Comunicação unificada: 7 ferramentas essenciais para implementar

Você sabe o que significa comunicação unificada? As modernas soluções de comunicação unificada oferecem amplas opções de ferramentas para as empresas, incluindo voz, vídeo, mensagens instantâneas como bate-papo, e-mail, transferências de arquivos, fontes de dados externas e salas de conferência.

Uma comunicação unificada dentro da empresa reduz as necessidades de suporte da equipe, pois ela integra soluções que dão mais praticidade para as demandas do dia a dia. A solução ainda permite reduzir muitos custos da corporação em médio e longo prazo, haja vista que possibilitará a realização de conferências online, diminuindo as necessidades de deslocamento.

Prensando nisso, trouxemos neste post as principais vantagens de implantar uma comunicação unificada na empresa e as 7 ferramentas que devem fazer parte dessa solução. Confira!

Entenda as vantagens da comunicação unificada

Ao implementar ferramentas de comunicação unificada na sua empresa, certamente você perceberá diversas mudanças positivas relativas ao desempenho, redução de custos e otimização do tempo. Para deixar ainda mais claros os benefícios que essa solução oferece para a companhia, reunimos abaixo os que mais se destacam. Confira!

Maior eficiência da equipe

Ao optar pela utilização de ferramentas de comunicação integrada, os colaboradores conseguem desempenhar mais tarefas em menos tempo. Afinal, as soluções facilitam o diálogo, o que por sua vez favorece a resolução de problemas em poucos minutos.

Sendo assim, as ferramentas permitem o melhor aproveitamento das horas de trabalho, melhorando o gerenciamento do tempo pelo próprio colaborador, além de evitar possíveis mal entendidos por falta de comunicação ou diálogo ineficiente.

Redução de custos

A redução de custos é uma das vantagens mais procuradas pelos empreendedores. Ao realizar reuniões por meio de videoconferências, por exemplo, o deslocamento da equipe torna-se desnecessário. Isso ajuda a reduzir gastos relativos a transporte e economiza o tempo dos colaboradores que teriam que enfrentar congestionamentos na estrada.

Além disso, as redes PABX (Private Automatic Branch Exchange, ou Troca Automática de Ramais Privados) também diminuem os custos da empresa relacionados à cobrança de pulsos telefônicos.

Quando a empresa consegue reduzir custos com ferramentas como a comunicação unificada, torna-se possível investir mais em outros setores importantes da empresa.

Segurança

Ao adotar uma comunicação unificada, a corporação tem maior segurança das informações. Isso ocorre porque os sistemas garantem o sigilo das ligações, o que permite evitar que as negociações praticadas cheguem ao conhecimento dos concorrentes.

Esse ponto muitas vezes é subestimado pelas empresas, colocando em risco anos de trabalho que poderiam ser protegidos facilmente.

Qualificação do atendimento

Quando a empresa disponibiliza várias linhas telefônicas, dificilmente uma chamada será perdida. Isso qualifica o relacionamento com o cliente, que não precisará fazer várias ligações até encontrar uma linha desocupada.

Quem já precisou entrar em contato com uma empresa e ficou horas esperando pelo atendimento sabe o quão frustrante pode ser essa experiência, causando um impacto extremamente negativo na percepção do consumidor perante a marca.

Conheça as ferramentas que permitem uma comunicação integrada

Quando as soluções são utilizadas em conjunto dentro de uma corporação, o resultado é mais eficiência, agilidade, redução de custos e melhor qualidade no atendimento. Conheça abaixo as principais opções para uma comunicação unificada.

1. Aplicativos de videoconferência

As soluções de videochamada desempenham diversas funções ao mesmo tempo. Elas possibilitam a gravação de ligações, localização de contatos e visualização do status dos ramais. Desse modo, evita-se transferir a ligação para uma linha já ocupada.

Somado a isso, a solução possibilita a realização de chamadas em vídeo, o que deixa a comunicação mais efetiva. Assim, o colaborador pode compartilhar a tela, enviar dados e resolver os problemas como se estivesse na mesma sala do cliente. Ou seja, ela otimiza as reuniões corporativas e permite uma tomada de decisão mais rápida.

2. Sistema de ramais

Um sistema PABX é uma plataforma moderna de comunicação, que atende às principais necessidades de um negócio.

Ele alia tecnologia e confiabilidade, e valoriza o atendimento ao cliente, garantindo sua satisfação. Afinal, permite receber e transmitir ligações simultaneamente. Com isso, a plataforma dá mais agilidade ao atendimento ao criar um ramal para cada colaborador da empresa.

Ao transferir as chamadas rapidamente, as linhas principais ficam desocupadas para que uma nova ligação possa ser atendida de imediato.

O sistema também garante maior qualidade nas chamadas ao reduzir os ruídos e permitir o controle do volume de áudio. Ele ainda possibilita a elaboração de relatórios gerenciais para que o executivo possa controlar tudo o que acontece na empresa.

3. Sistema de telefonia virtual

Um correio de voz interligado ao sistema de telefonia da corporação aperfeiçoa a comunicação com os clientes. Ele é capaz de armazenar recados, permitindo que sejam ouvidos a qualquer hora do dia.

Com isso, nenhuma mensagem importante é perdida por um erro de anotação ou esquecimento de um colaborador. Além disso, essa ferramenta torna possível a avaliação do atendimento da equipe, servindo como métrica para o gestor avaliar o desempenho dos colaboradores e criar estratégias de melhoria.

4. Aplicativos para celular

Com o avanço tecnológico é comum que estejamos sempre com um smartphone em mãos. Então por que não aproveitar as vantagens que essa importante ferramenta tem a nos oferecer? Muitos aplicativos desenvolvidos para os celulares diminuem os custos das ligações telefônicas e possibilitam o contato entre colaboradores e gestores, mesmo quando eles estão em viagem.

Ao implantar um sistema de PABX, por exemplo, é possível transformar o celular em um ramal ou telefone IP. Isso proporciona maior cobertura para as ligações, pois não demanda rede 3G ou 4G para funcionar. Além disso, a solução garante mais produtividade, uma vez que permite que o executivo solucione as demandas da corporação de qualquer lugar.

Outra funcionalidade de aplicativo para celular é a possibilidade de reconhecer a operadora do contato telefônico, para assim analisar qual é a operadora mais utilizada pelos clientes.

Desse modo, a empresa tem mais informações para escolher a operadora telefônica com a qual prefere trabalhar ou, até mesmo, optar pelo uso de mais de um chip para baratear os custos das ligações para os consumidores.

5. Gravadores telefônicos

Precisa garantir a segurança das ligações telefônicas e evitar desentendimentos posteriores às negociações? Os gravadores eletrônicos facilitam o relacionamento com clientes e fornecedores.

Eles fazem a gravação de chamadas recebidas e realizadas, e mantêm o sigilo da conversa. O equipamento armazena as informações de forma detalhada, com data, hora, número de telefone e sentido da ligação.

A solução ainda faz a integração com outros aplicativos comerciais, a fim de facilitar a resolução de problemas do dia a dia. Além disso, disponibiliza recursos para busca dos dados, monitoria online e um backup para evitar qualquer prejuízo às informações.

Essa solução é essencial para que os gestores possam acompanhar a qualidade no atendimento ao cliente, pois é possível consultar as ligações, os problemas relatados e as soluções propostas pelos colaboradores. Além de ser uma ferramenta muito importante para melhoria contínua do atendimento, é uma forma de garantir a veracidade das informações.

6. Sistema para redirecionar ligações

Essa tecnologia permite interceptar chamadas antes mesmo de elas serem atendidas. Com isso, é possível adotar alguma ação de imediato, como bloquear, redirecionar ou liberar a chamada para atendimento.

Essa ferramenta ajuda bastante a não perder ligações importantes, pois caso a linha esteja ocupada, a ligação é automaticamente redirecionada para alguma linha livre. Esse ponto é essencial para garantir que os clientes sejam atendidos com maior eficiência e rapidez. Afinal, ninguém tem tempo ou disposição para aguardar horas por um atendimento ou ficar ligando repetidas vezes até obter sucesso.

Além disso, a ferramenta possibilita criar filtros de ação, que registram os números que não devem ser atendidos. Dessa forma, evitam-se os casos de trotes e chamadas inconvenientes de telemarketing.

7. Software para controlar os custos

Para complementar todas as facilidades das plataformas de comunicação unificada, a corporação pode implantar um software para controlar os custos das operações.

Ele faz um balanço completo dos gastos de telefonia, o que permite ao administrador orientar os colaboradores para que reduzam o tempo das chamadas, por exemplo.

A ferramenta também possibilita inserir crédito em determinados ramais da empresa, conforme a necessidade do usuário. Com todas essas funções, fica mais fácil gerenciar os custos das ligações telefônicas e adotar medidas efetivas para reduzir os gastos da instituição de forma inteligente.

Descubra a importância da telefonia empresarial

Embora nos últimos anos tenhamos notado um crescimento considerável nos aplicativos de mensagens, a telefonia continua sendo o principal meio de comunicação utilizado entre as empresas e seus clientes. A diferença é que as organizações têm investido em ferramentas para serem utilizadas em conjunto a fim de melhorar o atendimento.

Por ser um grande canal de interação com o público, as empresas que desejam se destacar no mercado devem investir em telefonia empresarial. Um grande exemplo são os casos em que os clientes acessam um determinado site no qual as companhias se disponibilizam para ligar ao cliente para prosseguir com o atendimento, solicitando apenas que este indique seu número na área de contato ou chat.

Em vez de optar por uma só solução, o ideal é incluir o maior número possível de meios de contato com o público, em especial a telefonia. A telefonia empresarial abrange todos os setores e processos de uma empresa.

Comunicação interna

Com a telefonia empresarial, os colaboradores têm fácil acesso a todos os setores da empresa. Isso porque não é necessário se ausentar da mesa ou parar uma atividade para conseguir determinada informação: basta ligar para o colega e tirar dúvidas, passar um recado ou pedir orientação sobre qualquer assunto que seja.

Dessa forma, além de tornar os processos mais fáceis, os colaboradores apresentam uma produtividade muito mais satisfatória por não precisar interromper os afazeres a todo momento.

Outro ponto muito importante é a facilidade de entrar em contato com outras unidades da empresa, quando existentes. Com o uso da telefonia empresarial, não é necessário esperar por uma linha disponível para conversar com os colegas de trabalho. Essa ferramenta funciona como ramais, mesmo se tratando de outra unidade do empreendimento.

Contato com fornecedores

Realizar negociações com fornecedores é uma atividade que exige clareza e precisão nas informações, pois qualquer equívoco pode custar muito caro para a empresa. Por isso, é essencial manter uma comunicação em que seja possível ter contato com a voz e entonação na conversa com quem está do outro lado da linha. Essa prática evita possíveis desentendimentos e distorções nas informações passadas.

Além disso, é uma excelente forma de se obter uma resposta imediata, já que, quando esse contato é feito por e-mail ou outra ferramenta, em meio a um fluxo alto de informações, a sua mensagem pode acabar se perdendo ou levando dias para ser respondida.

Contato com clientes

Estabelecer uma boa comunicação de forma natural, humanizada e saudável com os clientes é fundamental para obter sucesso, independentemente da sua área de atuação. Por meio de uma ligação é possível anotar pedidos de produtos e serviços de forma clara, esclarecendo dúvidas e obtendo mais detalhes sobre a solicitação. Também é possível realizar negociações e cobranças com compradores inadimplentes.

Todas essas atividades exigem um contato mais próximo com o público a fim de estreitar relações e obter resultados mais satisfatórios. Em uma situação de cobrança, por exemplo, é preciso ter a delicadeza de tratar sobre o assunto de uma forma que não constranja o cliente e nem o acuse de calote, situações que poderiam acontecer se a cobrança fosse realizada de outra forma.

Outra grande utilidade é o agendamento de horários para visitas técnicas ou comerciais junto aos consumidores, podendo definir todos os detalhes de uma só vez.

Não tem como negar que o telefone ainda ocupa um lugar de suma importância na sociedade contemporânea, sendo a principal ferramenta de comunicação ao redor do mundo. No cenário comercial essa presença fica ainda mais intensa, já que é por meio de ligações que muitas informações importantes envolvendo processos internos e externos circulam.

Viu como boas ferramentas de comunicação podem transformar o dia a dia da empresa? Se você gostou do nosso post, aproveite para baixar nosso e-book no qual explicamos como economizar na conta telefônica!