Gerenciamento de ativos: quais são as melhores práticas em TI?

O departamento de Tecnologia da Informação precisa manter-se constantemente atualizado, ficando por dentro dos mais recentes avanços e tendências da área e aplicando as melhores táticas e ferramentas.

Entretanto, igualmente fundamental é poder contar com um gerenciamento de ativos eficiente e estratégico. Afinal, seu papel é justamente garantir que todos os ativos envolvidos nos processos de TI sejam capazes de entregar serviços devidamente controlados.

Além disso, ele assegura que os colaboradores terão acesso às informações necessárias quanto aos ativos quando e onde for necessário, de maneira confiável, completa e íntegra.

Nesse contexto, percebe-se a importância de compreender o gerenciamento de ativos para que o departamento de TI possa fazer uso de suas melhores práticas. Mas como garantir isso? E quais são as vantagens de seguir esse caminho? Mostramos isso e muito mais no post de hoje, então, fique de olho e continue a leitura.

A importância de um gerenciamento de ativos eficiente

Investir no aprimoramento e eficiência cada vez mais fortes do gerenciamento de ativos repercute em resultados melhores, mais claros, melhores organizados e com maiores possibilidades de crescimento para a TI. Saiba mais!

Possibilidade de entender quais são os seus ativos

Antes de mais nada, é preciso analisar: quais são seus ativos? Dentro do departamento, o grupo pode abordar itens concretos (computadores de mesa, laptops, impressoras, dispositivos móveis etc., além de tudo o que estiver conectado à rede de internet), aplicações corporativas, contratos, bases de dados, manuais, e muito mais.

Os ativos incluem também todas — absolutamente todas! — as informações armazenadas nesses equipamentos e redes e que, de alguma forma, tenham valor para a organização. O valiosíssimo recurso humano também é imprescindível aqui.

Assim, de maneira geral, podemos estabelecer que “qualquer coisa que tenha valor para a organização” é válida e pode ser considerada um ativo relevante para o TI, como destaca a norma ABNT NBR ISO/IEC 27002.

Monitoramento constante

O gerenciamento de ativos prevê que tudo o que acontece no departamento de TI, especialmente aquilo envolvendo dados, deve ser monitorado constantemente. É somente assim que a equipe poderá observar tendências, identificar falhas, aprimorar equipamentos etc.

No final, como resultado, você poderá perceber ainda inicialmente uma mudança talvez até na própria cultura organizacional do escritório. Os processos, tanto os mais específicos quanto aqueles do dia a dia, passarão a transcorrer com melhor organização, mais eficiência e mais produtividade, trazendo, assim, resultados mais interessantes.

Maior organização e transparência

Também deve-se destacar o fato de que a gestão de ativos em TI contribui para uma melhor organização e transparência por parte da empresa. Consequentemente, contará com profissionais mais engajados e motivados a exercerem suas funções, o que se torna um importante diferencial competitivo.

Por meio dessa estratégia, a empresa vai passar a contar com relatórios com mais detalhes de seus ativos, de modo que tenha clareza sobre quais são os equipamentos disponíveis, como eles são utilizados e por quem.

Se surgirem questões mais complexas, o gerenciamento fica mais simplificado. Entre essas situações, podemos citar:

• novas licenças e contratos;
• análise do ciclo de vida dos ativos;
• entendimento sobre as versões de softwares, entre outros.

Mais segurança

A segurança tem sido um importante ponto para qualquer empresa, especialmente a de TIs. Com uma gestão de ativos eficiente e com um melhor controle do ciclo de vida dos equipamentos, eles naturalmente serão atualizados com mais frequência. Sendo assim, ataques criminosos terão seus riscos reduzidos, uma vez que o negócio terá a compreensão sobre quais são os pontos mais suscetíveis na empresa e entenderá práticas para contorná-los.

7 dicas práticas para melhorar o gerenciamento de ativos

Agora que já mostramos um pouco mais profundamente do que consiste o gerenciamento de ativos, está na hora de, efetivamente, conhecer as 5 principais práticas consideradas excelentes e confiáveis para quem quer melhorar a gestão de ativos.

Quer descobrir quais são? Então, acompanhe e coloque a mão na massa agora mesmo!

1. Construa um inventário

Antes de mais nada, é fundamental entender que o gerenciamento de TI consiste em aprimorar cada vez mais a harmonia, a dinâmica e a fluidez de trabalho. Para tanto, você deve organizar um calendário oficial de acontecimentos do ano.

Sendo assim, o gerenciamento busca estabelecer um repertório desses outros itens, desde o software de TI da empresa até o hardware utilizado.

2. Mapeie os ativos utilizados

Agora que você já tem um banco de dados ativo, torna-se imprescindível conhecer a fundo seus clientes, seja por telefone ou pessoalmente. Será, então, o chegado momento de você construir o Configuration Management DataBase, ou “banco de dados de gerenciamento de configurações”, também conhecido apenas pela sigla CMDB.

Ele permitirá que você não apenas mapeie os ativos isoladamente, mas que encontre ligações entre todos aqueles que forem utilizados pelo TI. Dessa maneira, você abre o caminho para um gerenciamento integrado, otimizado e muito mais eficiente.

3. Gerencie o ciclo de vida de cada ferramenta

Cada um dos itens de software ou hardware listados no CMDB fazem parte de um ciclo que, por sua vez, atravessa diversos estágios. Estes são os responsáveis por auxiliar no controle do ciclo de vida dos ativos. O resultado é que você conseguirá usá-los melhor, aproveitando ao máximo seus recursos.

Em determinados pontos, os ativos passam de um estágio para o próximo. Quando isso acontece, o mapa deve ser atualizado com todas as novas informações: data, hora, motivo e nome de usuário que está fazendo a modificação. Assim, não restarão dúvidas.

Esse forte controle do momento pelo qual cada ativo está passando é imprescindível para que você tenha um registro atualizado e verdadeiro dos ativos. Com isso, você terá as informações necessárias para tomar melhores decisões de compra, sem correr o risco de que um ativo chegue ao final de sua vida útil sem um substituto preparado.

4. Colete feedbacks constantes dos colaboradores

Dentro da empresa, a equipe passa a maior parte de seus dias cumprindo suas funções e trabalhando em prol dos objetivos particulares de cada time e, também, da organização como um todo. Mas será que eles têm mais a oferecer? Com certeza!

Ao decidir investir no gerenciamento de ativos, é muito importante que você dê a liberdade para que seus colaboradores venham conversar pessoalmente com você e deem suas opiniões, críticas e sugestões.

Com isso, você não apenas provará definitivamente que é um líder motivacional e inspirador, mas também permitir que o gerenciamento de ativos seja cada vez melhor e apresente resultados exponencialmente de acordo com as expectativas da empresa.

Para que todos os processos do gerenciamento de ativos possam ocorrer como devem, é interessante que os feedbacks sejam colhidos com certa regularidade. Você pode estabelecer um determinado dia do mês para isso, e/ou abrir espaço para que eles venham lhe procurar durante seus horários de escritório.

5. Incentive a integração

Como deu para perceber até agora, a integração é um dos pilares necessários em um gerenciamento de ativos que promove uma rotina mais otimizada para a equipe de TI. Afinal, a estratégia realmente tem a capacidade de diminuir o tempo gasto pelos colaboradores em cada demanda e de facilitar o acesso às informações mais úteis.

Portanto, ao colocar as dicas anteriores em prática, mantenha sempre em mente a necessidade de incentivar a integração. Isso resultará em departamentos mais unidos, capazes de trabalhar de maneira dinâmica e rápida e, assim, prontos para conquistar os melhores resultados e manter a empresa sempre crescendo.

6. Capacite os colaboradores

O treinamento de colaboradores deve ser uma prioridade para qualquer empresa, independentemente do segmento. Por meio dessa estratégia, há pessoas mais engajadas, o que reduz as taxas de turnover e, consequentemente, os custos.

No caso da gestão de ativos em TI, esse tipo de ação contribuirá para que as pessoas entendam como suas funções podem impactar a estratégia e quais são as melhores práticas que devem ser adotadas no dia a dia. De nada adianta construir um inventário, coletar feedbacks e elaborar relatórios se as pessoas não sabem para que se trata essas ações, concorda?

Nesse sentido, a capacitação permitirá que as dicas anteriores sejam aplicadas com mais eficiência, de modo que os benefícios apresentados sejam usufruídos com mais efetividade.

7. Crie indicadores

Criar indicadores possibilitará que a sua equipe acompanhe de perto o quão efetivas estão as estratégias de gestão de ativos.

Entenda: suponhamos que um dos principais objetivos de você ter adotado novas práticas para a área de TI é o aumento do ciclo de vida dos equipamentos. Se não houver o acompanhamento do quanto esse indicador está sendo impactado ao longo de diferentes períodos, não há como saber se as estratégias vêm obtendo retorno ou não.

Além disso, há a possibilidade de identificar sobre a incidência de erros na gestão, sobre a sobrecarga da equipe interna, além de identificar contextos em que houve instabilidade nos sistemas. Não há o indicador certo ou o indicador errado. Vai depender de quais são as necessidades da sua empresa, os resultados que pretende alcançar e a realidade de seu negócio.

Neste conteúdo, você pôde entender um pouco mais sobre a importância da gestão de ativos em TI, além de conferir dicas práticas de como realizá-la. Além de todas essas sugestões que apresentamos, conte sempre com o apoio da tecnologia como aliada. Assim, há a oportunidade de automatizar processos e otimizar as funções de seus profissionais.

Gostou de entender melhor como e por que investir no constante aprimoramento do gerenciamento de ativos? Então, siga-nos no Facebook e LinkedIn e fique por dentro de todas as nossas dicas e novidades.