Comunicação unificada: 7 ferramentas essenciais para implementar
Gestão de Empresas

Comunicação unificada: 7 ferramentas essenciais para implementar

Escrito por Leucotron

Uma comunicação unificada dentro da empresa reduz as necessidades de suporte da equipe, pois ela integra soluções que dão mais praticidade para as demandas do dia a dia.

A solução ainda permite reduzir muitos custos da corporação em médio e longo prazo, haja vista que ela possibilitará a realização de conferências online, diminuindo as necessidades de deslocamentos.

Conheça as vantagens de implantar uma comunicação unificada na empresa e as ferramentas que devem fazer parte dessa solução!

Entenda as vantagens da comunicação unificada

Essa solução pode trazer muitos benefícios para a companhia. Conheça alguns deles:

Maior eficiência da equipe

Ao utilizar ferramentas de comunicação integrada, os colaboradores conseguem desempenhar mais tarefas em menos tempo. Afinal, as soluções facilitam o diálogo, o que favorece a resolução de problemas em poucos minutos.

Sendo assim, as ferramentas permitem o melhor aproveitamento das horas de trabalho, melhorando o gerenciamento do tempo pelo próprio colaborador.

Redução de custos

Ao realizar reuniões por meio de videoconferências, evita-se o deslocamento da equipe. Isso reduz gastos com transporte e economiza o tempo dos colaboradores, que teriam que enfrentar congestionamentos na estrada.

Além disso, as redes PABX também diminuem os custos da empresa relacionados à cobrança de pulsos telefônicos.

Segurança

Ao adotar uma comunicação unificada a corporação tem mais segurança das informações. Isso ocorre porque os sistemas garantem o sigilo das ligações, o que evita que as negociações praticadas cheguem ao conhecimento dos concorrentes.

Qualificação do atendimento

Ao possuir várias linhas telefônicas, dificilmente uma chamada será perdida. Isso qualifica o relacionamento com o cliente, que não precisará fazer várias ligações até encontrar uma linha desocupada.

Conheça as ferramentas que permitem uma comunicação integrada

Quando as soluções são utilizadas em conjunto dentro de uma corporação, o resultado é mais eficiência, agilidade e qualidade no atendimento. Conheça as melhores opções para uma comunicação unificada:

1. Aplicativos de videoconferência

As soluções de videochamadas desempenham diversas funções ao mesmo tempo. Elas possibilitam a gravação de ligações, localização de contatos e visualização do status dos ramais. Desse modo, evita-se transferir a ligação para uma linha já ocupada.

Somado a isso, a solução também possibilita a realização de chamadas em vídeo, o que deixa a comunicação mais efetiva. Assim, o colaborador pode compartilhar a tela, enviar dados e resolver os problemas como se estivesse na mesma sala do cliente. Ou seja, ela otimiza as reuniões corporativas e permite a tomada de decisões mais rapidamente.

2. Sistema de ramais

Um sistema PABX é uma plataforma moderna de comunicação, que atende as principais necessidades de um negócio.

Ele alia tecnologia e confiabilidade e valoriza o atendimento ao cliente, garantindo sua satisfação. Afinal, ela permite receber e transmitir ligações simultaneamente. Com isso, ela dá mais agilidade ao atendimento ao criar um ramal para cada colaborador.

Ao transferir as chamadas rapidamente, as linhas principais ficam desocupadas para que uma nova ligação possa ser atendida.

O sistema também garante maior qualidade nas chamadas ao reduzir os ruídos e permitir o controle do volume de áudio. Ela ainda possibilita a elaboração de relatórios gerenciais para que o executivo controle tudo o que acontece na empresa.

3. Sistema de telefonia virtual

Um correio de voz interligado ao sistema de telefonia da corporação aperfeiçoa a comunicação com os clientes. Ele é capaz de armazenar recados, permitindo que sejam ouvidos a qualquer hora do dia.

Com isso, nenhuma mensagem importante é perdida por um erro de anotação ou esquecimento de um colaborador.

4. Aplicativos para celular

Muitos aplicativos desenvolvidos para os celulares diminuem os custos das ligações telefônicas e possibilitam o contato entre colaboradores e gestores, mesmo quando eles estão em viagem.

Ao implantar um sistema de PABX, por exemplo, pode-se transformar o celular em um ramal ou telefone IP. Isso proporciona maior cobertura para as ligações, pois não demanda de rede 3G para funcionar. Ademais, a solução garante mais produtividade, pois permite que o executivo solucione as demandas da corporação de qualquer lugar.

Outro modelo no mercado de aplicativo para celular permite reconhecer a operadora do contato telefônico. Ele também cria estatísticas sobre as ligações para analisar qual é a operadora mais utilizada.

Desse modo, a corporação tem mais informações para escolher a operadora telefônica que prefere trabalhar ou, até mesmo, optar pelo uso de mais de um chip para baratear os custos das ligações para os clientes.

5. Gravadores telefônicos

Precisa garantir a segurança das ligações telefônicas e evitar desentendimentos posteriores às negociações? Os gravadores eletrônicos facilitam o relacionamento com clientes e fornecedores.

Eles fazem a gravação de chamadas recebidas e realizadas e mantêm o sigilo da conversa. O equipamento armazena as informações de forma detalhada, com data, hora, número de telefone e sentido da ligação.

A solução ainda faz a integração com outros aplicativos comerciais a fim de facilitar a resolução de problemas do dia a dia. Ele ainda disponibiliza recursos para busca dos dados, monitoria online e um backup para evitar qualquer prejuízo às informações.

6. Sistema para redirecionar ligações

Essa solução permite interceptar chamadas antes mesmo delas serem atendidas. Com isso, pode-se adotar alguma ação de imediato como: bloquear, redirecionar ou liberar para atendimento.

Além disso, a ferramenta possibilita criar filtros de ações, registrando os números que não devem ser atendidos. Dessa forma, evitam-se os casos de trotes e chamadas inconvenientes de telemarketing.

7. Software para controlar os custos

Para complementar todas as facilidades das plataformas de comunicação unificada, a corporação pode implantar um software para controlar os custos das operações.

Ele faz um balanço completo dos gastos de telefonia, o que permite ao administrador orientar os colaboradores para que reduzam o tempo das chamadas, por exemplo.

A ferramenta também possibilita inserir crédito em determinados ramais da empresa, conforme a necessidade do usuário. Com todas essas funções, fica mais fácil gerenciar os custos das operações e adotar medidas efetivas para reduzir os gastos da corporação de forma inteligente.

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