Gestão de matrícula: saiba como otimizar esse processo na prática

Começo e final de ano são momentos corridos para as instituições de ensino. É preciso cuidar do ingresso de novos alunos, abrir novas vagas e efetivar uma série de procedimentos relacionados à gestão de matrícula. O problema é que o excesso de atividades sobrecarrega os colaboradores e, muitas vezes, o processo se torna mais demorado.

Então, o que fazer? Neste post, vamos apresentar dicas para otimizar o gerenciamento das inscrições dos estudantes e, assim, facilitar o trabalho dos funcionários. De quebra, você ainda assegura que todas as informações sejam corretamente armazenadas, situação que evita erros e retrabalhos.

Vamos lá? Confira as sugestões a partir de agora:

Use um sistema de gestão acadêmica online

Um software especializado ajuda a automatizar as matrículas e melhorar toda a administração escolar. Entre as funcionalidades executadas por esse sistema estão:

• geração automática de contratos;

• cálculo automatizado das matrículas já recebidas e aquelas que serão reunidas;

• controle dos recebimentos com o passar dos meses;

• fornecimento de relatórios que permitem diversas análises.

Outra vantagem é a acessibilidade dos dados, que podem ser verificados sempre que necessário. Tenha em mente que o momento da matrícula é a porta de entrada do aluno. Isso significa que ignorar a tecnologia pode causar uma impressão de desorganização e, em última instância, ocasionar desinteresse e prejudicar a captação de novos estudantes.

Já o sistema de gestão acadêmica online torna o processo mais eficiente e automatizado, o que reforça a reputação da instituição perante o mercado. O cuidado que se deve ter é com o prestador do serviço, que precisa atender seus objetivos, além de oferecer ferramentas e suporte de qualidade para o seu trabalho.

Outro detalhe relevante é que o software deve se adequar às mudanças do mercado. Em outras palavras, é importante que ele seja constantemente atualizado para suprir às demandas que, por ventura, seu negócio apresente. Dessa maneira, fica mais fácil fazer um controle eficiente das finanças, otimizar o tempo dos colaboradores e os recursos utilizados e analisar os dados com mais precisão.

Por fim, outra facilidade do software de gestão específico para matrículas é a captação de alunos. Isso porque se observa o retorno das ações e novas oportunidades são visualizadas. Você consegue acompanhar o funil de vendas e gerenciar os contatos. Também pode automatizar as ligações para confirmação de matrícula a fim de evitar gastos de tempo de atendimento desnecessários.

Envie e armazene documentos digitalizados

As instituições de ensino que mantêm arquivos físicos perdem uma ótima oportunidade de se reinventarem e automatizarem o gerenciamento de matrículas. Esse processo antigo de armazenamento dificulta e traz morosidade à busca por informações. Além disso, pode haver a perda de documentos.

Por sua vez, a digitalização permite centralizar os arquivos em um local específico. As informações ficam integradas e disponibilizadas de maneira online. Com isso podem ser acessadas a partir de qualquer dispositivo, como os smartphones. Assim é possível, por exemplo, acessar o histórico e boletim dos alunos com mais agilidade e verificar se há alguma pendência na hora de fazer a matrícula.

Lembre-se de que a computação em nuvem é a melhor alternativa nesse caso. O software de gestão já pode trabalhar com esse modelo, o que aumenta a capacidade de armazenamento, permite a integração do banco de dados e outros benefícios.

Determine prioridades de matrícula

Essa questão passa por uma autoanálise do negócio. Veja o que foi realizado anteriormente e o que deve ser modificado para melhorar no próximo processo. Pense, por exemplo, em como as matrículas foram conduzidas nos últimos anos, quais resultados apresentaram e como está o índice de inadimplência.

Considere ainda a estimativa de vagas. Avalie a média de estudantes que não renovarão a matrícula antes mesmo do prazo para a renovação. Desse modo, há tempo suficiente para captar novos alunos e garantir que a sua instituição de ensino tenha a mesma média de estudantes inscritos.

Para essa estimativa de vagas é possível usar um sistema automático de confirmação por telefone, como o Confirma, da Leucotron. Ele integra com o software de gestão e verifica se o estudante continuará no próximo ano letivo. Devido a suas funcionalidades, contribui muito com as campanhas realizadas e facilita a programação para o ano seguinte.

Analise as possíveis falhas da gestão de matrícula

Um passo fundamental é fazer essa avaliação para identificar problemas que, atualmente, ocorrem. Verifique se há filas para inscrições ou matrículas, se os processos são acessíveis tanto para os alunos interessados quanto para os colaboradores, se o atendimento das demandas é rápido e eficiente e por aí vai.

Se necessário, entreviste colaboradores, alunos, professores e até pais para saber o que eles pensam. Corrija as falhas e pense o que pode ser aprimorado, porque essa medida ajuda a atrair novos interessados e evita o comprometimento da curiosidade de outras pessoas, que pode prejudicar as novas matrículas.

Otimize sua campanha de rematrícula

A ideia aqui é considerar os alunos e seus pais, e pensar sobre os aspectos determinantes para a renovação do contrato com sua instituição de ensino. Avalie em quais canais eles mais buscam informações e quais processos burocráticos poderiam ser reduzidos para facilitar esse procedimento.

Esse é o começo do planejamento da campanha de rematrícula. Avalie o que já trouxe resultados e as ações que não devem ser repetidas. Defina o orçamento, organize as ações e delimite os responsáveis por cada estágio. Ao fazer essa análise você pode ter resultados surpreendentes.

Por exemplo: talvez você conclua que suas campanhas na TV trazem um resultado aquém do esperado, porque o custo de manutenção é muito alto. Nesse caso, você pode adotar estratégias mais rentáveis, como o investimento em mídias sociais e em um sistema de telefonia para auxiliar sua estratégia de SAC 2.0.

Como você pôde perceber, fazer uma boa gestão de matrícula é uma atividade que merece atenção, mas que traz várias vantagens para a sua instituição de ensino. Agora é só colocar essas ideias em prática e ver os resultados melhorarem.

Se você gostou das sugestões e quer ter acesso a outras recomendações diretamente no seu e-mail, aproveite e assine a nossa newsletter!