Desmistificando o PABX: entenda os benefícios e aplicações
Telefonia

Desmistificando o PABX: entenda os benefícios e aplicações

Escrito por Leucotron

Em toda empresa, independentemente do seu porte ou segmento de mercado, os colaboradores precisam se comunicar com outros setores e, em muitos casos, com o público externo para executar as suas atividades. Para realizar essa tarefa com sucesso, uma das melhores ferramentas é o Private Automatic Branch Exchange, mais conhecido no ambiente corporativo como PABX.

Essa solução é uma infraestrutura que centraliza toda comunicação via telefone — seja ela digital ou analógica — para que a organização possa interagir com os ramais internos e também realizar/receber chamadas externas, por meio de um sistema unificado.

Quer saber como funciona um sistema PABX e descobrir os benefícios estratégicos dessa ferramenta para o negócio? Acompanhe!

Muito além de um transferidor de ligações

Muitos gestores e empreendedores acreditam que o PABX se limita apenas a um transferidor de ligações. Contudo, trata-se de uma ferramenta que impacta o trabalho dos funcionários, elevando a sua produtividade, já que não precisam ir de um departamento a outro para resolver assuntos simples, que podem ser solucionados rapidamente por meio de uma ligação.

Além disso, o custo com telefonia fica muito mais baixo, pois, independentemente do tipo de PABX escolhido, as ligações se tornam mais baratas, evitando um gargalo nas finanças com as altas taxas cobradas pelas operadoras de telefonia, que nem sempre entregam o serviço de acordo com o que está no contrato, deixando a desejar em termos de qualidade, muito aquém do esperado.

Quando o gestor aposta no PABX, ele faz, na verdade, um investimento no sistema de comunicação do negócio, o que se traduz em resultados positivos, importantes para a sua continuidade, operação e expansão no mercado, cada dia mais voraz e competitivo.

O uso estratégico do PABX na empresa

Ao livrar o empreendimento das altas faturas de telefonia e facilitar a comunicação interna e externa, o PABX já se mostra como uma importante estratégia de negócio, pois o desempenho das equipes melhora, as suas tarefas se tornam mais ágeis e os custos decrescem de maneira bastante considerável.

Se o gestor fizer uma projeção em longo prazo, perceberá que isso representa uma grande economia para o empreendimento, que se torna mais rentável e ainda ganha maior qualidade nos serviços.

Nos sistemas de PABX mais modernos, o próprio celular do colaborador pode ser um ramal do escritório. Ou seja, ele pode atender a outros funcionários, clientes, fornecedores sem estar fisicamente presente no ambiente laboral.

Nesse cenário, a mobilidade se alia ao PABX, tornando a organização muito mais dinâmica, simples, ágil e eficiente, sem fronteiras.

O funcionamento da ferramenta

O PABX é o equipamento responsável pela distribuição das linhas (ramais) na empresa. Sua principal função é interligar diferentes telefones a uma central unificada. Isso permite que sejam realizadas ou recebidas, simultaneamente, várias chamadas, por todos os setores, como TI, vendas, produção, administrativo, recursos humanos entre outros.

Por si só, isso já representa uma grande economia de recursos, já que o empreendimento não precisa contratar diversas linhas telefônicas para funcionar. Basta contratar apenas uma e fazer a distribuição dos ramais com o uso do PABX, que faz automaticamente o redirecionamento das chamadas realizadas/recebidas com o uso dos ramais.

As múltiplas funcionalidades do PABX

Hoje em dia, não existe apenas um único modelo de PABX disponível no mercado, mas vários, permitindo que o gestor faça a sua escolha de acordo com as necessidades de seu empreendimento.

É importante que gestores e donos de negócio conheçam o funcionamento dessa ferramenta para, posteriormente, escolher o modelo mais adequado às necessidades da corporação, para optar pelo melhor e colher os frutos na forma de resultados práticos e satisfação de colaboradores e, principalmente, dos seus clientes.

Afinal, não se trata apenas de uma central telefônica. O PABX oferece diversas funcionalidades que podem fazer toda a diferença no cotidiano de gestores e colaboradores, dependendo da tecnologia de PABX a ser escolhida. Veja algumas delas:

  • acesso a outros grupos de ramais;

  • acesso a uma determinada linha;

  • cadeado eletrônico;

  • chamada em espera;

  • conferência (que pode ser em áudio ou vídeo);

  • consulta interna e externa de ramais;

  • controle do volume da chamada;

  • correio de voz personalizado;

  • direcionamento automático para correio de voz;

  • extensão de outro PABX;

  • gravação de saudação para correio de voz;

  • linha executiva;

  • memória temporária;

  • ramal ausente;

  • ramal móvel interno e externo;

  • ramal não perturbe;

  • ramal presente;

  • realizar chamadas via agenda;

  • realizar chamadas VoIP;

  • transferência externa de tronco/tronco;

  • transferência interna;

  • transferência de ponto remoto;

  • transferência de ramal remoto;

  • troca de serviço manual ou automático;

  • rediscagem automática (interna ou para números externos), entre outros.

Ficou interessado? Quer conhecer os tipos de PABX existentes? Então veja nos próximos tópicos as diferentes tecnologias voltadas para essa ferramenta:

PABX Analógico

É o sistema mais antigo e ainda muito utilizado em várias empresas. Funciona da seguinte maneira: uma central é projetada para receber linhas fixas convencionais, por meio das operadoras de telefonia.

Os seus ramais são extremamente simples e não contam com recursos adicionais, tornando a sua operação e a utilização mais básicas, como identificador de chamadas, bloqueio de chamadas a cobrar e senha para ramais. Existem alguns que contam com uma Unidade de Resposta Audível (URA) tradicional.

Apesar de se tratar de uma solução que envolve poucas inovações tecnológicas, ainda é comercializado e adotado por corporações que não precisam de muitas ferramentas adicionais. Trata-se de uma solução modular, dimensionada de acordo com a quantidade de linhas e ramais necessários para o funcionamento da organização.

No entanto, o seu investimento é alto, pois envolve toda uma infraestrutura robusta para atender à demanda corporativa, o que naturalmente implica em custos com manutenções periódicas. É interessante conhecer as demais tecnologias, antes de optar pelo sistema convencional.

PABX Digital

É uma ferramenta bem mais avançada do que o sistema anterior, apresenta melhor qualidade nas chamadas, já que elimina os ruídos nas ligações, oferece a discagem direta para ramal (DDR), o volume da ligação pode ser ajustado e a central ser conectada tanto a linhas fixas quanto digitais.

O PABX digital otimiza consideravelmente a comunicação, transformando o sinal analógico (voz) em digital, fazendo com que a transmissão de dados seja mais rápida do que no modelo convencional.

Para gestores que preferem ter mais controle sobre as chamadas telefônicas na empresa, o PABX digital oferece a função de ramal econômico, que funciona da seguinte forma: quando o tempo limite de ligação pré-definido é atingido, ela é interrompida.

Esse pode ser um recurso importante para organizações que já tiveram ou têm problemas com funcionários que ficam tempo demais ao telefone sem necessidade.

O sistema também oferece a portabilidade para números de celular, o que é interessante para o negócio, que pode migrar para a operadora que for mais conveniente, garantindo maior economia.

Normalmente, o investimento para a implantação do PABX digital é considerável, exigindo portas para telefones digitais e o próprio aparelho, podendo superar o custo de um analógico, dependendo do porte do empreendimento.

Entretanto, em longo prazo, se mostra uma opção bastante vantajosa, principalmente para organizações de médio e grande porte.

PABX Híbrido

É uma solução que une as melhores características dos sistemas analógico e digital. Além disso, conta com a tecnologia de voz sobre IP (VoIP), permitindo a interligação dos ramais das filiais com custo zero.

Na forma híbrida, a ferramenta faz a menor rota para as chamadas, tornando o sistema bem mais ágil do que o convencional.

Ao unificar ramais, sejam eles digitais ou da telefonia tradicional, esse modelo se mostra bastante viável, pois não é necessário mudar o número de nenhum dos colaboradores, independentemente do departamento no qual atuam, facilitando a integração da tecnologia com o cotidiano da empresa, adotando a tecnologia sem mudanças bruscas, o que facilita a adaptação dos profissionais ao sistema.

Na prática, essa ferramenta é interessante para negócios que já possuem o sistema analógico instalado, mas desejam usufruir das vantagens da tecnologia mais moderna, já que integra linhas fixas a ramais digitais, afetando positivamente a rotina de trabalho de gestores, colaboradores, fornecedores e clientes, que podem interagir com maior facilidade, em comparação ao sistema tradicional.

PABX com tecnologia VoIP

Trata-se de uma ferramenta mais complexa e moderna, que oferece vários recursos para a empresa. Nesse caso, o PABX funciona como um provedor apto a receber chamadas digitais e analógicas.

É uma opção interessante para aqueles que desejam tornar o negócio mais dinâmico e rápido. No entanto, é preciso escolher um bom fornecedor, para que as chamadas não sofram com ruídos e má qualidade nas ligações de voz/vídeo.

Suas principais vantagens são:

  • atendimento automático com mensagem;

  • transbordo das chamadas — encaminhamento para outro ramal, caso o principal esteja ocupado;

  • personalização do sistema de acordo com as necessidades da empresa;

  • possibilidade de criar uma segmentação na numeração para todos os ramais, facilitando a sua gestão, principalmente em caso de haver filiais;

  • URA integrada, que atende automaticamente as ligações por meio de uma gravação predeterminada, permitindo que o usuário escolha o ramal do departamento com o qual deseja falar;

  • facilidade de monitorar a rede e antever possíveis problemas, possibilitando reparos programados, sem afetar a rotina da organização.

Os benefícios gerados para a equipe

Com a adoção de um sistema PABX para o negócio, todos os colaboradores saem beneficiados. Além das vantagens já citadas em tópicos anteriores, é interessante pensar em outras situações, por exemplo:

Home office

O trabalho fora do escritório, que pode ser realizado em qualquer lugar, está cada vez mais popular, pois representa menor custo com pessoal. Nesse caso, o colaborador pode ter o seu ramal próprio e ter contato com as equipes na empresa, permitindo que as suas atividades sejam realizadas com maior agilidade e menor incidência de atrasos por problemas de comunicação.

Comunicação interna

Muitas organizações trabalham com departamentos segmentados, porém, dependentes entre si. Nesse contexto, o PABX entra como um grande aliado, já que não é necessário ir de um lado a outro pedir informações ou documentos. Basta ligar para o ramal do responsável e fazer a solicitação desejada, sem se locomover até outro setor.

Performance das equipes

Com uma comunicação interna inteligente e ágil, o trabalho das equipes fica mais facilitado, permitindo que cada profissional consiga executar as suas atividades sem entraves, com maior fluidez, o que se reflete na melhora da produtividade das equipes como um todo. E quem sai ganhando com isso é o negócio.

As vantagens garantidas para o público externo

Ao contrário do que muitos gestores e empreendedores pensam, o PABX também beneficia o seu público externo, que consegue interagir com a corporação de maneira muito mais simples. Veja:

Fornecedores

Com o uso da ferramenta, os fornecedores conseguem falar diretamente com a pessoa de interesse, ou seja, quem efetivamente vai fechar o contrato. Então, basta entrar em contato pelo telefone com o ramal devido e conversar com o responsável. Isso torna todo o processo menos burocrático. Tudo é resolvido de maneira mais direta, aumentando a agilidade nas operações.

Parceiros comerciais

Profissionais em cargos de liderança conseguem entrar em contato rapidamente com outras empresas, com o objetivo de fechar novas parcerias comerciais, podendo se comunicar via telefone a um preço muito mais reduzido, o que é interessante quando há a necessidade de apresentar propostas e contrapropostas, com o objetivo de se chegar ao melhor acordo para ambas as partes.

Clientes

Como o PABX tem um ramal associado a cada departamento, o cliente pode entrar em contato diretamente com o setor de vendas, suporte técnico, de atendimento ao consumidor, entre outros, de forma muito mais simplificada. Afinal, não há a necessidade de ligar para um departamento e ser transferido diversas vezes até encontrar o certo. Basta discar para o ramal correspondente a sua necessidade.

Colaboradores

Em muitas corporações, alguns funcionários ficam em trabalho externo, sob o comando de um gestor que está na empresa. Com a mobilidade oferecida pela solução, a comunicação entre os dois lados se torna muito mais simples, principalmente quando é necessário enviar fotos e arquivos para se tomar uma decisão em conjunto, sem que ambos tenham de estar no mesmo local.

Motivos para fazer a implementação hoje

Com a popularização da tecnologia, adotar um PABX se tornou uma opção de grande viabilidade para as organizações e uma poderosa ferramenta estratégica de negócio, pois torna o contato com o seu público interno e externo muito mais rápido, de qualidade e eficaz.

Em muitos casos, o empresário pode sentir receio de adotar a tecnologia, pois a implementação tem o seu custo. Porém, os benefícios, em médio e longo prazo, superam o investimento, trazendo modernidade, economia nas contas de telefone e satisfação do público interno e externo, o que é essencial para o crescimento e a credibilidade da marca.

Ao se prender em modelos obsoletos, o empreendedor tende a sofrer com maior burocracia para resolver os seus problemas, pois necessita gerar documentos e solicitações para as mais diversas demandas, que poderiam ser resolvidas por meio de uma simples ligação.

Vale ressaltar que existem processos organizacionais que realmente são burocráticos e não há como fugir disso, principalmente quando se fala em tributação e recursos humanos, por exemplo. Mas isso não quer dizer que todos os processos organizacionais precisam ser dessa forma.

No mundo corporativo, aqueles que conseguem otimizar o seu dia a dia com a ajuda da tecnologia conseguem desburocratizar e automatizar processos internos, se tornando mais eficientes e produtivos, agradando os stakeholders envolvidos.

Por exemplo: as reuniões, antes realizadas de forma presencial, demandavam muito tempo da parte dos profissionais e recursos para a sua realização, como deslocamento e custos com hospedagem, no caso daqueles que vêm de outras filiais da empresa.

Com o PABX nada disso é necessário. As reuniões podem ser realizadas por meio de áudio ou videoconferências, nas quais os colaboradores conversam em tempo real, de onde estiverem, transformando o ambiente laboral em algo mais dinâmico, o que é bastante relevante para aqueles que desejam elevar o valor da sua marca e garantir um diferencial competitivo, a partir de um melhor gerenciamento do tempo e de recursos.

Outro ponto que merece atenção é a redução de custos que o PABX oferece. Em tempos de crise e incertezas na economia, é essencial que os empresários invistam na tecnologia para enxugar gastos desnecessários e eliminar possíveis vulnerabilidades, como empregados que se utilizam em excesso da telefonia corporativa para resolver assuntos pessoais e excesso de manutenção em sistemas obsoletos.

Além disso, o modelo corporativo atual exige que executivos e equipes de trabalho estejam interconectados em tempo real, que vá além dos limites dos escritórios, com o máximo de sinergia.

Nesse cenário, o maior desafio de gestores e empreendedores é escolher o PABX ideal que atenda às demandas da organização. Uma boa comunicação não é essencial apenas para uma boa execução e fluidez nas atividades laborais. É também um fator de competitividade e estratégia.

E você, pretende ficar preso às altas taxas cobradas pelas operadoras de telefonia ou investir na modernidade, aliando tecnologia à vantagem competitiva? A resposta a essa questão é determinante para o futuro do empreendimento.

Agora que você já conhece o PABX mais a fundo, é hora de escolher aquele que melhor se adapta às necessidades do negócio. O importante é entender que essa ferramenta é um investimento valioso, que ajudará a reduzir custos ao longo do tempo, tornar a organização mais dinâmica e eficiente, o que se reflete nos resultados de maneira positiva, trazendo ganhos para todos os envolvidos.

Obviamente que se tratam de tecnologias distintas entre si, mas certamente uma delas é a mais indicada para o sucesso do empreendimento.

Procure se informar ao máximo sobre as demandas internas, conte com uma empresa especializada como a Leucotron e obtenha os melhores recursos, que facilitarão a comunicação e o gerenciamento das chamadas telefônicas internas e externas, superando as suas próprias expectativas.

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Sobre o autor

Leucotron

Somos uma empresa de tecnologia em telecomunicações que atua no mercado brasileiro há mais de 30 anos, sendo reconhecida como uma das mais importantes na área de telefonia IP e convencional.

Atualmente, somos líder no segmento de hotelaria. São mais de 300 concessionárias parceiras, que oferecem centrais de PABX, softwares de telefonia e as mais inovadoras soluções em comunicação com foco no aumento da produtividade de pequenas, médias e grandes empresas de todas as regiões do Brasil.

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