Descubra o que é PDCA e os benefícios de usar no trabalho

Administrar uma empresa, sem dúvida, nunca foi uma tarefa fácil. Afinal de contas, são muitos os detalhes que o gestor precisa se atentar para garantir o sucesso do seu empreendimento. Diante disso, diversos empreendedores enxergaram nas metodologias de gestão uma maneira bastante eficiente de solucionarem os problemas empresariais e alcançarem seus objetivos.

Nesse contexto, a metodologia PDCA foi criada para ajudar os gestores a garantirem a melhoria contínua das suas empresas. Para isso, o método busca identificar e entender como surgiu determinado problema e como resolvê-lo, mantendo sempre o foco na causa e não na consequência.

Quer saber o que é PDCA, como funciona e quais são seus benefícios entre outras informações importantes sobre o assunto? Então, continue a leitura deste artigo!

O que é a metodologia PDCA?

Como mencionamos, a metodologia PDCA tem como função encontrar as soluções necessárias para a resolução de um problema que, nesse caso, é a diferença entre a situação atual e o objetivo (ou meta) que foi estabelecido pela empresa.

Sendo assim, o problema pode apresentar uma resposta positiva, quando supera o objetivo, ou uma negativa, quando se percebe que ainda há uma distância entre a situação atual e o objetivo a ser alcançado. 

Essa análise, é feita por meio de quatro etapas que compõem o PDCA: P (plan, planejar), D (do, fazer), C (check, verificar) e A (act, agir). Vamos entender agora, com detalhes, o que representa cada uma dessas frases.

Plan – Planejar

Essa etapa é específica para estabelecer quais serão as metas a serem seguidas pela empresa. Logo, é feito o mapeamento do que deve ser feito para que esses objetivos sejam alcançados. Por isso, é de suma importância que o planejamento seja bem estruturado.

Para facilitar esse processo e reduzir as chances de erros, é ideal que você comece em pequena escala, a fim de testar se as medidas que foram determinadas vão proporcionar retornos positivos.

Lembrando que para ter o resultado esperado é importante que as metas estabelecidas estejam de acordo com a realidade da sua empresa. Ou seja, devem ser possíveis de serem alcançadas, ok? 

Do – Fazer 

Feito o planejamento, é hora de colocá-lo em prática. Sendo assim, é necessário, antes de dar início à etapa, verificar se todas as partes envolvidas na ação estão cientes do processo e devidamente treinados. Além disso, é nesse momento que será feito o mapeamento das próximas etapas.

Check – Verificar

Nessa etapa, é feito uma comparação entre os resultados obtidos até o momento com os que foram estabelecidos na fase inicial, com o intuito de identificar pequenos desvios que ocorreram durante a execução. Além disso, essa é a hora de analisar se todo o processo está fluindo de acordo com o esperado para que, assim, o próximo passo seja iniciado.

Act – Agir

Com as diferenças identificadas na fase anterior em mãos, é hora de corrigi-las e analisar quais são suas verdadeiras causas e, assim, definir que tipo de mudança pode ser aplicada para garantir a melhoria do processo.

Se, no final dessa etapa, não for percebida a necessidade de realizar novas melhorias, o ciclo do PDCA deve ser redefinido e aplicado novamente acrescido de mais detalhes ou, se necessário, desenvolver um novo plano. O objetivo é que haja correção no máximo de falhas e, consequentemente, garantir o aperfeiçoamento dos processos.

Quais são os benefícios da metodologia PDCA?

Além de provocar melhoria na tomada de decisão, agilizar os processos e solucionar os problemas com mais facilidade, a metodologia PDCA proporciona outros benefícios que fazem toda a diferença no desenvolvimento da sua empresa. Veja só!

Padronização

A padronização dos processos é, sem dúvida, uma das consequências mais importantes das etapas do PDCA. Isso porque garante a melhoria dos resultados, aumenta a qualidade das entregas, elimina o retrabalho e assim por diante.

Maior gerenciamento de riscos

Graças às quatro etapas do PDCA, o empreendedor consegue ter uma visão mais precisa sobre o desenvolvimento de cada processo. Essa vantagem permite que ele identifique falhas com facilidade e, assim, busque soluções de forma rápida e prática.

Redução de custos

Por meio da padronização dos processos, maior gerenciamento dos riscos e a possibilidade de realizar as mudanças em pequenas escalas, a redução dos custos se torna inevitável. Pois será possível eliminar gastos desnecessários.

Otimização de tempo

Conforme os ciclos do PDCA vão sendo repassados, é perceptível uma melhoria na otimização do tempo. Afinal, a execução dos processos vai se tornando cada vez mais prática, precisa e dinâmica.

Como a metodologia PDCA atua no setor de tecnologia?

A metodologia PDCA tem como diferencial a possibilidade de ser aplicada em qualquer setor, incluindo o de tecnologia. No entanto, esse método só entra em ação quando é identificado um problema cuja a solução é desconhecida pela equipe.

Afinal de contas, o propósito do PDCA é garantir que a empresa tenha um processo de melhoria contínua. Sendo assim, é possível aplicar esse método até 9 passos:

• identifique o problema e avalie seu impacto dentro da empresa;
• estabeleça as metas e analise os resultados que serão obtidos a partir da solução do problema;
• faça uma análise minuciosa dos problemas (ou desvios) que foram identificados. Nessa etapa, é possível utilizar o Gráfico de Pareto para tornar essa análise mais precisa;
• após a análise, enumere as principais causas do problema. Para ajudar você nessa tarefa, é aconselhável utilizar as técnicas do brainstorming e depois o diagrama de Ishikawa;
• entendido quais são as causas raiz do problema, desenvolva um plano de ação, por meio da metodologia 5W2H;
• coloque o plano em ação, mas antes, certifique se a sua equipe está ciente e bem preparada para seguir com o planejamento;
• faça o monitoramento das ações;
• agora faça a checagem dos resultados. Caso tenha alcançado suas metas passe para a próxima etapa. Se não foram alcançadas, é necessário que você retorne para etapa inicial para descobrir onde ocorreu a falha;
• por fim, padronize os seus processos para obter melhor resultado e evitar de repetir falhas que já foram corrigidas.

Devido às vantagens que essa metodologia proporciona para o crescimento contínuo da empresa, é essencial que todos os gestores saibam o que é PDCA. Lembrando que para o método gerar o retorno esperado é fundamental que você acompanhe cada etapa, a fim de analisar os resultados.

Gostou do artigo e quer saber mais? Então, aproveite para entender como funciona o CRM no atendimento.