Integração na empresa: saiba como é importante aliar a TI com os demais setores

Hoje, as inovações tecnológicas ditam o ritmo do mercado, alterando a maneira como as empresas vendem, atraem clientes e realizam a gestão empresarial. Por isso, o setor de Tecnologia da Informação vem ganhando cada vez mais relevância dentro das organizações.

Mas para que a TI atinja os objetivos esperados e se torne um diferencial competitivo, ela deve se comunicar de maneira constante com os demais setores do negócio, garantindo que a integração na empresa seja fluida e focada em resultados. Nesse post, vamos mostrar como garantir que isso aconteça e as vantagens que uma TI atuante traz para todo o empreendimento. Confira!

Melhorando o setor fiscal e financeiro

Lidar com uma enorme quantidade de dados sensíveis de uma empresa, que vão desde a folha de pagamentos dos funcionários, passando por controle de fluxo de caixa e o pagamento de impostos é uma missão complicada, mesmo para empresas de grande porte, boa estrutura e equipes qualificadas.

As soluções desenvolvidas e mantidas pela TI podem auxiliar de maneira decisiva nas tarefas desses setores, automatizando processos, organizando e armazenando dados de maneira eficiente e transmitindo essas informações de maneira segura para terceiros, como para o Fisco.

Entre as soluções de TI para esses setores temos serviços de backup na nuvem até softwares completos de controle financeiro e fiscal, como os ERPs — sigla em inglês para Sistema de Gestão Empresarial. Esse tipo de programa não só coleta informações fiscais e financeiras de todos os setores da empresa, como traduz esses dados em relatórios e tabelas de fácil leitura para a tomada rápida de decisões estratégicas.

Aprimorando o atendimento e vendas

O contato direto com clientes é um momento-chave das organizações. É ali que mora o coração da empresa, onde ela consegue realizar uma venda ou transformar um comprador eventual em um consumidor fiel.

A TI também pode ter um papel importante nesse momento. Os sistemas de gestão de telefonia, por exemplo, garantem que o atendimento pós-venda realizado por esse meio seja estável, organizado e ágil.

Soluções como PABX transformam a telefonia em uma ferramenta mais eficiente, permitindo a organização de ramais da empresa e o direcionamento adequado de uma ligação para um vendedor ou atendente mais indicado para determinada situação.

Garantindo o controle de estoque e logística

Parte das operações fundamentais da empresa acontece longe dos olhos dos compradores. Setores como o estoque e logística, no entanto, também precisam de sistemas estáveis e inteligentes para apresentar resultados positivos que vão impactar todo o negócio.

A aproximação da TI com esses setores permite que sejam criadas e geridas soluções de controle mais objetivas para as necessidades da empresa, integrando o controle de estoque, com o acionamento de fornecedores e a entrega de produtos para o cliente final.

Integrando pessoas

Cada um dos benefícios que já citamos não aparecem de forma espontânea, com a simples criação de um setor de TI. Os profissionais dessa área precisam entender o funcionamento de todo o negócio, entendendo as necessidades da empresa como um todo e os problemas específicos de cada área.

Isso só é possível quando os profissionais de diferentes setores da empresa têm um canal aberto e constante de comunicação com a TI. É importante que as diferentes equipes consigam compartilhar os seus problemas de informática e estejam aptos a receber sugestões de soluções, seja durante treinamentos específicos ou no dia a dia das operações.

Esse esforço deve ser diário e cabe à TI demonstrar de maneira concreta que ela pode ser muito mais do que uma mera solucionadora de falhas, mas uma fonte importante de melhorias em processos e no uso de ferramentas informacionais.

Solucionando problemas

Foi-se o tempo em que os profissionais da TI só eram acionados quando um computador dava tela azul, o sistema de vendas da loja caia ou telefones ficavam mudos. Hoje, as melhores práticas da área exigem rotinas de manutenção preventiva tendo o foco na diminuição de riscos.

Essa realidade também beneficia a integração na empresa, na medida em que os profissionais de TI acabam entrando em contato direto com os seus colegas de trabalho e precisam desenvolver uma linguagem comum de entendimento.

Dessa forma, os riscos e problemas em qualquer setor em relação à infraestrutura de TI são detectados e corrigidos de maneira muito mais ágil, diminuindo custos e aumentando a produtividade de todas as equipes.

Padronizando processos

Garantir a integração na empresa significa fazer com que todos os setores falem a mesma língua. O que alguns gestores ainda não se deram conta é que grande parte dessa língua é de responsabilidade da TI.

Afinal, é importante que os profissionais de uma empresa trabalhem com softwares similares e integráveis, garantindo que não haja problemas de comunicação entre as pessoas e, também, entre as máquinas.

A padronização de softwares, linguagens e ferramentas garante a fluidez na troca de informações e melhora o tempo de resposta de todos setores para demandas internas e externas.

Compartilhando objetivos em comum

Mesmo que cada área da empresa seja imbuída de metas específicas, cada um desses objetivos deve convergir para um bem maior, ou seja, os ganhos globais para a empresa.

Mas essa união de esforços positivos não deve acontecer apenas ao final dos processos. É possível traçar planos de melhoria compartilhados entre os setores, integrando ações dos profissionais em mais de uma frente em busca de objetivos em comum.

Para que isso fique claro, vamos utilizar um exemplo fictício. Imagine que o setor de vendas tenha uma meta de aumento de 10% na captação de novos clientes. A TI pode ajudar nesse processo, garantindo que o atendimento remoto, via telefone ou pela internet, seja mais estável e menos frustrante, definindo, por exemplo, que o MTTR (Tempo Médio de Reparo) relativo a quedas de sistemas deva ser reduzido em 50%.

Ou seja, temos dois setores diferentes atuando sobre problemas parecidos por meio de pontos de vistas distintos. No entanto, ao se integrarem, eles podem alcançar os resultados esperados de maneira muito mais rápida do que se buscassem suas próprias metas de maneira isolada.

Principais benefícios gerados pela integração na empresarial

Seguindo as dicas acima é possível melhorar processos organizacionais e o relacionamento entre os colaboradores, o que ocasiona uma série de benefícios tanto para o dia a dia dentro da empresa quanto para o desempenho corporativo.

Para entender quais os possíveis frutos de uma integração realmente efetiva, separamos uma pequena lista de vantagens que podem ser notadas na prática:

Aperfeiçoamento no processo de troca de informações

Quando a TI consegue obter uma boa integração na empresa, passando a atuar em sinergia com os demais setores, a grande beneficiada é a comunicação interna. Ao trabalhar de forma mais próxima dos demais setores visando ao entendimento de suas reais necessidades, é possível transmitir conhecimentos e orientações sobre softwares, hardwares e práticas que otimizam as atividades dos colaboradores.

Além disso, fica mais fácil repassar informações, pois há maior proximidade entre os profissionais. Quando não há uma boa integração, muitas barreiras emocionais e comportamentais podem aflorar, criando impedimentos para uma interação adequada do departamento de TI com os demais. Isso ocasiona uma espécie de isolamento, gerando uma má reputação entre outras áreas, que podem achar que a TI só se preocupa com os seus processos.

Também é preciso destacar que uma boa integração requer uma comunicação unificada, mais fluida e facilmente entendível, de modo que é preciso simplificar conceitos e encontrar formas melhores de transmitir jargões tecnológicos. Quando esses objetivos são atingidos, toda a empresa consegue compreender melhor as instruções da TI, passando a valorizá-las mais.

Diminuição dos ruídos

Uma boa união de setores remete automaticamente a uma comunicação adequada, a qual, por sua vez, é capaz de reduzir significativamente ruídos em processos e na resolução de problemas. Quando os colaboradores passam a entender melhor como manusear sistemas e equipamentos de TI, além de resolverem corretamente transtornos relacionados a eles, a empresa se beneficia com redução de custos e aumento de produtividade.

Quando a integração não é um objetivo, uma organização tem chances de sofrer com o aparecimento de ruídos nos processos. Eles não só atrapalham atividades, como reduzem o desempenho, causam retrabalhos e podem gerar deficiências operacionais.

Ruídos em comunicações sobre segurança virtual podem deixar brechas para cibercriminosos atacarem os sistemas corporativos, o que certamente trará muita dor de cabeça para os gestores. Isso ocorre porque os colaboradores poderão não ter um bom entendimento das melhores práticas de acesso e proteção aos dados do negócio, descuidando da segurança e ocasionando falhas de segurança.

Entrega de resultados com contribuição multidisciplinar

Outro ponto positivo da integração na empresa é que os resultados passam a ser obtidos por meio de contribuição multidisciplinar, ou seja, são provenientes de um trabalho em equipe envolvendo colaboradores de vários setores.

Esse fator aumenta a qualidade dos processos e atividades, pois há pessoas com ideias e vivências diferentes contribuindo para que eles sejam feitos da melhor maneira possível. Quem ganha é a empresa, a qual obtém resultados mais consistentes.

Os próprios funcionários podem se sentir mais motivados e satisfeitos, pois saberão que tiveram participação ativa não só na performance de seus setores específicos, mas na de outros. Isso reforça o sentimento de coletividade.

Diminuição do isolamento

Outra vantagem importante é a redução do isolamento do setor de TI perante os demais, com os seus funcionários passando a interagir mais ativamente com os colegas de outros departamentos. Quando uma área não é muito integrada, ela pode sofrer um distanciamento das reais necessidades dos demais setores, havendo grandes chances de não colaborar como deveria com eles.

O isolamento também dá margem para a formação de panelinhas de empregados e de setores, o que alimenta esse distanciamento entre colegas. Além disso, é prejudicial para a empresa porque os participantes desses grupos tendem a se favorecer entre si em detrimento do que é melhor para os negócios. Por outro lado, a integração é capaz de reduzir consideravelmente esses grupinhos e, ainda, potencializar o trabalho em equipe.

Rápida resolução de problemas e desafios

Equipes integradas são mais rápidas na resolução de problemas e desafios, pois conseguem atuar em maior harmonia. Isso quer dizer que elas dão conta de superar mais facilmente diferenças de perfis de colaboradores, além de não precisarem executar muitas verificações burocráticas porque já conhecem os colegas.

Também vencem barreiras de relacionamento, pois trabalhadores que não se conhecem ou não interagem tendem a ter uma aproximação mais cuidadosa e lenta.

Os funcionários de outros departamentos também não ficam tão receosos de os colaboradores da TI alterarem os seus processos ou se envolverem em suas atividades. Essa maior segurança se dá porque os profissionais de tecnologia passam a conhecer o que eles fazem e quais os riscos de uma abordagem equivocada.

Um setor de TI distanciado dos demais também poderá sofrer resistências mais duras dos demais departamentos na hora de implantar soluções em toda a empresa. No entanto, caso ele desfrute de confiança e se dê bem com os outros, essa inclusão poderá fluir de maneira mais tranquila e com o apoio de todos os setores.

Melhora do clima organizacional

Talvez o grande benefício da integração na empresa seja a melhora no clima organizacional, o que se traduz em um ambiente mais agradável, colaborativo e que passa a incentivar mais os seus integrantes. Isso é capaz de contribuir para o aumento na retenção de talentos e para a diminuição do absenteísmo e do turnover, dois desafios constantes para os gestores.

Na área de TI, um clima organizacional positivo ajuda no aumento da produtividade e na boa condução de processos junto aos demais departamentos. Tais fatores são importantes para implementações de softwares, ajustes na infraestrutura tecnológica interna e na adoção de programas voltados para a atualização tecnológica em cada área.

Como visto, a integração na empresa deve ser um dos principais objetivos dos gestores que desejam otimizar o desempenho interno, além de manter em suas equipes os melhores trabalhadores.

Por fim, vale destacar que não é só o setor de TI que ganha ao se integrar com os demais, pois isso é uma via de mão dupla. Afinal, os outros departamentos passam a participar mais ativamente das decisões da TI e conseguem entender melhor como operar corretamente as tecnologias informacionais adotadas pelo negócio

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