Comunicação interna em escolas: quais são as melhores práticas?
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Comunicação interna em escolas: quais são as melhores práticas?

Escrito por Leucotron

Integrar a equipe e permitir que os estudantes tenham um bom atendimento são os primeiros passos para o sucesso de uma instituição de ensino. A comunicação interna em escolas tem como função engajar a equipe, além de promover a harmonia e o bom entendimento entre colaboradores e responsáveis.

Essa também é uma maneira de manter pais e alunos bem informados sobre os acontecimentos que surgem no ambiente escolar. Por isso, é essencial manter essa estratégia, que facilita o alcance de resultados positivos e assegura o comprometimento com valores e propósitos comuns.

Para ajudá-lo nessa empreitada, este post apresentará a importância de ter uma estratégia de comunicação interna bem estruturada, os benefícios gerados por essa atitude e quais boas práticas devem ser seguidas. Vamos lá?

A importância da comunicação interna em escolas

Qualquer empresa depende do compartilhamento de informações para ser bem-sucedida. Essa situação também é válida para as escolas. É por meio da comunicação que se consegue promover mudanças comportamentais, transmitir conhecimentos, desenvolver habilidades sociais e conscientizar todos sobre a necessidade de se preparar para o futuro.

Esses requisitos são fundamentais em uma instituição de ensino, que tem por responsabilidade fomentar o aprendizado e o conhecimento. Perceba que sem comunicação é impossível organizar processos ou dialogar com o público-alvo. Com isso, o relacionamento com os estudantes se torna insuficiente — e os seus resultados são, consequentemente, afetados.

Tenha em mente que o processo educacional depende de 2 aspectos principais: diálogo entre professores e alunos, e entre os estudantes e os demais departamentos da instituição de ensino. Afinal, é normal haver procura a respeito de diferentes tipos de informação, como documentos, matrícula, eventos e mais.

Assim, a comunicação interna — que se restringe aos professores e outros colaboradores — precisa estar afinada para que a externa — que envolve os estudantes — seja impactada positivamente. É assim que todos estarão alinhados em direção a um mesmo objetivo.

As vantagens obtidas

O primeiro benefício conquistado pela comunicação interna nas escolas é o aumento do diferencial competitivo. Isso acontece porque os colaboradores trabalham de maneira sinérgica. Desse modo, as informações são compartilhadas com os alunos de maneira eficiente e clara.

Outra vantagem é o aumento da motivação da equipe, que eleva a produtividade dos colaboradores. Perceba que a falta de comunicação interna permite o compartilhamento de informações falsas, que prejudicam o ambiente escolar e podem manchar a reputação organizacional perante o público-alvo.

Com um planejamento estratégico bem estruturado é possível evitar falhas ao executar as atividades, impedir a ocorrência de conflitos e desencontros desnecessários, bem como a perda de tempo com retrabalhos e eventos frustrados.

As boas práticas a serem seguidas

A comunicação interna depende de alguns princípios básicos, como:

  • colaboração;

  • transparência;

  • feedback;

  • meios eficientes para a troca de informações;

  • horizontalização.

A partir desses critérios é possível ter uma troca de informações eficiente e contínua. No entanto, ainda é recomendado seguir algumas práticas:

Separe as estratégias de comunicação de professores e alunos

Os diferentes públicos-alvo devem ter abordagens diversificadas. Coordenadores, professores, pais e estudantes devem receber comunicados de acordo com seus papéis dentro da instituição de ensino.

Por isso, o recomendado é analisar todas as notificações a serem repassadas durante o ano, por exemplo: período de provas, eventos, passeios, reuniões de pais e professores, feriados, aulas externas e por aí vai.

Tenha ações específicas para cada público

As comunicações devem ser feitas por um responsável. Por exemplo: as reuniões devem ser informadas pela coordenação. Já a diretoria deve indicar problemas disciplinares e feriados. Por fim, os professores devem repassar as notas e os períodos de provas.

Encontre o melhor canal de comunicação para enviar as novidades

As informações também devem ser compartilhadas por um meio de comunicação específico. Podem ser utilizados: quadro de avisos, e-mail, mensagens online, notificação na agenda e mais.

Por exemplo: com um redirecionador de ligações você assegura que todas as chamadas são atendidas e que elas serão encaminhadas para o setor correto. Atente ao fato de que as técnicas offline podem ser adotadas, mas as virtuais são mais eficazes porque permitem uma interação maior a qualquer momento.

Além disso, tenha em mente que os estudantes estão inseridos no mundo digital e preferem se comunicar dessa maneira. Assim, as práticas online tendem a atingir mais os objetivos esperados e agilizar a troca de informações.

Tenha um sistema de telefonia de alta qualidade

A troca de informações se torna mais eficiente com esse recurso tecnológico. Você pode usar um sistema PABX, por exemplo, que distribui as ligações para os setores adequados e assegura a redução de custos. Além disso, existe a possibilidade de receber mais de uma chamada ao mesmo tempo, o que melhora a comunicação entre os colaboradores e também com os estudantes.

Observe que as ferramentas de comunicação ajudam a centralizar e facilitar o compartilhamento de informações. No entanto, o ideal é que elas sejam direcionadas para o ambiente corporativo, especialmente para as instituições de ensino.

Transmita os valores organizacionais

A sua escola ou faculdade precisa ter uma imagem consolidada perante os colaboradores para, então, fortalecer a reputação com os alunos e responsáveis. Perceba que o público interno deve seguir seus valores e cumprir suas ideias e propostas. A confiança no trabalho realizado é o primeiro requisito para obter resultados melhores, principalmente em relação ao atendimento.

Disponibilize todas as informações necessárias

Os colaboradores devem ter acesso a todos os dados de que necessitam. Ou seja, apenas as informações sigilosas devem ser restritas. A disponibilização de datas e outros detalhes relativos a calendário escolar, programação, reuniões, eventos etc. deve ser variada.

Você pode dispor as informações em um mural, e-mail, aplicativo, mensagem do sistema de telefonia e onde mais considerar necessário. Essa também é uma maneira de tirar a sobrecarga dos colaboradores e otimizar o tempo de trabalho de cada um. Dessa maneira, é desnecessário fazer ligações telefônicas para responder questões simples e que podem ser repassadas rapidamente.

Com essas dicas a comunicação interna em escolas é muito mais eficiente e seus resultados serão melhores. Você já usa alguma dessas sugestões na sua instituição de ensino? Se deseja ver outras recomendações, assine a nossa newsletter e receba os conteúdos diretamente no seu e-mail!

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