6 dicas de como fazer videoconferência

Saber como fazer videoconferência é essencial hoje em dia. Afinal, as relações de trabalho se expandiram e as conexões entre profissionais e empresas estão cada vez mais ricas, formando parcerias em lugares dos mais diferentes. Por isso, a internet e a tecnologia se tornaram grandes aliadas.

É interessante optar pelas videoconferências quando as pessoas que precisam se reunir estão em regiões geográficas distantes. Também quando há necessidade de fazer uma reunião de última hora, ou em casos mais específicos em que não é possível que todos se encontrem presencialmente.

Mas ainda que as reuniões aconteçam pela internet, é essencial manter o profissionalismo e garantir a produtividade do encontro. Pensando nisso, listamos algumas dicas que mostram como fazer uma boa videoconferência para que esse momento seja proveitoso. Confira!

1. Garanta uma conexão estável com a internet

A via de conexão entre os participantes da reunião ou do encontro será a internet. Portanto, é fundamental garantir que ela esteja estável para que não haja interrupções durante a videoconferência.

Então, antes de a reunião começar, teste os seus equipamentos e verifique se tudo está funcionando perfeitamente. É preferível optar pelas conexões via cabo em vez do Wi-Fi, uma vez que isso não só aumenta a velocidade da internet como também mantém o sinal mais estável.

Também é preferível que você escolha participar da videoconferência em um local particular e reservado. Evite ambientes como cafés e utilizar sinais abertos. Além de perder a privacidade, existe um risco maior de a conexão cair.

2. Mantenha uma boa iluminação

Não tem como fazer uma boa videoconferência em um ambiente escuro. É preciso minimizar a distância e fortalecer a conexão entre os participantes, e uma parte importante desse processo é garantir que todos consigam ver a cada um sem dificuldade.

Um ambiente mal iluminado dificulta para as pessoas perceber as expressões faciais. Isso pode fazer com que a atenção fique dispersa. Ou seja, os participantes terão mais dificuldades para se concentrar naquilo que você está falando.

Então, faça testes antes de começar as suas videoconferências. Encontre a melhor posição no ambiente, ajuste o seu equipamento para que não haja sombras em seu rosto nem iluminação em excesso, pois isso também deixa a imagem saturada e desagradável.

Se a luz do ambiente não for suficiente, você pode posicionar uma luminária atrás do seu computador para que ela possa iluminar o seu rosto, mas sem incidir de forma direta na câmera. Essa posição também evita as sombras, que comprometem a qualidade da imagem.

3. Escolha um local silencioso

O que não falta na internet são vídeos mostrando falhas em videoconferências, com pessoas passando, cachorro latindo, crianças chorando e outros eventos que não deveriam fazer parte da reunião.

É verdade que nem sempre podemos controlar tudo o que acontece ao redor. Mesmo assim, é possível minimizar esse tipo de interrupção e promover um pouco mais de profissionalismo durante a reunião.

Para isso, escolha um local silencioso ou que tenha a menor quantidade de ruídos. Se houver outras pessoas no ambiente, avise para elas que você estará em reunião e que interrupções não devem acontecer.

Tem como fazer videoconferência mesmo trabalhando em casa. Basta estabelecer algumas regras para que tudo se mantenha dentro do controle. Por exemplo:

• pedir para moderar o volume da televisão;
• usar fone de ouvido na hora de escutar música;
• evitar o uso de eletrodomésticos enquanto a videoconferência estiver acontecendo;
• evitar brincadeiras muito agitadas entre crianças ou com animais de estimação;
• fechar portas e janelas para reduzir o ruído externo.

4. Use uma ferramenta para videoconferências

O ideal é que as videoconferências sejam feitas utilizando uma ferramenta específica para isso. Chamadas de vídeo utilizando aplicativos da massa não são a melhor alternativa, afinal, não há qualidade nem recursos suficientes para esse tipo de aplicação.

As ferramentas específicas para fazer videoconferências têm uma série de funcionalidades que estão de acordo com as necessidades desse tipo de evento. Fica muito mais fácil organizar os encontros por meio delas, e mantemos o profissionalismo tão importante para esse tipo de encontro.

Usando a ferramenta certa, você dispõe de uma série de recursos para garantir a qualidade das suas reuniões, como o compartilhamento de tela, o envio de arquivos, compartilhamentos simultâneos, recursos de moderação, chat, e assim por diante.

5. Utilize o compartilhamento de tela

Já que falamos sobre ele, o compartilhamento de tela é um excelente recurso para fazer videoconferências. Permite expor para os participantes informações, dados, estatísticas, relatórios, imagens, apresentações e tudo aquilo que for necessário para enriquecer o encontro.

Esse recurso faz com que tudo que você está falando seja ilustrado de uma maneira muito rica. Com esse suporte, é possível se fazer entender com mais facilidade, além de tornar a reunião bem mais atrativa.

Mas quando você for usar o recurso de compartilhamento, deixe todo o material organizado de antemão. Assim ficará em fácil acesso para não perder tempo procurando entre as suas pastas. Também vai evitar que arquivos errados sejam exibidos em um momento inoportuno.

6. Estabeleça algumas regras para os participantes

Não tem como fazer videoconferência sem estabelecer algumas regras. Afinal, sempre existem aqueles participantes que se manifestam na hora errada e que acabam atrapalhando o bom andamento da reunião.

Então, quando você enviar o link para os participantes, aproveite para encaminhar também as boas práticas esperadas durante o encontro, por exemplo, manter o microfone desligado, deixar a câmera ligada, sinalizar quando houver necessidade de falar entre outros que julgar necessário. Assim evitará situações desagradáveis e manterá a fluidez da reunião.

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