O que fazer para melhorar o tempo de resposta no atendimento ao cliente?

O tempo de retorno aos contatos dos consumidores é fundamental para que o atendimento seja considerado de qualidade. Quanto mais rápido a sua empresa for para dar uma resposta ao cliente, melhor vai ser a impressão dele sobre o empreendimento ofertante. Muitas organizações ainda não levam em consideração esse fator que é de suma importância para o bom andamento dos negócios.

O tempo de resposta varia de empresa para empresa. Algumas levam 12 horas e outras até 8 dias para analisar as situações, sem contar que alguns clientes simplesmente não são respondidos. Para os consumidores, o mais importante da experiência que se tem com o atendimento é o tempo de resposta rápido.

Deseja saber como fazer para melhorar o tempo de resposta no atendimento ao cliente? Continue sua leitura!

O que é tempo de resposta?

Tempo de resposta nada mais é do que a quantidade de horas que determinada empresa leva para responder aos questionamentos dos consumidores. Essas respostas podem ser enviadas por meio de todos os canais de atendimentos disponíveis na empresa, sendo que o procedimento é de suma importância e deve ser ágil para fidelizar os clientes.

Porque é importante se preocupar em analisar esse indicador durante o atendimento?

Todos desejam obter respostas rápidas, tanto os clientes fixos quanto aquele que ainda é um cliente em potencial. Se eles percebem demora para solucionar as suas dificuldades ou dúvidas, ficam insatisfeitos e procuram a concorrência. Portanto, para que sua empresa tenha sucesso é importante prestar atenção nesses fatores.

Quais são as melhores dicas que ajudam a melhorar o tempo de resposta no atendimento ao cliente?

Levando em consideração que um atendimento ágil é fundamental para satisfazer os seus clientes, escolhemos algumas dicas que são de extrema importância para garantir que as respostas de seus clientes serão entregues rapidamente. Acompanhe!

Mantenha a organização das informações

A organização das informações é fundamental. Mantenha todos os dados relativos aos produtos bem organizados, pois dessa maneira não será gasto muito tempo procurando as respostas corretas para retornar a um cliente.

Tenha um histórico

Com o passar do tempo, pode ser possível perceber que as perguntas de um cliente sejam idênticas as de outros. Isso é comum acontecer e por essa razão é importante manter um histórico sobre os atendimentos realizados para usá-lo como referência.

Comunique-se de forma clara e objetiva

Manter uma boa comunicação com sua equipe de trabalho é primordial. Caso a comunicação não possa ser verbal devido à grande demanda de trabalho, é importante deixar registrado no sistema todas as informações referentes aos atendimentos do cliente.

Integre os canais de atendimento

Integrar os canais de atendimento utilizando um sistema que seja usado por todos os setores da empresa para registrar as reclamações e elogios é imprescindível, pois as queixas podem ser sobre várias razões, entre elas:

• atraso na entrega;
• problemas na instalação;
• preço.

Por meio de um canal de atendimento unificado é possível ter acesso a todas as reclamações de determinado cliente, evitando assim o retrabalho e passar confiança a ele.

Conte com o auxílio da tecnologia

Usar a tecnologia tornou-se fundamental para as empresas que desejam ter um bom tempo de resposta para seus clientes. Com a utilização de um software, é possível enviar respostas automáticas aos clientes, fazer relatórios e verificar o histórico dos contatos.

Então, agora que você já sabe que o tempo de resposta precisa ser rápido para manter seus clientes satisfeitos, coloque em práticas as dicas que disponibilizamos e tenha sucesso em seu negócio. Caso não tenha um bom software, procure um fornecedor que ofereça boas opções de sistema.

Gostou do nosso post sobre o tempo de resposta aos clientes? Leia também nosso artigo “Descubra 5 vantagens do atendimento inteligente para a empresa e clientes” e fique por dentro de mais esse assunto!