Conheça 4 ferramentas para otimizar reuniões corporativas
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Conheça 4 ferramentas para otimizar reuniões corporativas

Escrito por Leucotron

Seja presencialmente ou por meio de dispositivos de comunicação remota, reunir pessoas é ainda a melhor forma para compartilhar informações ao mesmo tempo em que são expostas situações que precisam de discussão e de tomada de decisões. Por mais que sejam práticas bastante eficazes no trabalho, muitas vezes, as reuniões corporativas perdem a sua objetividade ou levam mais tempo que o necessário ou previsto.

Para ajudar você a tornar mais eficientes as suas reuniões corporativas, vamos mostrar 4 ferramentas que contribuem significativamente para otimizá-las. Ao utilizar estes recursos, os profissionais envolvidos nas reuniões ganham tempo, são capazes de tratar de todos os assuntos necessários, bem como podem organizar com mais precisão as informações discutidas e os encaminhamentos dados. Que tal conferir agora mesmo?

A importância de otimizar reuniões corporativas

Aqui vale o ditado popular que diz que tempo é dinheiro. Reuniões bem organizadas, objetivas, rápidas e enxutas economizam o tempo dos seus participantes, possibilitando que eles usem esse recurso para desenvolverem outras ações no interior da companhia. Quanto mais as atividades empresariais forem otimizadas, maiores serão as chances de aumentar a produtividade da corporação.

No entanto, para que as reuniões corporativas tenham essas características, além de alguém que as conduzam de modo direcionado aos propósitos do encontro profissional, é fundamental que elas recebam suportes para a sua otimização. Isso é importante porque, em geral, há várias pautas, os participantes podem ter muitas demandas, os temas tratados podem ser complexos e, normalmente, o tempo para a realização da reunião é curto.

Além de sua própria configuração, as reuniões corporativas podem ter particularidades, como a necessidade de participação de profissionais que estão fora da empresa. Nesse caso específico, contar com meios que possibilitem a participação de membros externos ou profissionais que, naquele momento, não estão fisicamente na companhia, é crucial para a eficiência de uma reunião corporativa.

Nessa perspectiva, a adoção de determinadas ferramentas faz-se extremamente útil para que uma reunião corporativa não só tenha o êxito requerido, como possa acontecer com a participação de todos os membros que são necessários, o que é essencial. Tais ferramentas são recursos indispensáveis para a melhoria da produtividade das reuniões corporativas. Em seguida, falaremos sobre as principais delas. Confira já!

Ferramentas de ligação para participação de forma remota

Tem sido uma situação cada vez mais recorrente no ambiente corporativo a necessidade de se fazer reuniões com pessoas que não estejam fisicamente presentes nas empresas. Em muitos casos, essa condição não é apenas esporádica, sendo válida para ocasiões em que os membros da companhia estejam viajando, por exemplo, mas, consiste mesmo em uma prática adotada pela corporação.

Em ambos os contextos, a empresa precisa contar com infraestrutura adequada para possibilitar a realização de reuniões a distância, uma iniciativa que otimiza o tempo, aproxima a equipe de trabalho e aumenta a produtividade. Nesse cenário, a implementação de certas ferramentas de ligação permite a participação de membros em reuniões corporativas de forma remota.

Uma opção que exige baixo investimento de infraestrutura ao mesmo tempo em que fornece excelentes resultados técnicos quanto à interação de maneira remota é o uso de recursos de telefonia IP. Com esse tipo de ferramenta, é possível fazer reuniões via internet, com participantes que estejam em qualquer lugar do mundo e com acesso à rede. Por isso, conheça as 4 ferramentas essenciais:

1. Nuvem para editar documentos de forma compartilhada

Reuniões corporativas têm diversos objetivos, sendo que um dos seus principais é tomar decisões, as quais, por sua vez, são baseadas em informações compartilhadas entre os membros da equipe e exigem o devido registro. Por essas razões, é fundamental que existam ferramentas capazes de disponibilizar documentos de maneira que os profissionais possam ter acesso a eles, fazer comentários e até alterar o seu conteúdo.

Imagine só fazer tudo isso de forma individual: mesmo que realizado previamente à reunião, tomará um grande período de tempo dos profissionais envolvidos. Assim, uma forma de otimizar essas atividades é utilizar recursos de nuvem para compartilhar e editar conjuntamente documentos que serão tratados ou servirão de fonte para discussões de pautas de uma reunião. Trata-se de uma solução simples e fácil!

2. Agendas compartilhadas para evitar remarcações

Para que uma reunião corporativa possa ser aproveitada ao máximo, é preciso que todos os profissionais necessários para a discussão das pautas estabelecidas tenham a oportunidade de participar dela. No entanto, tendo em vista as diversas atividades de trabalho que são desenvolvidas diariamente por cada um deles, pode ser difícil o alcance dessa condição ideal, levando a constantes remarcações.

Uma solução para isso é o uso de agendas compartilhadas, recurso gratuito e de fácil manipulação. Com essa ferramenta, é possível integrar os compromissos de todos os profissionais que fazem parte de um determinado grupo de trabalho para que as reuniões sejam agendadas nas datas e horários em que todos eles têm disponibilidade para participar, seja de forma remota ou presencialmente.

3. Plataforma para organizar informações

Como não é possível que os profissionais fiquem parando suas atividades a todo momento para compartilharem informações e tomarem decisões, é comum que sejam feitas reuniões pontuais para tratar de vários e distintos assuntos. Assim, para haver êxito nesse encontro profissional, é fundamental que as temáticas abordadas sejam devidamente organizadas, evitando, inclusive, que se esqueça de alguma.

Para dar conta disso, existem plataformas online e móveis que funcionam como gerenciadoras de listas de tarefas, organizando as informações de modo dinâmico e classificando os tópicos conforme a prioridade e o prazo para a execução. Há recursos como esses grátis no mercado, fator que conta como um ponto a mais para implementar essa prática nas reuniões corporativas.

4. Dispositivo para controle de tempo das pautas

É muito raro que uma reunião tenha apenas uma pauta, tendo em vista os motivos já expostos na seção anterior. Por isso, para que a reunião corporativa possa alcançar os seus objetivos, é essencial que o tempo para a abordagem de cada pauta seja previamente estipulado e controlado no decorrer do desenvolvimento do assunto.

Há ferramentas que dão suporte para esse tipo de controle, possibilitando o acompanhamento do período de duração do tratamento de cada tópico, além do registro de comentários nos itens em discussão nas reuniões corporativas. Para isso, basta que, antes da reunião, seja definido um tempo específico para a abordagem de cada pauta, sobre o qual todos os participantes ficam cientes e se preparam com base nele.

Agora que você conhece as ferramentas para otimizar as suas reuniões, que tal saber como avaliar o custo-benefício de uma ferramenta de TI?

Sobre o autor

Leucotron

Somos uma empresa de tecnologia em telecomunicações que atua no mercado brasileiro há mais de 30 anos, sendo reconhecida como uma das mais importantes na área de telefonia IP e convencional.

Atualmente, somos líder no segmento de hotelaria. São mais de 300 concessionárias parceiras, que oferecem centrais de PABX, softwares de telefonia e as mais inovadoras soluções em comunicação com foco no aumento da produtividade de pequenas, médias e grandes empresas de todas as regiões do Brasil.

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