Entenda os maiores desafios de abrir um consultório médico hoje

O Brasil é o país do empreendedorismo. No entanto, isso não quer dizer que empreender seja uma simples missão. Abrir um consultório médico e torná-lo referência entre os pacientes, por exemplo, é uma tarefa que exige muito mais do que conhecimentos em medicina. É preciso investir também em gestão.

Quem deseja ter o próprio consultório precisa entender o atual cenário econômico brasileiro e estar preparado para os diversos desafios a serem superados em busca de sua melhor gestão e organização.

Nesse contexto, preparamos este post, que tem como objetivo apresentar os principais desafios de abrir um consultório médico nos dias de hoje. A seguir, você não só conhecerá os obstáculos, como receberá dicas para superá-los, alcançar o sucesso e conquistar cada vez mais pacientes.

Entre os maiores desafios de abrir um consultório médico hoje, estão o excesso de burocracias administrativas, as dificuldades para organizar o histórico de pacientes e a ineficiência na marcação de consultas e retornos.

Problemas para atrair os primeiros clientes, dúvidas ao precificar os serviços médicos e não fazer gestão adequada da agenda também são questões enfrentadas por profissionais que abrem o próprio negócio.

É preciso, ainda, ter atenção a pontos como marketing e finanças, para conseguir manter a empresa sempre em alta.

Caso tenha interesse em saber mais sobre os maiores desafios de abrir um consultório médico hoje, continue com a leitura!

1. Lidar com o excesso de burocracias administrativas

Muitos médicos sonham em ter o próprio escritório, mas ainda não se deram conta de que isso é se tornar um empreendedor e não um simples profissional da área médica. Isso quer dizer que, muito mais do que um bom nível de especialização em medicina, deverão estar preparados para a gestão administrativa de um negócio.

Por isso, assim como em qualquer empresa, o gestor deve preocupar-se com inúmeras questões:

• conhecer e controlar custos operacionais (aluguel, água, luz, telefone);
• adquirir mobiliário;
• contratação e pagamento de secretária;
• organização da agenda de consultas;
• gestão do cadastro de pacientes;
• manutenção de equipamentos;
• pagamento de impostos.

De fato, esse excesso de responsabilidades relacionadas ao funcionamento de um consultório pode desanimar os menos persistentes. Porém, para você que deseja e pretende se esforçar pelo crescimento do negócio, existem dicas para tornar o desafio menor do que parece.

A dica é investir em planejamento. Comece a incorporar um pensamento empreendedor e tenha o hábito de planejar cada ponto de seu negócio. Além disso, seja organizado e utilize ferramentas tecnológicas para organizar as finanças e não perder prazos.

2. Ter dificuldades para organizar o histórico dos pacientes

Todo médico que deseja abrir um escritório busca alcançar a fidelização de seus pacientes. Dessa forma, é natural que você acompanhe o quadro de saúde de um mesmo indivíduo por um longo período, com várias consultas e muitos retornos.

O que acontece é que, por falta de experiência com questões operacionais, alguns médicos não conseguem manter o histórico de consultas de seus pacientes armazenado e devidamente organizado. Isso acaba comprometendo a qualidade do atendimento.

Mas é possível corrigir essa falha com a implementação de um software de gestão voltado para a área médica. Uma boa ferramenta o ajudará a manter tais dados seguros e organizados, podendo ser facilmente visualizados.

Salienta-se que, com tanta tecnologia disponível, não é interessante manter um controle manual e em agendas físicas, pois elas podem se perder ou danificar e prejudicar todo o andamento de suas consultas.

3. Ter ineficiência na marcação de consultas e retornos

Um consultório médico precisa ser eficiente ao marcar as consultas e os retornos de seus pacientes. Afinal, isso está relacionado à qualidade do atendimento e influencia diretamente a satisfação de sua clientela.

No entanto, sem as ferramentas adequadas, isso pode se tornar um grande desafio para a maioria dos médicos. Imagine ter que fazer todo esse controle sozinho ou confiar apenas em sua memória e em anotações. Certamente, as chances de erros no processo são grandes.

Portanto, uma estratégia eficiente é automatizar esses procedimentos por meio de um software que ofereça soluções de telefonia, por exemplo.

Frisa-se que os benefícios da utilização dessa tecnologia vão muito além de uma melhor comunicação com o paciente, pois eles também contribuem para uma maior organização do consultório, redução de custos com telefone e, ainda, confere mais mobilidade ao médico, que pode trabalhar e checar a sua agenda a qualquer momento e em qualquer local.

4. Ter problemas para atrair os primeiros clientes ao abrir um consultório médico

Tomar a decisão de abrir um consultório médico é apenas o primeiro passo para se tornar um médico empreendedor. Logo em seguida, começa a surgir uma das maiores dúvidas desses empreendedores: como atrair os primeiros clientes?

Essa é uma dúvida comum, especialmente porque vivenciamos um período de crise econômica em nosso país. Isso tem contribuído para uma mudança no comportamento do consumidor, que, nos dias de hoje, é mais seletivo e exigente.

Apesar de parecer um grande obstáculo, alguns passos podem facilitar a sua entrada no mercado:

• escolha o seu público-alvo;
• planeje a localização com base no público escolhido;
• programe campanhas de marketing com linguagem e abordagem adequada;
• invista na infraestrutura da clínica/do consultório.

Em outras palavras, tenha em mente o tipo de cliente que você atenderá (idade, sexo, renda mensal, tipo de serviço mais demandado) e trabalhe todo o seu marketing, tendo como referência as expectativas e as necessidades desse grupo de pessoas.

5. Ter dúvidas ao precificar os serviços médicos

Precificar um produto ou serviço não é uma tarefa simples. Muitos fatores contribuem para a formação de seu valor e é preciso avaliar todas essas questões.

Médicos em fase inicial de abertura de um consultório podem ter dúvidas sobre quanto cobrar pela consulta e pelos procedimentos realizados e, diante disso, a melhor saída é realizar uma análise minuciosa dos gastos operacionais.

Em resumo, o valor cobrado por uma consulta precisa ser justo para o paciente, cobrir os custos de seu consultório e, é claro, valorizar os anos de estudo e dedicação à medicina. A princípio pode parecer complexo, mas tudo isso não basta de uma análise de custos e pesquisa de concorrência.

Anote todos os seus gastos mensais — desde a secretária à conta de telefone — e em seguida observe os valores cobrados em outros consultórios médicos — é importante que eles tenham um público semelhante ao seu. Com tais informações em mãos, você conseguirá definir um valor competitivo e capaz de manter o seu negócio em funcionamento de maneira saudável.

6. Não fazer gestão adequada da agenda

Outro desafio de abrir um consultório médico hoje é não saber como fazer a gestão adequada da agenda. Muitos profissionais confundem os seus compromissos pessoais com os da clínica, o que pode gerar problemas como:

• atrasos;
• confusão com datas;
• não confirmar consultas com os pacientes;
• não saber os horários disponíveis para encaixe.

Todos esses obstáculos são evitados quando o médico sincroniza a sua agenda pessoal com a profissional. Dessa forma, sabe exatamente quando tem um compromisso fora do consultório e não marca uma consulta no mesmo horário.

Também é importante criar o hábito de consultar a agenda todos os dias. Assim, sabe-se exatamente os horários das consultas e, assim, evita atrasos, que podem comprometer a imagem do consultório perante os pacientes. Caso aconteça algum imprevisto, comunique imediatamente às pessoas afetadas por WhatsApp ou SMS.

A gestão adequada da agenda passa também por sempre confirmar as consultas com os pacientes, de preferência, na véspera. Dessa forma, é possível alterar os horários, caso alguém não possa comparecer.

Esse cuidado também facilita os encaixes, caso haja alguma disponibilidade na agenda. Não ter horário vago é bom para o médico e, também, para os pacientes, que podem se consultar antes do previsto.

7. Deixar de investir em tecnologia

Outro desafio de abrir um consultório médico hoje é ignorar a importância de investir em tecnologia. Muitos médicos preferem não fazer esse investimento e, no futuro, se arrependem, pois percebem que perdem tempo valioso com tarefas que poderiam ser automatizadas.

Enfrente esse obstáculo separando parte do investimento inicial para abrir consultório para investir em tecnologia. Softwares de gestão e centrais de PABX, por exemplo, podem otimizar o trabalho do médico.

8. Não otimizar processos

Ignorar o uso de ferramentas para otimizar processos é outro obstáculo enfrentado por quem quer abrir um consultório médico hoje. Muitos médicos fazem manualmente tarefas que poderiam ser realizadas mais rapidamente com o uso do recurso certo.

Resolva esse desafio com uma análise cuidadosa dos processos do dia a dia. Veja o que poderia ser otimizado com a aquisição de uma ferramenta específica para a tarefa. Você (ou sua secretária) precisa mesmo ligar para os pacientes para confirmar a consulta ou vale mais a pena contratar uma tecnologia para fazer essa confirmação de forma automatizada? Veja se o investimento compensa.

9. Não traçar metas claras

Para o consultório médico crescer, traçar metas claras e objetivas é um cuidado essencial. Para isso, é preciso não só especificar o que gostaria de atingir, mas também em quanto tempo e como.

Entre as metas que você pode estabelecer para o seu negócio, estão:

• quantidade diária de pacientes;
• faturamento mensal do consultório médico;
• lucro mensal.

Investir em planejamento é importante, pois quem sabe aonde quer chegar tem a possibilidade de aplicar recursos financeiros em áreas que são realmente importantes para atingir os seus objetivos.

10. Não investir em marketing

De nada adianta ter um consultório médico de primeira linha se potenciais pacientes não sabem que ele existe. Por isso, não investir em marketing é um dos pecados cometidos por quem está abrindo um negócio na área de saúde.

Esse investimento não precisa ser alto. Apostar em ferramentas de marketing digital, como blog, site ou fanpage no Facebook é uma forma barata e eficiente de divulgar o consultório médico.

Para não errar o alvo, antes de começar a mostrar a sua empresa para o mundo, tenha bem definido o público-alvo que deseja atingir.

11. Não usar software de gestão de consultório médico

Foi-se o tempo em que as secretárias de consultórios médicos contavam apenas com agendas de papel e formulários de cadastro para cadastrar pacientes e marcar consultas. Com o advento da tecnologia, vários processos do negócio podem ser automatizados.

Otimize a sua rotina ao fazer investimento em um software de gestão de consultório médico. Com a ajuda da ferramenta, você pode organizar e fazer a gestão de tudo o que está relacionado à empresa e aos seus processos. Outra vantagem da tecnologia é que é intuitiva e fácil de usar. Veja algumas funcionalidades que um software do tipo na área de saúde pode ter:

• agendamento de consultas;
• cadastro de pacientes;
• prontuários;
• dados financeiros.

Aposte no uso de um software de gestão de consultório médico para ter tudo o que precisa sobre o seu negócio a um clique de distância. Outra vantagem de investir na tecnologia é que você pode acessar as informações de onde estiver, inclusive pelo celular. Isso agiliza processos e permite uma organização ainda melhor.

12. Não fazer o planejamento tributário

Outro erro cometido por quem abre um consultório próprio é ignorar a importância de fazer o planejamento tributário do negócio. Esse cuidado é extremamente importante para, assim, conseguir reduzir os encargos tributários cobrados da sua empresa.

Em linhas gerais, o planejamento tributário consiste no estudo da legislação vigente para buscar possibilidades de economia para um negócio em pontos como impostos e afins.

Investir em planejamento tributário é uma tarefa árida, que exige o auxílio e/ou a contratação de profissional especializado. Para ter certeza que o seu consultório médico está enquadrado no melhor regime tributário, considere recorrer a um contador para auxiliá-lo na tarefa.

Conforme demonstrado ao longo deste conteúdo, abrir um consultório médico é uma escolha desafiadora. Trabalhar para si mesmo é uma atitude empreendedora e que pode trazer bons frutos, principalmente no que diz respeito à qualidade de vida e à realização profissional.

Para não ter dor de cabeça ao abrir o seu consultório médico, defina metas claras, conte com a ajuda da tecnologia e mantenha controle eficiente do cadastro de pacientes e consultas.

É importante também ter atenção às finanças da empresa, com planejamento tributário adequado e, ainda, separar parte do seu investimento para ações de marketing.

Não desanime diante das dificuldades, adote uma postura otimista e estratégica na condução de seu negócio e lembre-se de aplicar todo o conhecimento aqui adquirido. Vai fazer toda a diferença para a sua empresa!

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