Confira 7 dicas ideais para evitar a procrastinação no trabalho

Você é daqueles que tem dificuldade para terminar as tarefas dentro do prazo? A procrastinação no trabalho pode prejudicar a carreira de muitos profissionais e trazer prejuízos para as organizações.

Essa procrastinação pode ocorrer por diferentes motivos, como a má gestão do tempo, falta de organização ou várias distrações ao longo do dia que prejudicam a realização das atividades. Como superar tudo isso para ter mais produtividade? Explicamos sobre o assunto ao longo deste artigo. Confira!

O que é a procrastinação no trabalho

A procrastinação ocorre quando uma pessoa deixa de realizar uma tarefa no prazo ou tempo previsto. Isso pode ser feito de forma consciente ou inconsciente, pois pode ocorrer pelo simples motivo de se dedicar a outras tarefas menos importantes no lugar daquela que era crucial.

Quem atua com trabalho remoto pode ficar mais suscetível à procrastinação, uma vez que é mais difícil separar o ambiente familiar do profissional. Por isso, é muito importante criar uma rotina de atividades a serem executadas diariamente para a empresa e deixar as tarefas domésticas em segundo plano.

Porém, isso também pode ocorrer no ambiente empresarial ao dedicar mais tempo para atividades secundárias em vez de priorizar as demandas urgentes. Se você percebe que não dá conta de realizar as demandas da empresa no tempo previsto, isso pode ser um indício de que está procrastinando no trabalho.

No próximo tópico, apresentamos algumas estratégias para auxiliar você a organizar melhor as suas atividades e as da equipe. Acompanhe!

Como evitar a procrastinação no trabalho

Algumas ações simples no dia a dia contribuem para ter mais produtividade e diminuir os atrasos nas entregas das tarefas. A seguir, apresentamos algumas estratégias para melhorar o seu desempenho e o da equipe. Vamos lá?

1. Acompanhe o trabalho da equipe

Utilize uma ferramenta de gestão das tarefas para acompanhar as atividades realizadas pela equipe. Plataformas como o Trello e o Basecamp auxiliam na organização das demandas, definição de prazos e acompanhamento dos projetos. Elas são úteis tanto para quem trabalha dentro do ambiente empresarial como para quem atua com trabalho remoto.

2. Faça avaliações de performance

Estabeleça critérios para analisar a performance dos colaboradores para obter mais produtividade das equipes. Identifique quais são as características mais essenciais para a sua atividade e inclua esses itens na sua avaliação.

Por exemplo: quem faz o trabalho de suporte técnico pode ser avaliado pela qualidade do atendimento e tempo utilizado para solucionar os problemas. Já quem atua com análise de dados e implementação de boas práticas de segurança pode ser avaliado pelos resultados apresentados para a empresa e números de chamados em função de ameaças.

3. Dê feedbacks

A comunicação é uma ferramenta essencial no trabalho em equipe. Portanto, crie o hábito de dar feedbacks para as pessoas que trabalham com você. Não importa se as atividades são desempenhadas no mesmo ambiente ou no modelo home office, pois já existem tecnologias que permitem a realização de reuniões remotas.

Logo, acompanhe os seus critérios de avaliação de performance e faça reuniões individuais com os membros da sua equipe para repassar um feedback. Isso será útil para obter mais produtividade das pessoas e melhorar os resultados na empresa.

4. Elimine distrações

Também é essencial eliminar as distrações no ambiente de trabalho, como o uso do smartphone, leitura de e-mails e conversas paralelas. Procure estabelecer horários para fazer essas atividades, como olhar o celular apenas no horário do almoço e no final do dia.

Os e-mails também podem ser visualizados uma vez a cada hora para que você consiga se concentrar nas atividades principais. E, claro, se você não trabalha diretamente com as redes sociais, pode deixá-las apenas para os momentos de descanso para que isso não atrapalhe a sua rotina de trabalho.

5. Crie prazos para os projetos

Uma maneira de diminuir a procrastinação no trabalho é criar prazos para todas as tarefas. Não importa se você precisa responder a um chamado, dar um feedback para um colaborador ou implementar uma ferramenta na empresa. Estabeleça um tempo para a execução de cada atividade e um prazo para ela seja cumprida.

Dessa maneira, você consegue se manter concentrado nas demandas do dia e pode avaliar melhor qual foi o seu desempenho.

6. Organize o ambiente de trabalho

Pode parecer uma atitude simples, mas organizar a mesa do escritório também ajuda a diminuir as distrações ao longo do dia. Portanto, deixe sobre a mesa apenas os materiais que precisa para desempenhar as demandas, coloque o smartphone no silencioso e longe de suas mãos.

Também é importante ter um copo d’água por perto para evitar que tenha que deixar sua mesa a todo o momento para se manter hidratado. São essas pequenas ações que vão ajudá-lo a evitar a procrastinação no dia a dia.

7. Estabeleça recompensas

Uma maneira de melhorar a produtividade da equipe é criar uma recompensa (mesmo que simbólica) para quem trabalhou melhor durante o mês. Se você já criou um sistema de avaliação de performance e o hábito de dar feedbacks, essa ação será bem mais simples de colocar em prática.

A recompensa pode vir com um prêmio simples, o reconhecimento diante de toda a equipe de que determinada pessoa superou as metas ou até a liberdade de sair uma hora mais cedo do trabalho em uma sexta-feira. Ações simples podem servir de incentivo para que outras pessoas se dediquem mais e evitem a procrastinação no trabalho. E o resultado será o ganho de performance e os melhores resultados para a empresa.

Essas estratégias para evitar a procrastinação no trabalho também podem ser aplicadas por quem desempenha atividades remotas. As ferramentas digitais estão cada vez mais eficientes e servem de auxílio para integrar as equipes que trabalham em longas distâncias.

Escolher um ambiente da casa ou de um espaço de co-working também é a melhor maneira de se organizar para o trabalho remoto e garantir a sua produtividade ao longo do dia. Isso faz parte da separação da vida pessoal da profissional. Além do mais, é uma maneira de demonstrar para a família que você está trabalhando e não pode ser interrompido a qualquer momento.