6 itens que não podem faltar em um plano de comunicação interna

A criação e definição de um plano de comunicação interna é um dos pontos fundamentais para o sucesso da gestão estratégica de uma empresa. Porém, para que ele seja eficiente e possa trazer boas contribuições para o negócio, é preciso ser bem-definido, considerando alguns aspectos fundamentais.

Quer saber como estruturar um bom plano e aprimorar a comunicação e os resultados dentro da sua organização? Então confira o nosso post de hoje e veja quais itens não podem faltar no documento!

Quais são os benefícios de uma boa comunicação interna?

Estabelecer uma boa comunicação interna é sinônimo de benefício tanto para as empresas, quando para as pessoas que as compõem. Entre os principais deles, podemos citar:

Aumento da transparência e credibilidade

Desenvolver canais de comunicação para os colaboradores proporciona maior transparência nas decisões tomadas, mudanças que serão implementadas, anúncio de novidades, entre outras coisas. Com isso, a empresa passa a ter maior credibilidade perante os colaboradores.

Redução de ruídos

Ao adotar ferramentas de comunicação, as informações passam a ser disseminadas de forma rápida e precisa. Dessa forma, consegue-se diminuir as especulações e os boatos que podem trazer insegurança ou altas expectativas em relação aos assuntos internos.

Maior conhecimento sobre a empresa

Assim como as organizações usam meios de comunicação para se comunicar como público externo e fazer com que eles conheçam melhor os produtos e serviços, a divulgação interna também gera resultados positivos.

Por meio dos mecanismos adotados, os colaboradores passam a saber sobre tudo o que acontece dentro da empresa. Isso é ainda mais importante quando se trata de diferentes unidades, já que os comunicados são feitos simultaneamente.

Integração da equipe

Deixar os colaboradores cientes de vários assuntos, em primeira mão, gera uma sensação de pertencimento, que contribui para que essas pessoas se tornem ainda mais engajadas com o trabalho e os resultados.

Minimização dos impactos de crises internas

Uma crise interna pode acontecer em qualquer organização, principalmente quando os boatos sobre o assunto se amplificam e tomam grandes proporções. Nesse sentido, garantir uma comunicação interna eficaz e ágil ajuda a esclarecer as situações e acalmar os ânimos.

Afinal, quais itens não podem faltar no plano de comunicação interna?

Como sabemos, a comunicação interna pode garantir diversos benefícios para as empresas, quando bem-executada. Porém, para que isso se torne possível, ela precisa ser bem-estruturada, ou seja, ser definida por meio do chamado plano de comunicação interna.

Esse documento determina quais são os objetivos, quais desafios precisam ser encarados, estabelecer um cronograma, entre outros aspectos. Confira, nos tópicos a seguir, as informações que devem estar contidas no plano.

1. Introdução

Nessa parte, se apresenta os principais motivos que geraram a necessidade de estabelecer o plano de comunicação interna e quais são os desafios a serem enfrentados. O ideal é incluir o histórico de anos anteriores para reforçar o argumento.

2. Diagnóstico interno

É a fase em que se identifica com quem a empresa está se comunicando, o que precisa ser feito e quais serão os objetivos estratégicos do plano de comunicação interna.

2.1. Análise do público-alvo

Antes mesmo de começar a se comunicar, é necessário conhecer as percepções, opiniões e expectativas de quem está do outro lado, ou seja, os colaboradores. Portanto, nessa fase, é preciso escutar as pessoas, o que ajuda a elaborar um diagnóstico mais preciso — além de transmitir a ideia de que a empresa se preocupa com seus profissionais e que eles fazem parte da estratégia.

Para isso, vale a pena fazer algumas perguntas, como:

• quais são as expectativas em relação à empresa e ao futuro?
• a política interna condiz com a cultura da empresa?
• os veículos de comunicação atuais são suficientes para suprir as necessidades e entregar bem as informações?

É importante ressaltar que o formulário para se chegar ao diagnóstico deve ser claro, objetivo e com perguntas relevantes para estruturar o plano de comunicação interna. Além disso, a definição do perfil das pessoas — com informações sobre idade, formação, sexo, família e análise comportamental — também pode ser feita, para ajudar a conhecer ainda mais as pessoas e a elaborar comunicados mais eficazes.

2.2. Objetivos estratégicos

Nessa etapa, é feito um alinhamento entre objetivos estratégicos da empresa e os objetivos do plano de comunicação interna. O ideal é planejar a comunicação de forma que ela contribua para que todas as metas sejam alcançadas.

2.3. Identificação das falhas de comunicação

Ao entrevistar os colaboradores, aproveite para descobrir onde existem falhas na comunicação e quais são os prováveis motivos que levam a esse problema, visto que isso pode causar problemas que vão desde a insatisfação dos funcionários, até a dificuldade na tomada de decisão dos gestores.

3. Objetivos práticos

Esse é o momento de definir quais objetivos serão alcançados quando o plano de comunicação interna for posto em prática. Entre alguns exemplos, podemos citar:

• tornar o relacionamento com os colaboradores mais próximo;
• reduzir o índice de falhas na comunicação;
• disseminar a visão, missão, valores e a cultura da empresa.

4. Definição de um plano de ações

Nessa fase, são detalhadas as opções que podem contribuir para que os objetivos traçados sejam alcançados. Deve-se seguir a ideia de “para isso, faremos aquilo”, por exemplo: “para diminuir o índice de falhas na comunicação, adotaremos outros canais de divulgação”.

O ideal é também definir quais ferramentas serão adotadas para que as metas possam ser alcançadas — falaremos mais sobre elas mais a frente.

5. Apresentação de um cronograma e de orçamentos

Agora é o momento em que se define as datas em que as ações serão tomadas e qual será o custo de cada uma delas para a empresa. Isso é necessário para que a alta gestão esteja ciente do quanto a empresa será onerada e consiga comparar com o retorno que a execução trará para o negócio.

6. Conclusão

Aqui, se apresenta as considerações finais sobre tudo o que foi apresentado ao longo do documento e também quais são as vantagens que o plano de comunicação trará para o negócio — os benefícios citados anteriormente podem fazer parte dessa lista.

Quais ferramentas podem ser usadas para que a comunicação seja eficiente?

A definição das ferramentas que serão utilizadas possui grande responsabilidade sobre a eficiência da comunicação e o alcance dos resultados esperados. Essa escolha depende do orçamento, dos objetivos e até mesmo do tamanho das empresas. Entre as opções:

• reuniões e palestras;
• jornal periódico da empresa;
• folhetos;
• caixa de sugestões (voltada para estimular a participação dos colaboradores);
• intranet;
• e-mail;
• PABX (que ajuda a reduzir os custos com telefonia);
• ramais móveis (permite garantir a comunicação mesmo quando os colaboradores estão fazendo trabalho externo).

Como se vê, um plano de comunicação interna é o ponto de partida para que a relação entre empresas e colaboradores melhore, com base em uma comunicação bilateral — visto que os profissionais também se envolvem, sugerindo melhorias e apontando os pontos fracos.

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