7 erros comuns na gestão de condomínios residenciais

A gestão de condomínios residenciais exige muita dedicação, organização e responsabilidade do síndico, que responde por todos os problemas, todas as medidas e as implementações feitas para os moradores. Uma administração transparente é o primeiro passo para elevar o nível de gestão, evitando problemas em condomínio residencial.

Falhas na comunicação, pobreza na elaboração de informações e baixa adesão em assembleias são alguns dos implicadores que geram insatisfação entre os condôminos. Faz parte do papel do gestor conquistar a empatia dos moradores, para que eles também possam colaborar ativamente com o cotidiano administrativo, seja participando das decisões ou estando integrados com as modificações.

A fim de evitar problemas e desentendimentos entre a gestão do condomínio e os moradores, conheça quais são os principais erros cometidos pela administração. Saiba como eles podem impactar negativamente a coordenação e a condução das tarefas, e veja os melhores meios para contorná-los.

1. Desconhecimento das normas do condomínio

A lei nº 4.591, de 16 de dezembro de 1964, determina que os proprietários ou usuários de imóveis devem elaborar a convenção do condomínio e aprová-la em assembleia, bem como o regimento interno. Portanto, é direito e dever de todos os moradores conhecerem as regras de uso do imóvel, as proibições e as recomendações para utilização dos espaços comuns.

Por exemplo, o regimento deve informar o limite de horário para barulho em área comum e dentro do espaço privado, procedimentos de reservas de espaços comuns como salão de festas, regras para convivência com animais domésticos, entre outras situações.

Para tanto, cada novo morador deve receber uma cópia impressa ou por via eletrônica do documento, confirmando o recebimento via recibo ou assinatura eletrônica. Além disso, o síndico pode disponibilizar o seu contato telefônico para esclarecimentos, tornando mais prática a troca de informações por voz ou mensagens de texto, esclarecendo todos os tópicos sobre as normativas.

Assim como é fundamental criar a convenção de condomínio e o regimento interno, é de extrema importância informar todos os moradores sobre as regras e certificar que todos eles receberam as atualizações. Tal medida é o primeiro passo para colocar os parâmetros de modo transparente e evitar problemas de convivência.

2. Falta de comunicação com moradores

É essencial que o síndico saiba se comunicar bem, tanto com os funcionários como com os moradores. Informações incompletas, erros de digitação e falta de revisão podem deixar de fora itens necessários para a compreensão das regras do condomínio, gerando uma série de mal entendidos.

Entre as informações que devem ser disponibilizadas de forma clara, estão os dias e os horários de coleta de lixo, da manutenção de equipamentos pertencentes à área comum, o período em que o barulho é proibido e os turnos dos funcionários. A agenda deve ser compartilhada com todos, para notificar as datas previstas para reuniões, consertos nas áreas comuns e de lazer, além da troca de colaboradores.

As assembleias devem ser comunicadas com antecedência, utilizando, de preferência, mais de um meio de comunicação com os moradores. Deve ser repassado a todos a utilização dos recursos do condomínio, com rubricas detalhadas e acompanhados da cópia de recibos e comprovantes, quando necessário.

Confraternizações em datas comemorativas, como festa junina ou o natal, são cada vez mais comuns em espaços residenciais coletivos. O síndico pode convocar a comemoração, que antes deve ser aprovada pela maioria presente em reunião mensal, repassando-a por ata a todos os outros moradores.

3. Má administração financeira

A gestão de condomínios residenciais exige um controle habilidoso dos gastos, que deve harmonizar uma boa logística de distribuição de recursos com a transparência em disponibilizar dados sobre os recebimentos e as saídas.

Como os recursos pertencem a todas as pessoas que moram e contribuem com o condomínio, ao gestor cabe a responsabilidade de mediar todas as negociações referentes a custos e gastos, acompanhando pagamentos e garantindo uma boa operacionalidade no recebimento das parcelas.

A administração é quem deve pagar as contas em dia, fazer um fundo de reserva para obras e emergências e pagar os salários dos colaboradores terceirizados na data correta. Erros administrativos podem incorrer em problemas judiciais para o condomínio.

O síndico também deve realizar a prestação de contas mensalmente e se disponibilizar a esclarecimentos sobre possíveis dúvidas que podem surgir.

4. Ausência de investimento em tecnologias

Atualmente, é fundamental adotar o uso de tecnologias em condomínios residenciais. As câmeras de segurança, por exemplo, são responsáveis por monitorar a entrada e saída de pessoas, ou seja, uma garantia a mais contra o acesso de ladrões.

O interfone virtual é outra solução que facilita o dia a dia do síndico e dos demais moradores. Além de garantir mais segurança para todos, ele permite a comunicação por meio do celular, evitando gastos com ligações de fixo para telefones móveis.

O equipamento também permite a comunicação da portaria com o síndico sempre que há um visitante solicitando a entrada. Desse modo, a tecnologia ajuda a controlar melhor tudo o que acontece no condomínio.

5. Inexistência de manutenção periódica

Equipamentos como elevadores, playground e fiação elétrica devem receber manutenção periódica por meio de mão de obra qualificada, garantindo a segurança dos moradores, visitantes e evitando gastos maiores no futuro.

Brinquedos em um playground, por exemplo, não podem ficar muito tempo sem manutenção, principalmente se estão expostos ao ar livre. Peças enferrujadas, buracos e barras quebradas podem comprometer a saúde das crianças. Por isso, devem ser verificados periodicamente. Os reparos devem ser feitos o mais rápido possível, e os brinquedos estragados devem ser isolados a fim de preservar os riscos.

Sendo assim, a manutenção preventiva de equipamentos e da estrutura do prédio evitará prejuízos para o condomínio e, até mesmo, a indicação do síndico para responder a um processo criminalmente.

6. Exposição dos inadimplentes

O síndico deve controlar as finanças do condomínio e fazer a cobrança de modo consistente aos devedores, mas preservando o nome dos inadimplentes, sem revelá-los para os demais moradores. Quando um síndico expõe o nome dos moradores que devem parcelas à administração, ele pode ser processado por danos morais e ter ainda mais problemas com a gestão do condomínio residencial.

Ou seja, ao divulgar os relatórios e os balancetes financeiros, o síndico pode demonstrar o número de condôminos que estão em débito e o valor total dessa dívida, mas não pode citar nomes ou números de apartamentos.

Para conseguir quitar essas dívidas, ele pode procurar pessoalmente cada morador, entregar um boleto de cobrança e entrar em acordo para o pagamento do débito.

7. Execução de obras sem aprovação

Qualquer obra de manutenção ou modificação de alguma área do edifício deve ser autorizada pelos moradores em assembleia. Apenas casos emergenciais podem ser feitos sem aprovação prévia.

No entanto, mesmo que esse imprevisto aconteça, é fundamental que o síndico avise os demais moradores sobre a situação. Nesse caso, ele deve informar o prazo para o início e o término da obra, esclarecer por que ela deve ser executada com urgência e informar os custos de todo o procedimento.

Muitas vezes, os síndicos decidem fazer algumas obras por conta própria e se esquecem de que os demais moradores também têm o direito de saber o que está acontecendo no prédio. Ainda mais porque isso provocará a entrada e a saída de pessoas externas (contratadas), podendo gerar desconfiança por parte dos condôminos que não são informados.

Ademais, se os moradores não concordarem com determinada obra executada sem autorização prévia eles têm o direito de cobrar o ressarcimento dos valores, cabendo ao síndico arcar, por conta própria, com o prejuízo.

Como evitar problemas em condomínio residencial

Os erros cometidos pela gestão podem comprometer seriamente a administração, afetando a qualidade de vida dos moradores e dificultando a execução de projetos e tarefas relacionadas ao condomínio. Algumas medidas são excelentes como formas de prevenir os erros e melhorar a logística operacional das residências prediais.

As melhorias devem ser feitas de maneira estratégica, direcionando os investimentos para equipamentos e serviços que distribuam as funções de forma otimizada e inteligente. Veja quais são as ferramentas que podem dinamizar a gestão predial:

Portaria virtual

Ao contrário do que pensam os administradores, a portaria virtual acaba por reduzir os custos do condomínio. Substituindo porteiros presenciais, portas e portões eletrônicos são abertos remotamente, controlando cada pessoa que entra e sai da área do prédio.

Livrando a administração de contratos muito onerosos, a portaria virtual é composta de câmeras, podendo também ser acionados leitores biométricos e sensores de presença. Em todo caso, é aconselhável uma consultoria de segurança para estipular qual é a melhor forma de instalar a portaria virtual.

Monitoramento remoto

É muito comum a presença de câmeras e monitores nos prédios, geralmente utilizados para a proteção dos moradores. As novas tecnologias tornam a instalação desses aparelhos facilitada. O monitoramento pode ser utilizado com eficiência pela gestão administrativa.

As câmeras podem ser usadas para acompanhar as funções dos porteiros 24 horas, por exemplo, nos horários em que há menor circulação de pessoas. Também podem ser colocadas perto de lugares onde é preciso fazer algum controle, como depósitos, lixeiras ou bicicletário.

O monitoramento remoto pode ser feito pelo smartphone, com aplicativos simples que podem ser baixados em qualquer tipo de aparelho. De qualquer lugar do mundo com ligação à internet, as câmeras podem ser acessadas em tempo real ou pelo histórico, por meio de um arquivo que geralmente fica hospedado na nuvem, disponível a todos que têm a senha.

Drones

O uso dos drones para a segurança de condomínios está se tornando cada vez mais comum. Esse equipamento permite captar fotografias e vídeos com alta qualidade de ângulos e alturas, por vezes, difíceis de serem acessados.

O drone é utilizado para fazer inspeções relativas à manutenção das áreas comuns do prédio, para identificar problemas de estrutura e também para monitorar entradas e saídas. Ele traz uma visão favorecida do condomínio, sendo muito útil para combater riscos de infiltração, água parada, entre outros fatores.

O equipamento encontra-se em um valor passível de ser adquirido pela administração predial, o qual pode ser incorporado nas despesas do condomínio. O aparelho deve ser apresentado aos condôminos e um treinamento deve ser oferecido para os funcionários que vão manejá-lo.

Softwares de gestão financeira

Os softwares de gestão financeira são excelentes para consolidar a transparência na administração do condomínio. Eles trazem detalhes de toda a movimentação econômica, e as planilhas são organizadas em modo de fácil leitura. O arquivamento dos dados é feito automaticamente, com backups em mais de um lugar de armazenamento.

A partir do software, moradores e condôminos podem ter acesso às planilhas, ajudando a controlar e a manter os gastos dentro do planejamento da administração. Os programas de gestão predial geralmente devem ser instalados nos computadores ligados à gestão, sendo que alguns deles também oferecem uma versão online para consulta a partir de qualquer aparelho.

A clareza dos processos financeiros ligados à gestão de condomínio deixa todos os moradores mais tranquilos, fazendo com que as questões sejam debatidas dentro de temas reais e concretos, evitando especulações e cruzamento errôneo de dados.

Redes sociais internas

As redes sociais podem ter um papel de utilidade importante para troca e compartilhamento de informações. A dinâmica de envio de mensagens ou posts facilita a leitura de comunicados. Os moradores podem tirar as suas dúvidas de maneira simples, por comentários ou mensagens trocadas dentro dessas redes.

O condomínio pode utilizar as redes sociais já existentes, como o Facebook ou o WhatsApp, criando grupos fechados voltados somente para a administração e para os residentes. Um serviço personalizado de rede social também pode ser contratado, feito de maneira especializada para esse uso.

Em ambos os casos, é de responsabilidade da gestão elaborar políticas para postagens, comunicados, dúvidas e propagandas. Informar as regras de uso da comunidade aos usuários faz com que a comunicação seja construída de uma maneira fluida e sem mal entendidos. As regras podem estar dispostas na página principal do grupo ou podem ser enviadas individualmente para cada participante.

Os problemas em condomínio residencial devem ser evitados com a implementação de medidas que ofereçam soluções inteligentes e estratégicas. As novas tecnologias trouxeram um novo parâmetro para a administração, oferecendo ferramentas que multiplicam funcionalidades, dinamizando o cotidiano de moradores e colaboradores. Para evitar erros na gestão de condomínios residenciais, é fundamental controlar as finanças e adotar medidas que garantam a segurança de todos.

Agora que você está por dentro daquilo que não deve ser feito na administração predial, que tal conferir as 8 estratégias essenciais na gestão de condomínios?