7 dicas para uma boa gestão de escritório compartilhado
Gestão de Empresas

7 dicas para uma boa gestão de escritório compartilhado

Escrito por Leucotron

Entre as tendências contemporâneas para ambientes de trabalho, o escritório compartilhado é uma das mais adotadas pelas empresas ligadas em inovação e criatividade. Conhecido também como coworking, os espaços proporcionam uma alternativa para o âmbito organizacional, trazendo novidades e muitos benefícios para o dia a dia de equipes corporativas.

Para usufruir das vantagens do escritório compartilhado é necessário que sua gestão elabore estratégias projetadas para este contexto, oferecendo soluções diferenciadas para funcionários e colaboradores. Com uma administração eficiente, os ganhos podem ser rapidamente percebidos, como o aumento da produtividade e a economia de recursos.

Entre as medidas que auxiliam a adaptação de uma equipe nos espaços compartilhados de trabalho, está o uso adequado de ferramentas especiais e a projeção de um local que possibilite a troca e a mobilidade das atividades desempenhadas.

Confira em 7 dicas quais são as principais medidas de gestão para o escritório compartilhado e como elas podem influenciar nos resultados do trabalho.

1. Equipes estruturadas

Nem todo perfil profissional se adapta com facilidade em escritórios compartilhados. Saber identificar os prós e contras de cada funcionário auxilia direcionar melhor os setores e as responsabilidades. Em toda empresa onde é inserido este modo de trabalho, idealmente deve se haver pequenos treinamentos para demonstrar a funcionalidade deste modo organizacional.

Os modos de acompanhar e gerenciar as tarefas devem ser repensadas para funcionarem remotamente, gerando relatórios que tragam o número de horas trabalhadas e a porcentagem de atividades cumpridas dentro do prazo. O bom andamento da equipe depende de sua capacidade de adaptação, assim de como os líderes e gerentes serão posicionados.

2. Instrumentos para a flexibilidade da jornada

Cada vez mais os turnos de trabalho se tornam horas distribuídas pela semana, de acordo com os hábitos e obrigações de cada profissional. Algumas ferramentas otimizam as atividades, trazendo organização e clareza na execução das atividades. Essas ferramentas podem, geralmente, ser instaladas nos computadores e tablets disponibilizadas pela empresa ou também nos smartphones e laptop pessoais.

Plataformas de texto online permitem que mais de uma pessoa edite projetos e documentos simultaneamente, conectando a colaboração de modo intermitente. Um cronograma virtual, associado a uma agenda corporativa auxilia na manutenção dos prazos e no controle de qualidade do trabalho.

3. Implementação de boas ferramentas de comunicação

A comunicação nos espaços de trabalho compartilhados devem possuir canais próprios e específicos para o mundo corporativo. Soluções como o PABX melhoram o sistema de atendimento, direcionando as ligações de modo inteligente, resultando em menos tempo de espera, ligações com mais qualidade e economia de recursos.

Os sistemas de ramais móveis permitem que as pessoas da empresa recebam ligações em seus próprios smartphones, podendo realizar reuniões e atendimentos mesmo quando em trabalho de campo. Aplicativos especializados de mensagens também podem ser instalados, trazendo dinamismo na comunicação.

4. Gestão integrativa

Um dos maiores desafios dos espaços de trabalho compartilhados é a administração da interação e da competitividade entre equipes. Direcionados da forma adequada, equipes podem usufruir de maneira saudável e progredir com o trabalho, utilizando os pontos positivos desta proximidade entre profissionais.

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Promover atividades que tragam a colaboração entre os funcionários de diferentes setores, ou mesmo de diferentes empresas, gera troca de conhecimento e impulsiona a apreensão de novas habilidades. As dinâmicas podem ser realizadas de modo concentrado, como treinamentos intensos e de curta duração, ou em planejamentos estendidos, como ciclo de palestras e atividades motivacionais.

5. Arquitetura inteligente

A eficiência de um espaço compartilhado de trabalho depende também de sua estrutura e da forma como são configurados seus ambientes pela arquitetura. Iluminação natural, boa ventilação e cômodos amplos são pontos que podem influenciar mais na produtividade do que se imagina.

A estrutura contribui para o bem-estar pessoal, devendo proporcionar silêncio e privacidade para o desenvolvimento das tarefas, ao mesmo tempo, trazendo a interação entre ambientes. As salas de reuniões devem ter portas fechadas e separadas dos salões. A sinalização dos ambientes de trabalho, banheiros, recepção e refeitório devem contribuir para a organização e circulação das equipes no espaço, sendo executadas por equipes competentes para este fim.

6. Investimento em estrutura

Dando continuidade à gestão do espaço físico, um guarda-volume deve ser disponibilizado para que funcionários tenham onde armazenar equipamentos, pastas e documentos com segurança. Caixas postais podem ser bastante úteis para o recebimento de correspondência, facilitando a logística das equipes, cliente e colaboradores.

A internet deve ser ter boa velocidade, garantindo a cobertura em todo o espaço com a instalação de modens e roteadores de qualidade. A agenda de limpeza e manutenção dos espaços deve ser compartilhada com todos, de modo a não interferir em atividades em andamento. Uma máquina de café e um filtro de água contribuem para o bem-estar, cujo momento de pausa e descanso também não deve ser esquecido pela gestão.

7. Investimento em ferramentas de gestão

A maioria das empresas que opta pelo escritório compartilhado investe, simultaneamente, nas soluções em tecnologia para melhorar a produtividade de seus funcionários. Ferramentas de gestão garantem a elaboração de projetos em associação aos demais instrumentos utilizados pela equipe.

As ferramentas corporativas trazem soluções bastante completas, podendo funcionar como rede social interna, agenda, relatórios e muito mais. As possibilidades ampliadas como reuniões remotas, edição de projetos online e sistema de ramais móveis garantem a mobilidade de toda a equipe, trazendo maior bem-estar para o dia a dia de trabalho.

Embora muitos gestores tenham a ideia de que implementar soluções tecnológicas geralmente sejam caras e trabalhosas, as ferramentas modernas podem trazer uma significativa economia de recursos administrativo. Compilando funções de otimização de tarefas, aumenta a produtividade elevando o nível da comunicação entre equipe, colaboradores e clientes.

A gestão do escritório compartilhado deve corresponder às categorias de inovação pretendidas pelo mercado contemporâneo. Fazendo uso das ferramentas adequadas, a equipe poderá usufruir das melhores condições para alcançar as metas estipuladas pela liderança dentro de um coworking.

A tendência tecnológica das empresas é tornar a cada passo as jornadas mais flexíveis e agradáveis, trazendo autonomia para suas equipes e especialização para seus gestores.

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