ferramentas para home office

11 ferramentas essenciais para realizar o trabalho home office

O trabalho home office é uma tendência em todo o mundo. As justificativas são a redução de custos, o aumento de produtividade e o estímulo à mobilidade. Isso assegura melhores resultados para a empresa e maior satisfação aos colaboradores.

Fica evidente que essa é uma modalidade que vale a pena adotar. Com o cenário atual, impactado pelo COVID-19 no mundo inteiro, o home office acabou se tornando uma rota de fuga para que as empresas continuem produzindo mesmo na pandemia. Porém, para que os benefícios sejam conquistados, é preciso utilizar alguns recursos fundamentais.

A partir de agora, você vai conferir 11 ferramentas para home office essenciais para que a sua empresa conquiste a alta performance. Se você quer descobrir quais são elas, continue a leitura deste artigo! Então, vamos lá?

O trabalho home office

levantamento Home Office Brasil 2016, feito pela Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades (Sobratt), demonstrou que essa modalidade de trabalho já chega a 68% das empresas no Brasil. A maior parte dos praticantes trabalha no segmento de serviços e indústria de transformação. Em seguida, vem a Tecnologia da Informação e Telecom.

No entanto, algo que chama a atenção quando tratamos desse assunto é a definição do processo de home office. O conceito representa um gerenciamento baseado em resultados, em vez da presença física propriamente dita. Essa modalidade de trabalho está sendo cada vez mais adotada pelas empresas por todos os benefícios que traz.

Segundo a pesquisa Home Office Brasil 2016, as principais vantagens constatadas a partir dessa flexibilização são:

  • aumento da produtividade (54%);
  • crescimento da satisfação e engajamento dos colaboradores (85%).

Para implementar o trabalho remoto, é necessário que seja feita uma mudança na cultura organizacional. A empresa deve estar adaptada a esse novo cenário e fazer uma boa gestão das atividades e dos aspectos tecnológicos, bem como da infraestrutura. Para que isso seja possível, ela precisa alinhar as expectativas com seus colaboradores. É primordial treinar as lideranças para que possam replicar as boas práticas de home office com os funcionários.

Melhores ferramentas para home office

Pode parecer um sonho fazer o trabalho home office, mas, para que ele seja produtivo, é essencial colocar em ação algumas estratégias na sua rotina. Para ajudar você, listamos a seguir 11 ferramentas úteis para o trabalho em home office. Confira!

1. Slack

É um software de comunicação para equipes que oferece suporte a diferentes canais. É uma boa opção para quem tem colaboradores em home office ou em diferentes unidades da empresa.

Pode ser usado para conversas privadas, e se integra a outros serviços, que podem ser externos ou internos. Um exemplo é a associação ao Trello, que veremos a seguir. Assim, você pode receber notificações dos cartões nos quais for marcado ou de atividades com prazo de expiração curto.

O resultado é uma comunicação rápida e eficiente entre os integrantes da equipe, sendo que as atualizações ficam anotadas no sistema. Assim, não há perda de informações, na versão paga.

2. Trello

É um dos sistemas mais indicados para melhorar a produtividade, porque é de fácil manuseio e tem um bom apelo visual. A ideia é registrar todas as atividades, independentemente de elas já estarem em andamento ou terem sido finalizadas. Ele funciona no método Kanban, sendo um grande aliado para garantir a produtividade no dia a dia.

A vantagem do Trello é poder criar quantos cartões você quiser, ou seja, pode haver diferentes tarefas inseridas no software. Ainda, podem ser criadas diversas etapas para a execução das atividades, o que favorece a visualização de como estão sendo realizados os serviços. Além disso, é possível inserir comentários nas tarefas, o que proporciona um ganho na fluidez da comunicação, já que as informações ficam centralizadas.

Por exemplo: um hotel que use o Trello pode especificar a limpeza dos quartos X, Y e Z, a necessidade de adquirir determinados itens para o estoque e o pagamento de colaboradores. Quando o responsável começar a efetuar uma dessas tarefas, muda o cartão para “em andamento”, e assim que finalizar o processo altera para “feito”.

3. Leuco

Esse é um ramal móvel que permite usar o celular como telefone IP ou ramal PABX para se conectar em qualquer lugar que você esteja. Você pode fazer ou receber ligações por meio do aplicativo, disponível inicialmente para Android.

A vantagem é que não há necessidade de ter uma internet de alta velocidade para usar o sistema. Assim, você consegue obter os benefícios com economia e produtividade para o seu negócio. Nesse caso, é possível sair do escritório e ainda assim entrar em contato com os colaboradores ou atender ligações. O resultado é a solução mais rápida dos problemas do seu negócio.

4. Dropbox e Google Drive

Os dois softwares trabalham com o conceito de computação em nuvem para o armazenamento de arquivos e imagens. Por meio de um login e senha, você pode guardar o que desejar e tem a possibilidade de compartilhar os documentos com outras pessoas. A segurança nesses sistemas é elevada, porque os arquivos são criptografados. Outra vantagem é a atualização automática dos documentos.

No caso do Google Drive, é possível usar as ferramentas do Google G Suite, que funciona de modo similar aos softwares do Microsoft Office, com a diferença de ser totalmente online. Assim, quando um colaborador atualiza o arquivo, você consegue verificar as modificações em tempo real, o que permite que todos fiquem informados. Além disso, é possível rastrear as modificações e seus autores, o que otimiza o trabalho de equipe e a segurança.

5. Skype

O mais famoso software que permite videoconferências é também uma das melhores ferramentas para quem trabalha em modalidade home office. Você pode fazer reuniões em áudio ou vídeo, compartilhar arquivos, enviar mensagens e ter acesso a outros recursos. Além disso, é possível integrar essa ferramenta com um ramal.

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Uma funcionalidade bem útil do Skype é o compartilhamento de tela, que permite a todos os envolvidos na videoconferência visualizar a tela de um dos dispositivos.

6. The Pomodoro Tracker

Quem trabalha em home office com certeza, em algum momento, vai enfrentar dificuldade para gerenciar o tempo, principalmente no início. Quando ocorre uma quebra de rotina ao trocar o trabalho tradicional pelo home office, não nos acostumamos de imediato. Por estarmos em casa, muitas vezes somos interrompidos por familiares, em especial pelos nossos filhos, e o foco da atenção acaba sendo desviado.

Se você estiver nessa situação, uma dica é aplicar a técnica pomodoro na sua rotina. Você sabe como funciona? Ela foi inventada pelo italiano Francesco Cirillo, na década de 1980. Na época, ele era apenas um estudante que precisava ter mais produtividade para dar conta das tarefas.

A técnica pomodoro funciona da seguinte forma: usa-se um cronômetro para controlar a execução das tarefas, que devem ser dividas em blocos de 25 minutos. Isso não significa que você tem 25 minutos para fazer, mas sim que a cada 25 minutos precisa fazer um repouso de 5 minutos. Assim que acabar esse tempo, retorne imediatamente para a tarefa. Quando esse ciclo for feito 4 vezes, o tempo de pausa é maior: 25 minutos.

Para ajudar você a fazer essa técnica no seu home office, conte com o The Promodoro Tracker. Trata-se de um cronômetro online que permite que você realize suas tarefas conforme a técnica pomodoro. Com a prática, além de separar melhor o seu tempo durante o dia, a técnica pomodoro vai ajudar você a executar as tarefas com mais agilidade. Isso ocorre porque a sua concentração é potencializada.

7. Hangouts Meet

O Hangouts Meet é uma aplicação da Google que funciona como uma plataforma de mensagens organizada em torno de grupos. Dessa forma, a ferramenta é ideal para os gestores, por exemplo, fazerem uma reunião remota com seus colaboradores e alinhar processos. O Hangouts Meet tem algumas funcionalidades bem semelhantes às do Skype.

O diferencial é que o aplicativo pode ser atrelado aos diversos recursos disponibilizados pelo G Suite, um serviço que permite que vários produtos Google sejam personalizados conforme as preferências do usuário. Sabemos que a Google é referência em inovação, não é verdade? O Hangouts Meet conta com um bot que é integrado ao Google Agenda, ou seja, que permite automatizar a tarefa de agendamento, trazendo assim um ganho de produtividade.

8. Gravadores Telefônicos Leucotron

Ter gravadores telefônicos é essencial nas operações de qualquer empresa, principalmente quando o foco é o atendimento ao cliente. Por exemplo, atualmente, com a crise global em decorrência da pandemia do COVID-19, as empresas estão se reinventando. A prática do trabalho remoto tem sido adotada como uma alternativa para evitar que todos os serviços das organizações sejam interrompidos.

Com muitos segmentos parados devido à quarentena, é natural que haja alguns impactos econômicos em prol de um bem maior. Assim, muitos clientes estão buscando as empresas para renegociarem prazos de pagamento e contratos. Por isso, os serviços de atendimento ao cliente não podem parar.

Para garantir que o processo tenha o mesmo padrão de qualidade, fazendo com que as chamadas sejam gravadas para que o cliente possa consultá-las via protocolo se precisar, ou mesmo para fazer a auditoria das ligações, você pode contar os gravadores telefônicos da Leucotron.

Tendo um computador programado com o software, a sua equipe de call center pode trabalhar remotamente com a mesma eficiência e sem impactar negativamente a experiencia do cliente. Assim, é possível manter a alta performance da equipe e a qualidade dos serviços mesmo em cenário crítico.

9. CamScanner

Como estamos mais acostumados a trabalhar fora de casa, contando com os recursos tecnológicos que a empresa fornece, hoje em dia é difícil ter impressora ou scanner em casa. E quando o home office demanda que um arquivo seja digitalizado, como fica a situação?

É muito comum tirar fotos de documentos e fazer o envio por e-mail. Porém, com esse método as fotos não ficam tão adequadas para fins profissionais. Por isso, para evitar esse problema, você pode instalar o app CamScanner no seu smartphone, que escaneia fotos e documentos. O mais interesse dessa ferramenta é que ela permite salvar em PDF os arquivos.

10. Microsoft Teams

O Microsoft Teams é um recurso disponibilizado pela Microsoft, que também funciona para a conversa entre funcionários. Ele é totalmente integrado com os aplicativos Office, e pode ser usado tanto na sua versão desktop como pelo smartphone. O acesso às informações é seguro, e o aplicativo pode ser acessado em qualquer lugar. Um ponto de extrema relevância, principalmente para os gestores, é que essa ferramenta pode ser usada para realizar treinamentos com o time.

Assim, é possível fazer a gestão à distância, alinhando os processos e estimulando o desenvolvimento do quadro de colaboradores. É possível criar salas online, compartilhar arquivos e acompanhar os funcionários, com a segurança proporcionada pela tecnologia de cloud computing.

11. Flux IP

A Leucotron é referência em inovação e, além dos gravadores telefônicos, oferece outras soluções para garantir que os seus processos tenham a alta performance desejada, seja no espaço da empresa ou no regime home office. Um dos recursos é o Flux IP: trata-se de um PABX baseado em software. Uma solução de telefonia IP integrada, que permite interligar matriz e filiais ou matriz e home office.

A ferramenta conta com vários recursos interessantes para a sua operação, dentre os quais se destacam a sua configuração via web, o atendimento automático e o alto potencial de expansão.

Como você pôde perceber, o trabalho remoto e é uma modalidade que está se tornando bastante adotada e com várias ferramentas interessantes para garantir a produtividade e a redução de custos da sua empresa. Com as nossas dicas de ferramentas para home office, sua empresa está preparada para alcançar a alta performance com essa modalidade, não é mesmo?

Otimizar a comunicação, potencializar a produtividade e garantir a redução de custos é possível com as soluções da Leucotron Telecom. Elas não podem faltar no trabalho remoto da sua empresa! Conheça os diversos produtos home office que oferecemos!

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