Videoconferência: o que é, benefícios e como aplicar na empresa

A tecnologia oferece uma série de recursos para serem trabalhados nas empresas. Ela facilita de forma significativa a interação e a comunicação, como acontece com as ferramentas utilizadas para videoconferência.

Essa prática pode ser explorada das mais diferentes formas nas organizações. É uma ótima alternativa para manter o engajamento das equipes, fazer reuniões, treinamentos, negociações, entre outros. Por isso, é interessante que você saiba mais sobre esse assunto.

Foi pensando nisso que nós preparamos este conteúdo, a fim de explicar para você o que é a videoconferência, os benefícios que ela traz e como aplicar na sua empresa. Continue lendo!

O que é videoconferência?

A videoconferência é uma tecnologia de comunicação que opera por meio de transmissão em vídeo. Permite às pessoas manterem contato umas com as outras utilizando recursos de vídeo, que funcionam de maneira online.

Sendo assim, para que a videoconferência aconteça, é necessário utilizar um dispositivo que tenha uma conexão estável com a internet. Também é preciso que todos aqueles que vão participar da chamada utilizem a mesma ferramenta ou plataforma. Ela funciona como uma sala virtual, onde todos se reúnem na data e no horário combinados.

Como fazer videoconferência?

Como você viu, a videoconferência acontece em tempo real. Ela é uma reunião com pessoas que estão em diferentes localidades. A ferramenta ou plataforma utilizada permite que todas consigam se reunir, vencendo as barreiras físicas e geográficas.

Portanto, o primeiro passo para fazer videoconferência é escolher a ferramenta que será utilizada para organizar essa reunião. O ideal é optar por uma plataforma profissional para ter mais qualidade na chamada, estabilidade e diferentes recursos para enriquecer esse encontro.

Também é importante que a videoconferência seja devidamente planejada. Quais são os objetivos para ela acontecer? Quem precisa participar dessa reunião? Qual é a melhor data e horário para o encontro?

Além desses detalhes, é essencial que todos os materiais que serão utilizados estejam devidamente separados e organizados, a fim de aproveitar melhor o tempo da videoconferência.

Outro ponto crucial que precisa ser feito de maneira individual é a definição do local em que o equipamento será posicionado. É essencial que exista uma boa iluminação, a menor quantidade possível de barulho e de ruídos e que não aconteçam interrupções.

Quem organiza a videoconferência pode compartilhar o link com os demais participantes. Basta que eles acessem esse link na data e horário combinados para entrar na sala e participar da videoconferência.

Geralmente, a reunião conta com uma breve introdução, a discussão do assunto principal, dos assuntos secundários e, ao final, um espaço para perguntas e para a definição de novas informações, como outra videoconferência e acordos gerais.

Quais são as melhores práticas para videoconferências?

Para que a videoconferência seja um sucesso é importante que haja um bom planejamento. Mas não é só isso, pois cada um dos participantes precisa adotar boas práticas para manter a organização da reunião.

Você viu o tópico anterior algumas medidas importantes. São elas:

• a escolha do local adequado;
• uma boa iluminação;
• evitar barulhos e ruídos;
• prevenir interrupções.

Também é muito importante que existam algumas regras e que elas sejam informadas para todos. Por exemplo, manter o microfone desligado e utilizar o recurso levantar a mão quando desejar falar.

É fundamental conferir todo o equipamento antes da videoconferência para garantir que ele esteja em pleno funcionamento e que o sinal da internet esteja estável. Como dito, se houver apresentações, é indispensável que tudo já esteja organizado de antemão e que sejam definidos os nomes daqueles que vão conduzir a reunião.

O ideal é que o celular seja mantido no silencioso, ter cuidado com a escolha do traje e manter a tonalidade de respeito, além de uma postura correta ao se manter sentado, garantindo assim um posicionamento profissional.

Quais plataformas de videoconferência usar?

Existem várias ferramentas que podem ser utilizadas para fazer uma videoconferência, inclusive alternativas gratuitas e que são usadas em massa. Contudo, é interessante digitalizar o seu negócio e optar por algo profissional.

Considere que a ferramenta precisa ter uma boa qualidade, estabilidade de sinal e recursos para facilitar a interação entre os participantes. Além disso, é fundamental que ela seja confiável e sigilosa. 

Portanto, é mais interessante que a sua empresa conte com uma solução interna. Assim, terá diferentes funcionalidades e maior confiabilidade para tratar de assuntos confidenciais ou particulares com clientes, fornecedores, parceiros e outros. 

A Leucotron oferece a plataforma Mobi para a realização de videoconferências, e que ainda traz funcionalidades para colaboração entre pessoas e equipes, além de recursos de comunicação com telefonia ilimitada. Tudo isso reunido em um só lugar para fazer a conexão entre todos os membros da equipe, aproveitando o melhor da tecnologia para vencer as barreiras geográficas.

Com a Mobi, suas equipes podem agendar as reuniões de videoconferência utilizando o e-mail ou link e utilizar:

• recursos de moderação;
• estatísticas de participantes;
• compartilhamento simultâneo de telas;
• fundos virtuais;
• supressão de ruídos;
• estilos de visualização;
• votações durante a reunião; e mais.

É interessante as empresas aproveitarem as facilidades da videoconferência para favorecer a conexão entre pessoas. Mas é fundamental utilizar boas ferramentas para que esse momento seja o mais proveitoso possível a fim de favorecer as estratégias do negócio, inclusive reduzindo custos, gerenciando melhor o tempo e gerando oportunidades.

Saiba mais sobre os recursos da Mobi Leucotron. Acesse o site e confira todas as funcionalidades que a plataforma oferece!