7 ferramentas para PMEs essenciais no dia a dia de trabalho

Fazer mais com menos — essa é uma necessidade inquestionável dos empreendimentos de pequeno e médio porte no Brasil. Mas se você quer melhorar a qualidade, aumentar o controle e facilitar a gestão com uma equipe enxuta, temos uma boa notícia: algumas ferramentas para PMEs podem ajudá-lo.

Quer saber quais são elas? Quer descobrir como elas facilitam o trabalho em uma pequena empresa e permitem que um quadro de funcionários reduzido consiga realizar todas as tarefas e garantir um bom atendimento? Então confira o post de hoje!

Entenda a importância das ferramentas para PMEs

Como já falamos na introdução, as PMEs contam com um quadro de pessoal reduzido. Embora alguns considerem essa situação limitante, na verdade ela é essencial para diminuir os custos.

Mas para que o número reduzido de funcionários não afete a qualidade dos serviços e nem prejudique o atendimento ao cliente, é essencial recorrer a recursos tecnológicos. Eles realizam ou auxiliam em tarefas, otimizando o tempo e conferindo agilidade aos processos.

Ao recorrer a tecnologia, o gestor de uma PME tem as seguintes vantagens:

• elimina a necessidade de manter um número grande de funcionários para executar atividades burocráticas e repetitivas;
• agiliza os procedimentos, garantindo um atendimento rápido e satisfatório do cliente;
• reduz custos, especialmente com a folha de pagamento;
• tem uma noção exata do que realmente acontece em sua empresa;
• tem a possibilidade de delegar e acompanhar tarefas de forma eficiente;
• permite que os funcionários se dediquem a atividades que geram maior impacto no faturamento.

Vamos conhecer algumas dessas ferramentas tecnológicas?

Conheça as principais ferramentas para PMEs

Reduzir custos, facilitar a comunicação e a distribuição de tarefas, reduzir a necessidade de deslocamento — a tecnologia pode ajudar as PMEs de diversas formas. Conheça algumas delas:

1. PABX

O sistema PABX é uma das tecnologias mais importantes para a telefonia nas organizações. Apesar de já estar consolidado no mercado, muitas PMEs ainda não entenderam a importância dele para reduzir custos e facilitar o atendimento.

Ele permite a distribuição das ligações recebidas pela rede de aparelhos telefônicos da empresa e, quando programado a partir de um menu, reduz a necessidade de pessoas para fazerem esse atendimento e direcionamento.

Assim, o cliente pode escolher a opção desejada — um ramal ou setor — e ter sua necessidade atendida rapidamente. A empresa também não precisa dispor de uma série de atendentes ou tomar um grande tempo de um funcionário para isso.

Outra vantagem é que a comunicação interna acontece sem custo: basta discar o ramal e se comunicar com o outro colaborador pelo tempo que for necessário, contando com uma ligação de alta qualidade.

Existem outras vantagens no uso do PABX e, por isso, vale a pena os gestores de PMEs se informarem a respeito delas e saberem o quanto essa ferramenta pode ser útil ao negócio.

2. Ramal remoto

Os ramais móveis ou remotos são aparelhos telefônicos com ramal que podem ser deslocados livremente.

Isso significa que um telefone celular pode ser utilizado como ramal, o que facilita a comunicação e reduz custos. Portanto, aquele colaborador que realiza qualquer trabalho externo pode ser facilmente acionado pelo aparelho, com um custo reduzido.

Ele pode ser contactado tanto nos momentos de trabalho interno quanto externo, com a mesma comodidade. O cliente, fornecedor ou parceiro não precisa recorrer a diferentes números para se comunicar.

3. Equipamentos para videoconferência

Em pequenas ou grandes cidades, o deslocamento é um fator que prejudica a produtividade. Seja pelo tempo gasto no trânsito ou na estrada, o fato é que muitos colaboradores passam mais tempo em locomoção do que efetivamente atuando.

Os equipamentos para videoconferência eliminam esse problema e podem fazer com que um único dia seja mais produtivo que a maioria das semanas. Ele permite a realização de treinamentos, reuniões com clientes, fornecedores e parceiros.

Dessa forma, o gestor ou qualquer membro da equipe pode terminar um compromisso e iniciar imediatamente outro. A agenda pode ser otimizada, porque não é necessário deixar uma “folga” para prevenir imprevistos e evitar atrasos.

Portanto, o equipamento de videoconferência é um aliado fundamental para a produtividade, fazendo com que o seu time realize as tarefas internamente, não necessitando de realizar reuniões externas e, consequentemente, renda muito mais.

4. Armazenamento de documentos em nuvem

Manter dados e documentos em nuvem é fundamental para a organização, segurança e mobilidade da empresa.

Essa ação permite que as informações sejam visualizadas em qualquer lugar com acesso à internet, o que faz com que gestores ou representantes não tenham sua atuação remota limitada.

O armazenamento na nuvem também é importante para a segurança. Quando os dados são mantidos apenas nos equipamentos físicos na empresa, eles podem sofrer algum dano irrecuperável.

A nuvem acaba com este problema. Mesmo que o equipamento quebre, o local da empresa seja afetado por um desastre ou sua sede sofra um roubo existe essa cópia armazenada virtualmente.

Também é possível separar os arquivos em pastas relacionadas aos diferentes setores da PME e subpastas referentes a assuntos específicos. Apenas o gestor ou determinados funcionários terão acesso a essas informações.

5. Enterprise Resources Planning (ERPs)

Os softwares para o planejamento de recursos empresariais são um aliado importante para as PMEs. Eles automatizam tarefas, integram informações, reduzem erros e aumentam o controle.

Apenas para dar uma ideia do que esses sistemas podem fazer, vamos imaginar uma operação corriqueira de venda. Ao faturar um produto, o software não só emite a nota fiscal, mas dá baixa no estoque, lança os dados para as áreas contábil e financeira, calcula impostos, sinaliza a necessidade de realizar novas compras etc.

Ou seja, se antes a empresa precisava de várias pessoas (e planilhas) para cuidar desses aspectos, um único software faz tudo de forma automática e sem erros. A empresa pode reduzir o número de funcionários ou alocá-los em tarefas produtivas.

6. Aplicativos para a delegação de tarefas

Com poucos ou muitos funcionários, o fato é que o trabalho da empresa precisa ser feito. A distribuição das tarefas e um fluxo produtivo é essencial para o bom andamento do negócio. Existem aplicativos que podem ajudar nesse aspecto.

Um exemplo é o Trello, em que o gestor pode criar cartões com as tarefas que devem ser realizadas e onde pode detalhar, inclusive, as etapas de execução. Cada colaborador tem acesso as suas atividades e pode sinalizar o que foi cumprido ou falta cumprir.

Dessa forma, o gestor tem uma visão exata do andamento das atividades. Ele pode identificar gargalos e tomar providências.

7. Ferramentas úteis para o marketing digital

Hoje, qualquer empresa pode fazer marketing a um custo acessível com as ferramentas digitais. Cadastrar a empresa no Google Meu Negócio, fazer anúncios em AdWords, manter um site, blog e canal no YouTube são algumas dessas possibilidades.

Essa é uma forma de colocar a sua empresa no mapa, fazê-la aparecer nos mecanismos de busca, conquistar clientes e aumentar o faturamento. Portanto, essas ferramentas não deveriam ser negligenciadas por nenhuma PME.

E você, já usa algumas dessas ferramentas para PMEs em seu negócio? Quer saber mais? Então não perca tempo! Converse com a Leucotron agora mesmo e descubra possibilidades tecnológicas que vão aumentar a produtividade e reduzir custos na sua empresa. Aguardamos seu contato!