Ferramentas gratuitas ou pagas: o que considerar para escolher?

A comunicação é, certamente, um dos fatores mais importantes no ambiente organizacional. Visto que ela é determinante para a elaboração de ações estratégicas corporativas, há ainda muita dúvida acerca do que é mais vantajoso para a empresa: adotar ferramentas gratuitas ou pagas?

Enquanto as ferramentas gratuitas trazem benefícios nos custos do negócio, a sua base torna-se restrita e limitada aos recursos desses mecanismos, pouco versáteis no quesito da personalização. Embora sejam soluções ideais para o início de alguns projetos, sofrem com implementações em longo prazo.

Os investimentos em infraestrutura são um estímulo para obter melhores resultados e atingir metas com maior eficácia. Como a melhoria nos mecanismos de comunicação confere uma vantagem competitiva em relação aos concorrentes, as ferramentas pagas oferecem condições preferíveis para o ambiente profissional.

Confira neste artigo as razões detalhadas que configuram o uso de ferramentas pagas em telecom como a melhor opção para as organizações.

Obter contribuição positiva para demandas

Entender as necessidades da corporação passa por identificar quais são os seus principais objetivos e como as ferramentas podem contribuir positivamente para um alto desempenho de performance.

Alguns dos tópicos envolvidos na análise das necessidades são:

• capacidade integrativa de equipes e projetos;
• interação de acordo com as diretrizes da gestão corporativa;
• plataformas que permitem elaboração de projetos complexos;
• centralização de dados e informações.

Dificilmente as ferramentas gratuitas vão contemplar as demandas de trabalho sinalizadas pelos indicadores, por seus fatores limitados em termos de recursos. O estudo das necessidades específicas leva ao entendimento de quais ferramentas são realmente indispensáveis na organização.

Mobilidade corporativa

Quase todas as empresas fazem uso de times que trabalham em jornadas home office ou em campo, necessitando de um bom serviço de mobilidade corporativa. Os serviços pagos garantem que sejam instalados programas estáveis em dispositivos pessoais, que garantem a produtividade e a segurança dos dados.

Contar com suporte especializado e disponível

Mesmo as ferramentas mais atualizadas podem trazer a demanda de uma equipe especializada para a sua manutenção e eventuais incompatibilidades. A gestão de telecom de uma organização deve contar com um programa de suporte que seja disponível de acordo com a demanda e que opere com qualidade no atendimento.

Para garantir a funcionalidade das ferramentas, é preciso alinhar as necessidades objetivas com uma atividade constante de monitoramento desses recursos. Nem sempre as ferramentas gratuitas podem contemplar serviços específicos, dificultando o acesso a suportes para correção e aperfeiçoamento tecnológico.

Ter grande número de linhas

Uma das características essenciais para o bom funcionamento dos sistemas de telecom está na praticidade e rapidez com que ocorrem a troca de dados. Mesmo sendo aplicativos e programas de mensagens bastante utilizados hoje em dia, a comunicação por voz ainda é indispensável no ambiente corporativo.

Economizando tempo, a quantidade de linhas compatível à estrutura do negócio deve ser estabelecida visando à permanência da agilidade nas conversas, eliminando ruídos e esperas.

Terminais telefônicos

A adoção de terminais telefônicos aumenta a eficiência e o controle das chamadas, garantindo o fluxo das ligações. Ao comportar um grande número de linhas, permite a gravação e captura dos ramais, podendo realizar conferências e retornar automaticamente aos colaboradores.

Atender ao perfil do quadro de funcionários

A relação entre os colaboradores, assim como do time corporativo com os clientes, deve contar com ferramentas de auxílio para o andamento dos projetos. Independentemente do número de funcionários da organização, as ferramentas disponíveis devem atender integralmente às suas necessidades e serem compatíveis à expansão.

Soluções em telecom muitas vezes ficam restritas a instrumentos e hardwares que podem ser adicionados, inclusive, a aparelhos pessoais. A transformação digital das empresas passa também, no entanto, pela adoção de soluções que integram as ações de todas as instâncias.

Softwares corporativos

Os sistemas ERP são desenvolvidos especificamente para o gerenciamento telecom dos negócios. Reunindo e armazenando informações de diversas áreas, o ERP reduz o nível de erro e permite que diversas tarefas sejam automatizadas.

Têm-se, portanto, um significativo aumento da produtividade pelas ações que contribuem para as demandas gerais e dão conta de tarefas específicas, como relacionamento com clientes e agilidade no manejo do estoque.

Melhorar as chamadas de acordo com as suas direções

A origem e o destino das chamadas realizadas no interior da corporação devem ser computados para determinar a melhor solução em telecom. Identificar as operadoras mais faladas e o índice do volume de dados trocados direciona a melhor franquia a ser contratada.

Além de permitir que sejam minimizados os custos com ligações, as chamadas corporativas podem ficar restritas às ferramentas da plataforma de comunicação, sem inclusive comprometer o plano de dados do negócio.

Plataformas de comunicação

Além de permitir a criação e edição de documentos online, possibilitar o compartilhamento de projetos na nuvem e ter um e-mail com o nome da empresa, as plataformas de comunicação também oferecem soluções específicas para chamadas.

Podem ser feitas videoconferências por um número ilimitado de usuários, possibilitando a conversa com equipes inteiras. As chamadas têm o acesso facilitado, ligadas ao perfil corporativo do profissional dentro da própria interface. Com grande qualidade, as chamadas garantem a fluidez da comunicação.

Ter garantia no sigilo de dados

Fator de grande importância na atualidade, os gestores devem assegurar que os dados criados e arquivados pela organização não sofrerão nenhum ataque ou procedimento errôneo por sua vulnerabilidade.

A proteção dos dados é, contudo, tão importante quanto um backup eficiente. Essas são soluções que aparecem como alguns dos recursos vantajosos das ferramentas pagas em telecom. Sendo um critério decisivo para a contratação do serviço, é preciso analisar e certificar o nível de segurança possibilitado pelo fornecedor.

Quanto maior for a quantidade dos dados que circulam em plataformas internas e corporativas, menor será o risco de eles se perderem ou serem acessados por pessoas indesejadas. As ferramentas de comunicação elaboradas por empresas de inovação têm a segurança como principal indicador de sua atualidade e funcionalidade.

Ao escolher sobre o uso de ferramentas pagas ou gratuitas em uma corporação, deve-se ter em mente que toda a cadeia produtiva será impactada. Otimizar as tarefas significa também reduzir os custos de modo proativo, levando a melhoria em alguns setores contemplados.

As ferramentas em telecom oferecem enormes vantagens para a gestão corporativa. Continue com a gente no blog, aprofundando o seu conhecimento sobre as ferramentas de produtividade indicadas para qualquer empresa!