Por que a automação de tarefas é uma necessidade nas empresas?

Você já pensou que a automação de tarefas pode trazer muitos benefícios para a sua empresa? Ela auxilia a sua equipe com a redução de atividades burocráticas e repetitivas e cria oportunidades para os profissionais desenvolverem novas habilidades.

Além disso, o uso de tecnologias pode diminuir os custos da companhia e aumentar a sua competitividade no mercado. Quer compreender melhor como isso funciona? Continue a leitura do artigo!

O que é a automação de tarefas?

Ela se baseia na identificação das atividades repetitivas de um negócio e no uso de tecnologias para deixar os processos mais ágeis e eficientes. A automação aperfeiçoa a gestão de processos e busca soluções de aplicativos, softwares e outras ferramentas para desenvolver atividades básicas do dia a dia.

Por exemplo, na atividade contábil, a emissão de notas fiscais precisa seguir as regras burocráticas. Ter uma pessoa só para fazer essa atividade é um desperdício de tempo e de potencial humano, pois há soluções para essa função.

Em um hotel, por exemplo, o atendimento ao cliente pode ser automatizado. O site da empresa pode utilizar um chatbot para responder questionamentos simples como: localização do hotel, valor da diária, horário de check-in e check-out, comodidades disponíveis, entre outros. Assim, a equipe fica disponível para realizar outras demandas que exigem um atendimento especializado.

Quando e por que investir em tecnologia?

A automação de tarefas pode ser utilizada em empresas que precisam aumentar a eficiência dos processos e ter mais agilidade na realização de atividades, sem a necessidade de contratação de mais mão de obra.

Com a utilização de ferramentas tecnológicas, a companhia pode direcionar os colaboradores para atividades que precisam de uma intervenção humana como vendas, negociação com clientes e fornecedores, gerenciamento e análise de informações.

Enquanto isso, os equipamentos tecnológicos se encarregam de fazer os processos básicos e repetitivos. Isso pode, inclusive, auxiliar na motivação dos colaboradores, uma vez que eles poderão desenvolver novas habilidades.

Além disso, o investimento em automação aumenta a competitividade da empresa, pois ela passa a reduzir o tempo em demandas simples do dia a dia e consegue oferecer um serviço diferenciado ao cliente.

Quais tarefas podem ser automatizadas?

Independentemente do setor em que a sua empresa atua, provavelmente alguma atividade poderá ser automatizada (se não muitas). Veja alguns exemplos:

Logística

Uma companhia de logística pode utilizar softwares para a gestão de vendas e estoques. Dessa maneira, o gestor não corre o risco de ter falta de matéria-prima para a produção de mercadorias.

Clínicas e hospitais

Em um hospital ou uma clínica médica, o gestor pode utilizar soluções para avaliação do atendimento, confirmação de consultas e gestão das informações.

Marketing

Na área de marketing, é possível automatizar o envio de e-mails para clientes e potenciais consumidores, controlar os acessos aos sites e blogs da empresa e verificar os resultados.

Hotéis

Em um hotel, a tecnologia pode ser utilizada para realizar a gestão da governança. Muitos sistemas dão mais agilidade ao trabalho da equipe hoteleira, permitindo a automação da distribuição dos quartos, o controle de frigobar e o registro de achados e perdidos.

Como você pôde perceber, muitos segmentos da economia podem utilizar soluções para automatizar as tarefas. Tudo vai depender das necessidades de cada companhia.

Quais são os benefícios da automação de tarefas?

Além de proporcionar que os colaboradores possam desempenhar atividades de gestão e análise, a automatização também oferece outras vantagens para a empresa. Acompanhe:

Aumento da produtividade e eficiência

O uso de sistemas automatizados permite que a sua empresa elimine tarefas manuais repetitivas e passe a utilizar os profissionais de maneira mais inteligente. Enquanto as soluções realizam as atividades operacionais e burocráticas, a equipe pode se dedicar ao desenvolvimento de estratégias, análise de processos e diálogo com os clientes.

Consequentemente, isso aumenta a produtividade da equipe e a eficiência das operações, pois a tecnologia reduz os erros humanos causados pela distração ou falta de compreensão de um processo.

Diminuição de custos

A empresa não precisa mais contratar profissionais para atividades repetitivas e padronizadas. A tecnologia se encarrega de realizar essas demandas. Logo, você diminui os custos com contratação, treinamento e demissão de colaboradores.

Também é possível aproveitar melhor o espaço físico da companhia e evitar a locação de novos ambientes para receber grandes equipes de profissionais. Com a automatização, você terá uma equipe enxuta para realizar atividades gerenciais e de relacionamento com o cliente.

O uso de tecnologia, como soluções em nuvem, também ajuda você a diminuir o uso de espaços físicos para o armazenamento de data centers e arquivos em papel. Afinal, todos os dados são enviados e gerenciados na nuvem, o que garante mais segurança e diminui os custos da companhia com a aquisição de novos equipamentos, estantes e disponibilização de área física.

Integração e gerenciamento de informações

Os colaboradores podem gerenciar muito melhor os dados da companhia, uma vez que muitas soluções tecnológicas permitem a integração dos dados entre setores. O departamento contábil, por exemplo, consegue monitorar a entrada de recursos oriundos dos pagamentos de clientes.

O setor de vendas pode se comunicar melhor com a equipe de marketing para que juntos possam desenvolver estratégias de sucesso baseadas nas informações registradas em softwares.

A gerência de um hotel, por exemplo, consegue acompanhar os rendimentos da empresa ao verificar a taxa de ocupação, os pagamentos realizados por clientes e os custos para a manutenção das atividades.

Padronização e agilidade nos processos

O uso de tecnologia para automatizar atividades também contribui para o estabelecimento de regras e processos para as demandas da empresa. Por exemplo, os documentos podem ser armazenados seguindo um padrão na nomeação dos arquivos, o que facilita as consultas posteriores.

Em um caso de ausência de um profissional, outro poderá verificar as informações contidas em um sistema de gestão, por exemplo, desde que ele tenha o acesso liberado mediante login e senha.

Desse modo, a empresa não fica dependendo de um colaborador para ter acesso a dados que estão em um computador específico, o que poderia atrasar a realização de uma atividade.

A tecnologia também ajuda o gestor a identificar onde ocorreu um erro no lançamento de uma informação, pois os acessos são todos monitorados e documentados pela ferramenta. Isso tudo dá mais qualidade para as atividades desempenhadas pela companhia, o que contribui para o aumento da lucratividade.

Diante disso, você pode perceber que a automação de tarefas é essencial para qualquer empresa. Basta encontrar a solução que resolve os problemas da sua companhia. Gostou deste artigo? Compartilhe-o nas redes sociais e ajude outros profissionais que passam pela mesma situação!