Confira 7 estratégias para otimizar a comunicação no trabalho

Um dos principais objetivos de qualquer empreendedor é garantir a saúde financeira do seu negócio. Para isso, além de boas estratégias de investimento, profissionais especializados e produtos e serviços de qualidade, é fundamental assegurar uma boa comunicação no trabalho dos colaboradores.

Problemas como retrabalho, atrito entre membros do time, baixa produtividade e alto índice de turnover são características comuns de uma comunicação falha entre os colaboradores. Dessa forma, ela impacta diretamente nos custos da organização, reduzindo sua lucratividade.

Além disso, problemas na comunicação afetam outros aspectos do desempenho do negócio, como vendas e satisfação dos consumidores, uma vez que eles estão mais suscetíveis a receberem informações inconsistentes e erradas em seu processo de compra — o que pode levar a desistências ou desapontamento.

Pensando nisso, apresentamos 7 estratégias que podem ser utilizadas para otimizar a comunicação no trabalho, garantindo melhores resultados para o seu negócio. Leia até o final!

1. Comece com um bom planejamento

O sucesso de qualquer processo dentro de um negócio é um bom planejamento, isso não é diferente para a comunicação no trabalho. Por esse motivo, é importante ter um time de Recursos Humanos (RH) de qualidade, preparado para lidar com os desafios dessa prática e estabelecer um plano que otimiza a troca de informações entre os profissionais.

Para isso, é importante começar mapeando a operação do negócio e determinar o tipo de comunicação necessária entre as diferentes áreas e times da organização, bem como quais ferramentas, normas e boas práticas devem ser estabelecidas para que o processo funcione de forma eficiente.

A partir dessas informações, o time deve pensar quais atividades e processos são necessários para implementar o plano, definindo um cronograma de ação, bem como métricas para acompanhar a evolução do trabalho e resultados.

2. Tenha mais de um canal de comunicação interna

Uma das decisões mais importantes do processo de otimização da comunicação no trabalho é a escolha dos canais de troca de informações utilizados pelos profissionais. Existem diversas opções que o RH e os gestores de cada time podem selecionar, tais como:

• jornal ou revista corporativa;
• mural de informações;
• boletins virtuais;
• newsletter corporativa;
• site da empresa;
• intranet;
• rede social corporativa;
• eventos, pronunciamentos e discursos;
• reuniões;
• plataformas de comunicação, como chats.

O ideal é identificar quais meios já são utilizados pelos gestores, avaliar sua eficiência e determinar se é possível otimizar o processo com novas soluções. Além disso, é indicado ter um canal oficial da empresa, comandado pelo time de RH, para apresentar informações gerais para todos os colaboradores.

3. Invista em softwares de gestão

Os softwares ERP e CRM contribuem para otimizar as ações de negócio, bem como facilitam a comunicação entre os times e diferentes setores da empresa. Isso, porque as informações são integradas e disponibilizadas num único ambiente para os profissionais, evitando inconsistências em dados utilizados por mais de um time.

Além disso, seu uso minimiza a necessidade de que um profissional solicite relatórios e informações a outros colaboradores, uma vez que os dados são encontrados num único ambiente digital. Dessa forma, a comunicação no trabalho e a produtividade geral são otimizadas.

4. Garanta um sistema PABX de qualidade

Apesar de novos meios de comunicação serem muito eficientes e importantes, o telefone ainda é a forma mais rápida de se comunicar com outros profissionais. Por esse motivo, é importante que a empresa tenha um sistema PABX de qualidade, facilitando esse contato no ambiente interno.

Atualmente, a melhor opção são as plataformas de comunicação PABX, que oferecem funcionalidades para otimizar toda a comunicação interna e externa, facilitando o contato entre profissionais mesmo quando eles não estão na organização — importante para equipes externas.

Além disso, plataformas PABX contribuem para a redução dos custos de telefonia, considerados uma grande preocupação para muitas organizações.

5. Incentive o feedback

Além de ter canais e ferramentas de comunicação, é importante que a empresa adote uma política de incentivo ao feedback, ou seja, ações que deixem os profissionais confortáveis em fazer reclamações e oferecer dicas.

Dessa forma, os colaboradores se sentem valorizados, e a empresa coleta informações importantes que podem ser utilizadas de forma estratégica, otimizando processos e atividades que contribuem não apenas para o fluxo de comunicação, mas para diversas outras finalidades de negócio.

O ideal é oferecer mais de um canal para feedback, permitindo que os profissionais façam isso sem muitos esforços. Além disso, é fundamental permitir que a prática seja realizada sem identificação, evitando que os colaboradores tenham medo de fazer denúncias ou apontar problemas.

6. Realize treinamentos

A realização de treinamentos corporativos é outra prática de responsabilidade do RH que pode ser utilizada para otimizar a comunicação no trabalho. Para isso, é indicado incluir no processo de onboarding do negócio um módulo sobre as normas, regras, boas práticas e ferramentas disponíveis para a troca de informações entre os colaboradores.

Além disso, é importante investir no preparo dos líderes do negócio, garantindo que eles saibam como direcionar e otimizar a comunicação com seu time. Dessa forma, é mais fácil garantir que o plano do RH se concretize.

7. Acompanhe indicadores de resultado

Por fim, uma estratégia importante para garantir a qualidade da comunicação no trabalho é adotar indicadores de resultado para as ações implementadas, como avaliação da eficiência dos processos, ferramentas e canais adotados.

Dessa forma, é possível identificar se o plano está gerando resultados positivos e dentro do esperado pelo RH e tomar decisões que otimizem o seu retorno, como alterações nas plataformas, mudanças de fornecedor e inclusão de novas estratégias.

Fica evidente que a boa comunicação no trabalho é fundamental para garantir um ambiente eficiente e produtivo entre os profissionais. Por esse motivo, é importante que a empresa tenha um plano claro para otimizar e manter a troca de dados e informações, adotando normas, boas práticas e ferramentas de qualidade.

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