5 estratégias de comunicação interna para escritórios de advocacia

Se existe um tipo de empresa que realmente precisa de uma comunicação interna bem estruturada, com certeza são os escritórios de advocacia. Afinal de contas, quando se trata de processos, uma troca de informação incorreta pode causar grandes estragos, como a perda de prazos ou a confusão de legislações aplicáveis a um determinado caso.

Para que isso não aconteça com você, preparamos esse post com cinco estratégias de comunicação interna para escritórios de advocacia. Vamos conferir?

1. Armazenamento de documentos

Quando um advogado não está no escritório (por exemplo, se está afastado por motivos de saúde), outros terão que acessar os arquivos relativos aos seus processos em andamento. Isso fica muito mais difícil quando não se sabe onde ou como o advogado afastado armazenava seus documentos, sejam digitais ou físicos.

Assim, definir processos claros e objetivos para este armazenamento é indispensável, e todos os colaboradores do escritório devem seguir os mesmos procedimentos.

Entre esses procedimentos, você não pode esquecer da estrutura correta para criação de pastas e também da nomeação dos arquivos. Lembre-se de que esse pequeno cuidado pode representar uma grande economia de tempo na hora de encontrar documentos específicos.

2. Adoção de um PABX

Mesmo quando todos os advogados estão trabalhando, pode ser difícil falar com um deles se o escritório não tiver canais de comunicação eficientes. Imagine só: será preciso levantar da mesa toda vez que quiser pedir informações? Enviar um e-mail e ficar aguardando a resposta? Ou trocar gritos do outro lado do escritório?

Nada disso. A melhor solução é adotar ferramentas de telefonia PABX. Assim, cada um no escritório poderá ter um ramal próprio, e basta uma rápida ligação para se comunicar com seus colegas sem sair do lugar. Se o advogado não puder falar no momento, basta desligar seu ramal ou deixá-lo mudo para trabalhar sem interrupções.

Para completar, com as tecnologias mais atuais, o PABX faz muito mais do que apenas distribuir ligações entre ramais locais.

Por meio da internet e do número de IP de cada aparelho, é possível transformar um celular em ramal. Dessa forma, mesmo quando o advogado estiver realizando atividades no fórum ou no tribunal, ainda vai ficar conectado ao escritório.

Também existem modelos de PABX que permitem gravar as comunicações. Esse recurso oferece uma forma inteligente de proteger o escritório e seus clientes contra vazamentos de informações. Você deve considerar a implementação, especialmente, se lida com processos sigilosos, como transações de compra e venda de empresas ou clientes com perfil de interesse público.

Por isso, sempre procure por empresas que sejam especialista nisso, que atue no mercado de Telecom e ofereça soluções de telefonia, centrais de PABX e um leque de softwares específicos ligados à telefonia, comunicação e produtividade para empresas de todo o Brasil. Pois parceria e serviços de qualidade fazem toda a diferença para a organização e efetivação da comunicação interna em escritórios de advocacia.

3. Determinação de prazos para resposta a e-mails

Um dos grandes desafios na comunicação interna para escritórios de advocacia é o uso do e-mail. Como esse não é um método direto, é comum que mensagens recebidas sejam esquecidas e fiquem sem resposta durante muito tempo. Especialmente quando são mensagens de um colega, e não dos clientes ou de outras partes em processos.

Para evitar que isso aconteça, você pode determinar um prazo máximo para que todos os e-mails internos sejam respondidos. Esse prazo pode ser superior ao que é praticado para responder mensagens externas, mas deve levar em consideração que a demora pode estar atrasando o trabalho do colega que aguarda. Via de regra, 48 horas é o máximo que uma pessoa deve esperar a resposta de outra, dentro do escritório.

Fora isso, sempre que o assunto for urgente, incentive os advogados a esquecer o e-mail e usar o PABX para trocar duas palavrinhas diretamente com o colega.

4. Desenvolvimento de uma newsletter

Newsletters são uma excelente alternativa para melhorar a comunicação interna em escritórios de maior porte, onde a equipe de advogados atende muitos clientes e atua em diversos processos simultaneamente. Essa ferramenta permite que cada um na equipe tenha consciência do trabalho que seus colegas estão desenvolvendo e das principais conquistas da empresa.

Você pode estar ponderando porque isso é importante. Bem, saber que o escritório está crescendo e tendo sucesso é uma forma eficaz de motivar e engajar os trabalhadores, especialmente em uma área como a advocacia, em que existe foco nos resultados.

Portanto, ao criar newsletters para fortalecer a divulgação interna das vitórias da empresa, você consegue fortalecer sua equipe e aquecê-la para atingir um desempenho cada vez melhor.

Outra vantagem é o fato de que a newsletter pode receber colaborações dos próprios membros da sua equipe, o que significa que é uma forma de comunicação multilateral.

Os advogados podem escrever pequenos artigos comentando uma nova legislação ou apresentando sua opinião sobre algum aspecto da vida profissional nesta carreira, por exemplo. Dessa forma, eles se sentem mais ativos em relação à empresa, e ainda podem ajudar os colegas com informações e pontos de vista valiosos.

A melhor parte é que não é preciso fazer esse trabalho com muita frequência; publicar a newsletter uma vez ao mês é o suficiente.

5. Criação de um manual de procedimentos

Pode parecer uma medida exagerada — mas não é! Na realidade, os manuais de procedimentos deveriam ser uma ferramenta de comunicação interna obrigatória em qualquer empresa, de qualquer ramo; inclusive nos escritórios de advocacia.

O motivo é simples: quando existe um manual, o procedimento fica padronizado e, portanto, menos suscetível a erros. E existe ainda outra vantagem: o gestor não precisa ficar ensinando e explicando várias vezes como aquele procedimento deve ser executado. Sempre que alguém tiver uma dúvida, basta recorrer ao manual.

No seu escritório, você pode criar manuais para qualquer procedimento que seja recorrente. Por exemplo, como operar a impressora, como formatar certas peças processuais ou como enviar e-mails para os clientes.

O manual não precisa ser um passo a passo. Ele pode simplesmente incluir instruções sobre o que seu colaborador pode ou não pode fazer, ou recomendações sobre a melhor forma de executar certa tarefa.

A comunicação interna para escritórios de advocacia precisa, acima de tudo, favorecer a produtividade e agilizar o fluxo de trabalho. Esses devem ser os critérios para qualquer estratégia ou tecnologia que você queira implementar. Se uma determinada ação de comunicação interna vai consumir mais tempo do que economizar, esqueça!

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