Comunicação empresarial: como manter o diálogo entre matriz e filial?

A comunicação empresarial é fundamental para o bom funcionamento da organização. E isso vale, principalmente, para empresas territorialmente espalhadas, que possuem a matriz centralizada e as filiais alocadas em diversos pontos diferentes.

Este é um caso no qual vale muito a pena investir na tecnologia. Atualmente, com tantas possibilidades, é possível conversar com colegas de trabalho em tempo real, mesmo que eles estejam há muitos quilômetros de distância.

Para que a comunicação funcione de uma forma bastante eficaz, é preciso dividi-la em duas categorias:

• Comunicação gerencial: é aquela realizada entre os líderes e seus colaboradores. Este tipo de comunicação não costuma ter filtros, é realizada face a face por meio de reuniões, telefonemas ou mesmo conversas informais;
• comunicação organizacional: sai da equipe de comunicação interna, seguindo as diretrizes do corpo diretivo, e chega até aos colaboradores por meio de veículos como portal, jornal mural, revista corporativa etc.

Ambos os modelos comunicacionais precisam ser adaptados para a realidade de cada empresa. E, no caso de organizações geograficamente espalhadas, o desafio é atingir a todos os colaboradores com agilidade e eficiência.

Veja, abaixo, algumas dicas de como realizar este trabalho:

Comunicação gerencial e organizacional

Tenha um sistema de telefonia interna

Como se comunicar com a sua equipe em tempo real, gastando pouco e sem interferências? A resposta está no sistema de telefonia interna. Não existe nada mais ágil e eficaz para manter contato com funcionários que estão a distância do que o bom e velho telefone.

Atualmente, as empresas podem investir em sistemas modernos para reduzir a distância entre a matriz e a filial. A primeira providência é adquirir um modelo de PABX. Trata-se de uma central que liga todos os aparelhos de telefone da organização.

Com um PABX você pode realizar chamadas de longa distância, sem precisar pagar nada pela ligação. E poderá conversar com sua equipe sem nenhuma interferência na linha, com um som claro e audível. Além disso, o PABX permite realizar chamadas envolvendo mais pessoas da equipe, em uma conferência. Você ainda pode transferir ligações e colocar chamadas em espera.

Uma forma de fazer com que o PABX seja ainda mais eficiente é uni-lo a um sistema de telefonia do tipo VoIP (Voz sobre IP). Este modelo utiliza a rede tecnológica da empresa como base para os telefones, criando a possibilidade de que qualquer aparelho que possua conexão com a internet (ou intranet organizacional) possa utilizar o ramal desejado.

O sistema VoIP dispensa, portanto, o uso de telefones fixos. O próprio computador, ou notebook do funcionário, pode ser usado como telefone virtual.

Invista em um sistema de videoconferência

Além da telefonia, você pode investir em um sistema de videoconferência. Trata-se de uma forma bastante eficiente de se comunicar, principalmente para quem precisa se reunir constantemente com a equipe.

Imagine que você precise realizar uma reunião semanal com a sua equipe, para repassar metas e objetivos, além de avaliar os resultados da semana anterior. Neste caso, se a sua equipe está espalhada pelas filiais, você precisa de um sistema de videoconferência, que garanta informações em tempo real, de forma clara e concisa.

Opte por tecnologias em nuvem

As tecnologias em nuvem estão sendo cada vez mais utilizadas para a gestão de informações organizacionais. Além da segurança e praticidade, a tecnologia em nuvem evita que você precise manter servidores físicos, que são caros, ocupam espaço e têm uma manutenção cara.

Para uma empresa territorialmente espalhada, a gestão de informações por meio de nuvem é muito importante, pois permite que o compartilhamento seja feito em tempo real, sem risco de se perder dados importantes no processo.

Além disso, permite que a empresa funcione de forma mais unificada, por meio da sua rede de dados. Um documento gerado em uma filial, pode chegar à matriz instantaneamente, sem a necessidade de intermediários e nem de transporte físico. É mais agilidade e eficiência para o negócio.

Utilize veículos online

Uma comunicação interna eficiente é aquela que consegue fazer com que todos os colaboradores tenham acesso em primeira mão às notícias organizacionais. E, neste caso, a eficiência está ligada ao fato de que a informação precisa chegar a todos ao mesmo tempo.

A melhor maneira de se fazer isso, principalmente em uma empresa territorialmente espalhada, é por meio de veículos de comunicação eletrônicos. Você pode até possuir um jornal mural, ou uma revista organizacional, mas não pode abrir mão de um portal corporativo ou de uma newsletter eletrônica, que sejam constantemente atualizados.

Construa um mix variado de pautas

As pautas da comunicação interna devem priorizar assuntos corporativos, que envolvam os colaboradores e deem uma exata noção de unicidade na organização. Mas isso não impede que a comunicação interna possua, esporadicamente, pautas regionais, mais aderentes à realidade de cada filial.

Neste sentido, o jornal mural pode ser uma boa solução. As pautas específicas não necessariamente precisam de atualização constante e podem ser produzidas e enviadas para que as filiais fixem em seus quadros de aviso.

Isso gera empatia entre os colaboradores e mostra que a empresa reconhece as especificidades de todas as regiões do país, nas quais está presente.

Escolha um funcionário para ser responsável pelo processo comunicativo

Para que o processo de comunicação flua da melhor maneira possível, você precisa escolher um funcionário para ser o ponto de apoio da área de comunicação em cada uma das filiais. Ele será o responsável por auxiliar a disseminação das informações, facilitando o fluxo e ajudando a manter a equipe informada.

Se você não conhece o perfil de todos os colaboradores das filiais, pode fazer uma eleição entre os próprios funcionários locais, para que eles escolham quem será o representante da comunicação.

Só tome cuidado com uma coisa: este funcionário é responsável pelo fluxo das informações organizacionais. Não faça com que ele se torne um representante dos líderes, pois isso pode gerar, inclusive, problemas trabalhistas.

Como você viu, a tecnologia é fundamental para encurtar distâncias e facilitar a comunicação empresarial. Se você ainda não sabe como realizar este trabalho, entre em contato conosco! Temos a solução certa para você!