6 dicas para diminuir os custos com manutenção de equipamentos
Tecnologia da Informação

6 dicas para diminuir os custos com manutenção de equipamentos

Escrito por Leucotron

Existem dois assuntos que estão muito presentes nas organizações atuais: a importância da tecnologia da informação e a redução de custos. Mas o que um tem a ver com o outro? Simples: uma forma eficaz de diminuir gastos nas empresas é por meio da manutenção de equipamentos de tecnologia.

Quando se fala em reduzir custos, a maioria dos gestores volta suas atenções para cortes de gastos com pessoal, encerramento de processos e fim de produtos estratégicos. De fato são despesas grandes que geram um impacto significativo no orçamento da organização, mas cortá-las não é a melhor solução.

Em médio prazo, a empresa pode perder em resultados, trabalhando com uma equipe reduzida e menos produtiva, comercializando menos produtos e serviços e funcionando por meio de processos manuais lentos e caros. O resultado disso é uma queda substancial na margem de lucro. Ou seja: de nada adianta cortar custos, se a empresa deixa de ser eficiente.

A melhor receita para a redução de gastos é cuidar daquelas despesas pequenas, que quase passam despercebidas, mas que podem ser otimizadas para proporcionar uma melhora no balanço financeiro da empresa, sem que haja perda de produtividade.

E a manutenção de equipamentos de TI é um destes custos. Com a ajuda da tecnologia avançada dos dias de hoje, é possível se organizar para conseguir uma otimização dos custos nessa área, gerando bons resultados para a empresa.

Veja, abaixo, 6 dicas para reduzir custos com manutenção de equipamentos de TI:

1. Atualize os softwares constantemente

Os softwares são os programas responsáveis por fazer com que os equipamentos funcionem da melhor maneira possível. Portanto, se um software estiver desatualizado, significa que o equipamento não será capaz de funcionar em sua capacidade máxima, trazendo prejuízos para a organização.

Muitas empresas adotam uma política de atualização automática de softwares. Portanto, se for um equipamento ligado à internet, as novidades podem ser implementadas automaticamente. Mas também há casos em que é necessário uma atitude proativa do responsável pelo equipamento.

Neste caso, o ideal é realizar um inventário no qual você possa controlar quais foram as últimas atualizações quando elas costumam acontecer. Assim, você minimiza a chance de perder alguma data importante de atualização.

2. Faça a manutenção preventiva

Assim como um carro ou um eletrodoméstico, equipamentos utilizados na empresa precisam passar por manutenção preventiva. Isso é fundamental para que tudo esteja sempre funcionando da melhor maneira possível.

A manutenção preventiva tem a grande vantagem de oferecer ao gestor a possibilidade de saber quais os valores necessários para que os serviços sejam realizados. Assim, você pode incluir os custos no seu orçamento.

Equipamentos que não passam por manutenção preventiva, podem apresentar problemas. Além de ficarem indisponíveis para uso, durante um certo tempo, o conserto ainda ficará bem mais caro do que o custo de se seguir o cronograma de manutenções programadas pelo fabricante.

É importante que os funcionários responsáveis por cada equipamento tenham essas datas em mente.

3. Adote soluções em nuvem

Cada vez mais, o cloud computing tem se tornando essencial para as empresas. A computação em nuvem possibilita ganhos de performance na gestão de dados e também ajuda a reduzir custos com manutenção de servidores e locação de espaço para acomodar estes equipamentos.

Mas não é só isso. O cloud computing é uma solução eficaz e segura, que faz com que os dados da organização estejam sempre disponíveis para apoiar o processo de tomada de decisões na empresa. E, como se não bastasse, ainda traz maior segurança, já que a possibilidade de fraudes em servidores em nuvem é bem menor do que na gestão tradicional de informações.

Se a sua empresa ainda não adotou as soluções de computação em nuvem, procure saber mais sobre o tema e veja como você poderá economizar em muitas frentes, dentre elas a manutenção de equipamentos.

4. Elabore um mapeamento de custos

Para controlar e reduzir custos com manutenção de equipamentos, primeiro é preciso saber de onde essas despesas estão vindo. Para isso, é preciso implementar um sistema de gestão das manutenções, com dados como horas de trabalho e materiais utilizados na execução de serviços em cada uma das máquinas.

Com isso você consegue realizar a alocação mais eficiente de recursos para manutenção, reduzindo custos com serviços desnecessários. Essa gestão ajuda muito, principalmente na questão da manutenção preventiva, que já foi tratada aqui no post.

5. Organize os softwares

A maioria dos softwares funciona por meio de licenças especiais de utilização. Ou seja: a empresa compra o software, mas precisa pagar para utilizá-lo. E essas licenças precisam de uma renovação, cuja periodicidade varia de acordo com o fabricante.

A não observação desses prazos de validade gera cobrança de multa e torna-se um gasto desnecessário na utilização de equipamentos.

Portanto, a gestão dos softwares é fundamental para evitar este tipo de custo para a empresa. O ideal é montar um inventário eletrônico de todos os softwares que são utilizados na organização, com as suas respectivas datas de renovação de licença.

Para que isso funcione bem, você pode deixar que cada funcionário que utiliza o software fique responsável por controlar a sua data de validade, alertando o gestor sobre a necessidade de atualização.

6. Estude a possibilidade de alugar equipamentos

Dependendo do ramo de atuação e da quantidade e volume dos equipamentos necessários, o aluguel pode ser uma solução interessante para a sua empresa.

A grande vantagem de alugar um equipamento, em vez de adquiri-lo, é que você passa a não ser mais o responsável pelos custos com manutenção. Estes ficam a cargo da empresa que está cedendo os equipamentos para a organização.

Com um contrato de aluguel bem-feito, você consegue minimizar estes custos e ganhar em agilidade em seus processos internos, já que terá os equipamentos sempre funcionando em sua máxima capacidade.

Como você pôde perceber, a manutenção de equipamentos esconde custos que, se cortados, podem representar um grande diferencial para os resultados da sua empresa. Se você tem mais alguma sugestão que possa ajudar na redução de gastos, participe deste post deixando seu comentário!

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