Como o Microsoft Teams tem ajudado as empresas durante a pandemia?

A pandemia do coronavírus impactou todas as áreas de nossas vidas e uma que sofreu mudanças drásticas foi a profissional. A Covid-19 fez com que as empresas se adaptassem e tivessem que adotar o home office para continuar com suas atividades. O Microsoft Teams veio auxiliar nessa mudança na forma de trabalhar.

Para trabalhar de casa, foi necessário utilizar ferramentas que possibilitassem a reunião de inúmeras pessoas ao mesmo tempo, não importando em qual localização geográfica estivessem. Neste post, você conhecerá mais sobre a plataforma Microsoft Teams, aprenderá seus recursos e descobrirá os benefícios que ela trouxe para as empresas durante a pandemia.

O software Microsoft Teams

O Teams é uma ferramenta criada em 2016 pela Microsoft, empresa do famoso Bill Gates e responsável pelo sistema operacional Windows, que tem como finalidade promover a integração e comunicação das equipes de uma empresa.

O software possui diversas funcionalidades que promovem a colaboração dos funcionários da organização em um ambiente virtual, gerando o aumento da produtividade . Além disso, ele foi muito útil durante a pandemia por auxiliar na continuidade do trabalho das empresas que passou a ser home office.

Recursos do Microsoft Teams

Por conta da pandemia que assolou o mundo, as empresas tiveram que se adaptar a uma nova realidade de trabalho: o virtual. E para essa modalidade dar certo, foi preciso encontrar uma plataforma que possibilitasse a reunião dos funcionários em ambiente online, que antes era presencial. O Microsoft Teams surge nesse cenário. Conheça agora algumas funcionalidades dele.

Cenários virtuais

Esse recurso é muito útil nesses tempos de home office, afinal, não são todos que possuem um ambiente propício para o trabalho em casa ou às vezes o cômodo não está tão organizado para aparecer como plano de fundo na reunião.

Por isso, a plataforma disponibiliza diversos modelos de cenário para você escolher, como um escritório ou uma praia e, se quiser, pode fazer o upload de uma imagem.

Gravação de reunião

Embora o intuito do home office seja possibilitar que as pessoas participem das reuniões e do dia a dia da empresa em tempo real, pode acontecer de algum funcionário não conseguir estar presente em determinada reunião.

Por conta disso, a plataforma Microsoft Teams disponibiliza o recurso de gravação, possibilitando que quem faltou ou até mesmo quem queira rever o encontro consiga assistir à reunião.

Levante a mão

Esse recurso é ótimo para organizar as reuniões e impedir que um tumulto comece quando várias pessoas querem falar ao mesmo tempo.

Sabe quando você quer se manifestar, mas não quer interromper o interlocutor? Basta usar o levante a mão que uma mãozinha vai aparecer na tela, sinalizando que você quer falar.

Dessa forma, além de você não atrapalhar o raciocínio do seu colega, o organizador saberá da sua intenção e permitirá que fale.

Chat em videoconferência

Outra forma de expressar sua opinião sem interromper o interlocutor é enviando mensagens via chat da videoconferência. Se você está no meio de uma reunião e quer enviar uma mensagem para os colegas, pode utilizar esse recurso. Para isso, basta abrir o chat, digitar sua mensagem e enviar.

Salas exclusivas

No Microsoft Teams, é possível separar os funcionários em salas exclusivas. Assim, é possível criar uma sala apenas para o time de marketing, outra para o de tecnologia da informação, outra para o de Recursos Humanos etc.

Além disso, dentro de uma sala do time de marketing, por exemplo, é possível criar outra sala para a equipe responsável pelas redes sociais. Logo, esse recurso permite que a plataforma fique bem organizada, aumentando assim a produtividade.

Integração

A integração da plataforma Microsoft Teams ocorre de diversas formas, tais como:

• a integração da equipe por meio das salas exclusivas, chats e reuniões;
• calendários integrados que permitem que os funcionários tenham acesso à agenda de videoconferências;
• sistema de telefonia da empresa, para fazer e receber ligações externas pelo Microsoft Teams
• arquivos compartilhados entre as equipes, possibilitando que os times cooperem entre si na resolução de cases;
• integração com diversos aplicativos, não só os do Pacote Office padrão;
• possibilidade de uso em diversos meios como computador, notebook, celular e tablet.

Disponibilidade de robôs (bots)

A plataforma possui inúmeros bots capazes de tirar dúvidas dos usuários. Dessa forma, é possível aumentar a produtividade da equipe por meio de bots personalizáveis, capazes de fazer pesquisa, responder funcionários, criar e enviar relatórios, entre outros.

Benefícios do Microsoft Teams

Agora que você conhece os recursos do software, descubra os benefícios que o Microsoft Teams trouxe para as empresas durante a pandemia.

Flexibilização do trabalho

Por permitir que seu acesso seja feito pelos mais diversos meios, seja celular, notebook, computador ou tablet, a plataforma promove a flexibilização do trabalho. Dessa forma, os usuários podem trabalhar de qualquer lugar, a qualquer hora, ganhando mais mobilidade e agilidade.

Aumento da produtividade

Esse benefício é diretamente relacionado ao anterior já que a flexibilização do trabalho gera o aumento da produtividade. Isso acontece porque a plataforma permite o acesso de qualquer lugar e a qualquer hora, proporcionando que o funcionário trabalhe nos momentos em que estiver mais produtivo.

Além disso, a facilidade do home office, atrelada ao uso do Microsoft Teams, permite que sejam reduzidos os gastos com deslocamento até o local de trabalho. Isso gera mais tempo para as tarefas da empresa, aumentando a produtividade e, consequentemente, a lucratividade.

Comunicação eficiente

Permite a comunicação com todos os membros da equipe ao mesmo tempo, não importando em qual localização geográfica eles estejam.

Esse benefício ficou evidente durante a pandemia, já que muitas pessoas que moravam em outra cidade voltaram para seu município de origem. A utilização do Microsoft Teams possibilitou que continuassem trabalhando mesmo que estivessem em um lugar diferente.

Usabilidade

O Microsoft Teams é fácil de usar. As mensagens e gravações de reuniões são simples de acessar e qualquer pessoa consegue navegar facilmente na plataforma.

Assim, a ferramenta é útil para as empresas na pandemia. Por ser de fácil uso, as equipes de tecnologia da informação não ficam sobrecarregadas com a tarefa extra de ensinar os colegas a mexerem na aplicação.

Segurança de dados

O software fornece segurança para a empresa compartilhar suas informações com os funcionários por meio da plataforma. O Microsoft Teams segue a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e as mensagens são criptografadas, logo, a organização pode confiar que nenhum dado será vazado.

Agora que conhece mais sobre o Microsoft Teams, você pode perceber que a ferramenta faz parte do futuro das organizações. Afinal, o home office veio para ficar, e ter uma plataforma que auxiliará você nisso é primordial.

Entre em contato conosco e entenda como integrar o sistema de telefonia da sua empresa com o Microsoft Teams.