8 dicas fundamentais de como dar feedback para sua equipe

Saber como dar feedback para os colaboradores é uma ação fundamental para garantir a qualidade do trabalho e a alta produtividade. Afinal, este retorno sobre a atuação individual e coletiva ajuda os colaboradores e equipes a entender em que cenário se encontram, além de se alinharem de acordo com as diretrizes apresentadas.

Apesar dessa política de feedbacks eficientes ser tão importante, ainda encontramos críticas negativas e retornos superficiais e genéricos, o que pode até atrapalhar o relacionamento da empresa com seu público interno. Confira nossas 8 dicas fundamentais e descubra como construir respostas consistentes e que impulsionam sua equipe para a ação. Boa leitura!

1. Descubra a hora certa e saiba como dar o feedback

Imagine que você está observando o trabalho em uma loja física e percebe que seu colaborador cometeu um grande erro. Qual seria sua primeira reação? Dentre todas as nuances possíveis, dá para encontrarmos superiores que gritam e fazem uma cena na frente do cliente até aqueles que deixam o comentário para a próxima reunião semestral da empresa.

Quando o assunto é implementar uma cultura de feedback, o primeiro ponto é ter empatia e tentar imaginar como o funcionário se sente com a chamada de atenção. O ideal é que você crie um hábito de feedbacks, estabelecendo uma frequência para dar este retorno para a equipe. Esse período pode ser semanal, quinzenal ou mesmo mensal.

2. Escreva um roteiro para melhorar este retorno

Chegado o momento de apresentar um retorno sobre a performance da equipe e de vários funcionários, o que você faz? Neste caso, o importante é ter preparado algo anteriormente. Com a popularização do trabalho remoto por causa da pandemia de COVID-19, nem sempre as reuniões de feedbacks são presenciais, o que pode dificultar a interação entre as pessoas.

Assim, se você se programar, entendendo como apresentará cada questão, em que momento falará dos destaques do time e quando abrirá espaço para dúvidas, sugestões e reclamações, todo o processo fica mais fácil. Isso porque você pode pensar em diversos fatores como:

• situações para quebrar o gelo;
• como lidar com situações delicadas;
• revisão da pauta e divisão do que deve ser apresentado coletivamente e o que precisa ser falado de forma individual;
• maior controle sobre o tempo.

3. Crie e apresente um resumo antes da conversa

Estamos habituados a uma política de que as críticas servem para diminuir uma pessoa e até mesmo para indicar os motivos de uma demissão. Para manter a boa comunicação na equipe e otimizar o aproveitamento dos feedbacks, é importante que todos estejam cientes dos pontos que serão abordados durante a conversa.

Assim, você faz com que cada um se prepare para a conversa e reduz a tensão sobre o assunto abordado. Lembrando que feedbacks são retornos objetivos e claros para manter a equipe alinhada aos objetivos da empresa.

4. Inicie o feedback pelos pontos fortes

Alguns processos são muito positivos pois estimulam o potencial da equipe, como a gamificação. O feedback também deveria funcionar de maneira parecida. Se a reunião começa apresentando críticas e pontos ruins do trabalho, a tendência é que as pessoas se fechem e adotem uma postura defensiva, tentando justificar os erros em vez de entender quais pontos precisam ser melhorados.

Ao destacar os processos e ações que foram acertados, atingiram as metas e até mesmo surpreenderam a empresa, a equipe se sente motivada e tende a entender os pontos de correção com melhor maturidade emocional.

5. Não tenha medo de de falar sobre o que está errado

Assim como o feedback não deve iniciar carregado de críticas, elas fazem parte do processo. Não adianta falar apenas das coisas boas e ignorar o que precisa ser mudado. Se uma atitude da equipe ou de um funcionário está inadequada, ela precisa ser apresentada.

Aqui vai uma dica valiosíssima na hora do feedback: na hora de elogiar, destaque pessoas e equipes, mas na hora de criticar, atenha-se aos fatos. Evite situações como: no dia tal vi o colaborador fulano passando nossos preços pelo telefone. Em vez disso, prefira algo como: não é permitido passar orçamentos por telefone — fato — então, o ideal é pedir o e-mail do cliente para enviá-lo — apresentação de qual seria a atitude resolutiva. 

6. Embase seu feedback em dados reais

Uma análise de dados para tomadas de decisão é muito importante e na construção de feedbacks também funciona assim. Antes que surjam conversas de corredor que espalham discórdias como fulano é perseguido pelo gerente ou ciclano é o favorito, direcione o motivo das suas constatações.

Existem várias métricas e ferramentas para medir a produtividade da equipe. Ao falar que é preciso melhorar o contato, por exemplo, apresente dados como o nível de satisfação do cliente e métricas como o tempo de espera e taxa de cancelamento. Lembre-se de que esta é uma forma de mostrar que sua análise é justa e não uma especulação com um toque de parcialidade.

7. Mostre os impactos das ações positivas que ocorreram

Aproveitando os dados usados durante o feedback, é igualmente importante comprovar para a equipe como determinadas métricas ajudam a obter resultados melhores. Assim, apresente relações como: depois que o tempo de espera reduziu em X minutos tivemos um aumento do NPS. Essa é uma forma de reforçar o embasamento das informações que você apresenta e estimular a equipe a focar nos pontos que você apresentar.

8. Explique o que você espera do funcionário

Por fim, os feedbacks precisam de direcionamentos. Além de falar dos pontos fortes, erros e destaques, lembre-se de ter clareza do que você espera da equipe. Procure situar todos no prazo e meta estipulada (não precisa ser algo fácil, mas use referências realistas). Dessa forma, seu retorno fica completo e você aproveita para incentivar o time a alcançar o objetivo estabelecido.

Como você viu, saber como dar um feedback de qualidade para a equipe pode ser simples, desde que haja empatia e preparo para fazer isso. Este não deveria ser um momento tenso ou que a liderança se sinta pisando em ovos e a objetividade, baseada em fatos, é o melhor caminho para encontrar um sincronismo com os colaboradores.

Se você já passou por uma situação delicada em feedbacks, conte para a gente nos comentários e explique como você acredita que a situação poderia ser melhor!