento ao público e todas as demais áreas não conseguem funcionar adequadamente.

Qual é a contribuição da comunicação interna para o sucesso dos negócios?

A comunicação interna nas empresas, quando realizada de maneira eficiente, contribui para que todos os funcionários desempenhem o seu trabalho de forma integrada aos objetivos estratégicos do negócio.

Por meio do diálogo entre os setores da empresa, é possível identificar dificuldades e propor soluções de maneira colaborativa, uma vez que todos as pessoas envolvidas podem ser ouvidas e, então, dar a sua contribuição para a resolução dos problemas.

Além disso, as orientações sobre a rotina de trabalho ou sobre mudanças na realização dos procedimentos operacionais chegam aos destinatários no momento certo, favorecendo todos os processos no ambiente empresarial.

Graças à divulgação das informações importantes e à repercussão sobre os acontecimentos, é possível alcançar maior rapidez na realização dos processos, o que resulta em aumento da produtividade e em economia de recursos para as empresas, dentre outros benefícios, sobre os quais falaremos agora.

Conheça os benefícios de uma comunicação interna eficiente

Além da elevação da produtividade, da obtenção de um diferencial competitivo e da economia de recursos, a comunicação interna nas empresas, quando bem executada, promove a valorização da equipe de trabalho. Ela também favorece a integração entre os funcionários e destes com a missão e com os valores da empresa.

capacitação de funcionários passa a ocorrer de maneira mais eficaz, uma vez que o diálogo e a divulgação de informações colaboram para o aprendizado e aprimoramento das habilidades necessárias à rotina de trabalho.

Um resultado do aumento da produtividade e da valorização e integração da equipe de funcionários é o aumento da competitividade da empresa, que passa a alcançar resultados cada vez melhores diante da concorrência.

Até mesmo o clima organizacional é favorecido quando a comunicação interna nas empresas funciona adequadamente, com reflexos positivos também sobre a construção da cultura da empresa, baseada nos valores, princípios, comportamentos e crenças cultivados ao longo dos anos.

Para que a comunicação interna promova todos esses benefícios, é preciso efetivar uma série de ações simples, mas que produzem bastante impacto na rotina das empresas. Saiba, agora, que ações são essas e como elas são implementadas.

Saiba quais ações implementar na sua empresa

As ações de comunicação interna, em sua grande maioria, são simples e requerem pouco investimento para que sejam implementadas. Por isso, em uma organização de pequeno, médio ou grande porte, sempre é possível viabilizar o diálogo e a troca de informações de maneira eficaz.

Para ajudar nisso, separamos alguns passos que podem colaborar para a otimização da comunicação interna na sua empresa, confira:

Tenha processos de troca de informações definidos

Comunicar não envolve apenas enviar mensagens para os colaboradores, mas também a capacidade dos gestores e da organização em ouvi-los. Por conta desse fator, a comunicação interna nas empresas deve ser realizadas em dois sentidos: os líderes enviam e recebem mensagens dos lideradores, ou seja, trocam ativamente informações.

É preciso estimular isso para que todos possam interagir de modo igual, repassando entre si feedbacks e comunicados. Aliás, quando tal aspecto é reforçado em uma companhia, até mesmo novas ideias e sugestões podem ser mais facilmente obtidas, já que os colaboradores podem se sentir mais inclinados a se envolverem com os rumos do negócio.

Essas ações possuem o potencial de melhorar os resultados do empreendimento, além de colaborar para o desenvolvimento e fortalecimento de conexões entre os integrantes das equipes organizacionais. Quando o diálogo é estimulado, a interação dos colaboradores tende a ser maior. Isso porque cada funcionário pode sentir que sua opinião tem relevância para a empresa, de modo que tem como participar das decisões que definem os rumos do seu próprio trabalho.

Vale ressaltar que todos devem ser ouvidos, inclusive estagiários, equipes de manutenção e limpeza até mesmo colaboradores terceirizados, pois podem ter conhecimentos úteis sobre aspectos do empreendimento.

Faça pesquisas para entender como os colaboradores enxergam a empresa

É importante estimular que os colaboradores participem dos processos comunicacionais, porém, isso nem sempre é fácil. Uma dica para vencer eventuais resistências por parte das equipes é a realização de pesquisas de opinião e satisfação.

Elas podem ser feitas sem que os colaboradores necessitem se identificar, de modo que se sintam mais seguros em responderem às questões e a expressarem as suas insatisfações.

Além disso, é importante que os gestores estejam aptos a aceitarem sugestões de modo a ponderarem as questões de forma não reativa. É essencial ouvir o que os funcionários têm a dizer antes de decidirem os rumos da empresa, pois isso reforça a mensagem de que a organização se importa com a sua equipe. Também passa a sensação de ela estar empenhada em incentivar cada vez mais a interação com e entre os colaboradores.

Implemente soluções de comunicação entre setores

Uma das formas de começar a melhorar a comunicação na empresa é reforçando a interação e a troca de mensagens entre setores. Dessa forma, é possível incentivar o trabalho colaborativo dos departamentos, bem como agilizar a resolução de atividades que dependem de vários funcionários.

Quando os setores conversam entre si de modo eficiente, as informações viajam mais facilmente e todos conseguem ficar a par das novidades rapidamente.

Para fortalecer essa interação, é importante adotar soluções tecnológicas que facilitem a comunicação, como o uso de ramais telefônicos. Eles não só agilizam as trocas de mensagens, como tornam as relações mais humanizadas, já que fomentam o uso da voz e da fala dos colaboradores.

Vale reforçar que a incorporação da tecnologia torna a comunicação mais efetiva, dinâmica e acessível.

Elimine ruídos comunicacionais

Ruídos na comunicação são vilões perigosos dentro dos ambientes corporativos, sendo capazes de desestabilizar equipes e impactar nos resultados dos negócios.

Falhas no envio de mensagens, erros em comunicados e momentos em que um colaborador diz uma coisa e o colega entende outra são problemáticos. Pior ainda quando as informações distorcidas são repassadas adiante — no conhecido “telefone sem fio” —, gerando mais confusão.

Esses ruídos comunicacionais também acarretam situações de fofoca e desentendimentos entre colaboradores e até equipes, além do chamado “rádio peão”. Isso prejudica o clima de trabalho e pode derrubar a produtividade dos profissionais.

Portanto, para manter a satisfação e a motivação dos funcionários em patamares elevados, procure formas de comunicação mais diretos e que geram menos possibilidades de má interpretação. Se mesmo assim houver ruídos, e você os notar, apresse-se para lidar com essa situação, consertando e esclarecendo quaisquer mal-entendidos que tenham surgidos o quanto antes.

Preze pela transparência nas informações repassadas

Um erro de muitas organizações é o ocultamento de um número elevado de informações que afetam os colaboradores no dia a dia, ou seja, a falta de transparência. Isso pode ser prejudicial para o ambiente corporativo, já que a inexistência de dados sobre resultados, desempenhos e o que ocorre com a empresa geram insegurança e dúvidas.

Também ocorre a proliferação de fofocas e o já mencionado “rádio peão”, de modo que notícias falsas e distorcidas passam a ocupar o espaço deixado pela falta de informações transparentes. Portanto, é essencial manter a transparência nas ações da empresa, pois, além de mostrar confiança ao compartilhar dados, isso ajuda a evitar a disseminação de conteúdos prejudiciais.

Incentive eventos para a interação entre os colaboradores

A comunicação deve ser reforçada e incentivada não só em momentos formais de trabalho, mas também em comemorações, reuniões, confraternizações, entre outros eventos após o trabalho ou em datas especiais. Essa ação permite que todos se conheçam e se comuniquem de modo mais natural e fluído.

No lugar de realizar reuniões fechadas e entediantes, os funcionários se sentirão mais livres e confiantes para se expressarem, além de mais motivados com o trabalho. Quando você assegura que todos possam colaborar nesse processo, de modo que ele seja realizado em duas vias, só resultados tendem a ser mais positivos. Até mesmo ruídos podem ser mais facilmente corrigidos.

Momentos de descontração garantem um ambiente profissional melhor, maior satisfação e, consequentemente, aumento da produtividade.

Portanto, vale a pena planejar e organizar happy hours, almoços/jantares, confraternizações mensais com parabenizações a aniversariantes etc. Só lembre-se de fazer esses eventos em dias e horários em que a maior parte dos colaboradores possa participar.

Desenvolva veículos de comunicação interna

Ações simples como a instalação de quadros de aviso e de caixas de sugestões ajudam na divulgação das informações importantes e no engajamento dos funcionários.

Os quadros de aviso podem contar com editoriais, que além de informar sobre a rotina de trabalho, trazem temas de interesse dos funcionários. Quando são instalados em murais postos em áreas de grande movimentação, todos os colaboradores conseguem ver as informações, independentemente de seus níveis hierárquicos. Desse modo, eles ficam cientes do que ocorre na empresa, podendo verificar resultados, descobrir como ajudar o empreendimento e conferir as suas responsabilidades.

Os informativos impressos também são uma boa opção para fazer o fluxo de informação funcionar, mas os gastos com papel e impressão podem desencorajar os gestores a optar por essa ferramenta de comunicação interna.

Nesses casos, a tecnologia oferece soluções bastante viáveis, que possibilitam a integração da equipe de trabalho, além da divulgação de informações.

Cuide para que todos fiquem a par das mensagens e avisos

Comunicar vai além de só informar. Não adianta mandar avisos, e-mails, periódicos etc. para seus colaboradores mencionando sobre as atividades e resultados da empresa se eles realmente não ficarem a par disso, tampouco puderem se envolver ou opinar sobre tais temas.

Por exemplo, se a organização atingiu as metas de vendas do ano, é válido comunicar a conquista a todos, porém deve-se ir além mencionando e parabenizando os funcionários que ajudaram para que isso fosse possível.

Enviar informativos, colocar avisos no mural ou mesmo deixar periódicos empilhados em uma mesa em cada departamento não garante que todos lerão ou se informarão sobre o que está acontecendo.

Para que os colaboradores fiquem cientes das coisas e participem, é essencial adotar mecanismos para que eles busquem entender o que ocorre na empresa. Portanto, incentive a comunicação verbal, peça ajuda para que os gestores falem sobre avisos e reforce os seus informativos.

Como a tecnologia pode ser uma aliada da comunicação interna nas empresas?

Além do informativo virtual, a tecnologia digital, cada vez mais evoluída, oferece ferramentas bastante eficazes, tais como a intranet, o e-mail corporativo, o backup em nuvem e a rede social corporativa.

No que diz respeito à telefonia, existem diversas soluções que podem tornar a rotina de trabalho nas empresas mais ágil e produtiva.

Graças a recursos como a telefonia IP, é possível realizar e otimizar reuniões e conferências via internet. É possível até mesmo redirecionar ligações corporativas para o celular enquanto o funcionário está fora da empresa, otimizando o fluxo informacional.

A viabilidade da implementação de cada uma dessas ferramentas de comunicação interna deve ser avaliada de acordo com as necessidades e o porte da empresa, sem desconsiderar os custos relativos à instalação e à manutenção dos programas e softwares.

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Sobre o autor

Leucotron

Somos uma empresa de tecnologia em telecomunicações que atua no mercado brasileiro há mais de 30 anos, sendo reconhecida como uma das mais importantes na área de telefonia IP e convencional.

Atualmente, somos líder no segmento de hotelaria. São mais de 300 concessionárias parceiras, que oferecem centrais de PABX, softwares de telefonia e as mais inovadoras soluções em comunicação com foco no aumento da produtividade de pequenas, médias e grandes empresas de todas as regiões do Brasil.

1 comentário

  • Excelente artigo. Felizmente, a Comunicação tem assumido papel cada vez mais estratégico nas corporações, e já é parte do “business”, das decisões e do planejamento.

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