12 passos para selecionar fornecedores de TI de alta qualidade
Alimentos, bebidas, moda, cosméticos, automóveis, bens de consumo. Todas as empresas, na atualidade, têm algo em comum: em maior ou menor escala, suas operações dependem da informática. Por isso, a seleção de fornecedores de TI é de grande importância para a eficiência e lucratividade de uma organização.
E na sua empresa, como é feita e escolha de fornecedores? Você sabe quais são os critérios que garantem o acesso a serviços de TI de alta qualidade? Entende os principais termos que um contrato de outsourcing de TI deve ter?
Se você ainda tem dúvidas na hora de selecionar seus parceiros e fechar negócios, não perca este post. Vamos mostrar alguns passos essenciais para contratar — ou descartar — fornecedores de TI. Confira!
A importância da seleção dos fornecedores de TI
Iniciamos o post falando que todas as empresas dependem de serviços de TI para realizar suas operações. Essa é uma realidade inquestionável nos dias de hoje. Por isso, as organizações precisam ter muito cuidado ao fazer esse tipo de investimento.
Cabe à gestão de TI, com seu conhecimento sobre os processos ou demandas da área e de seu segmento específico, fazer a melhor seleção de fornecedores. Além disso, os gestores devem se assegurar de que o capital da organização seja empregado em produtos e serviços de alta performance, favorecendo o desempenho e a lucratividade da companhia.
Problemas causados por baixa qualidade dos equipamentos ou falhas constantes nos sistemas fazem a empresa perder dinheiro por limitar suas operações. Além disso, soluções defasadas em relação ao que o mercado tem a oferecer de melhor exigem uma rápida substituição, o que reduz a taxa de retorno do investimento.
Então, como equilibrar a relação custo-benefício? Como assegurar que a sua empresa está obtendo as melhores soluções do mercado e que elas resultarão em um retorno favorável ao desempenho, faturamento e lucratividade do negócio? Quais os critérios para a seleção de fornecedores de TI? Acompanhe alguns fatores que precisam ser pensados no processo de seleção:
- suporte oferecido pela empresa;
- termos do contrato de outsourcing de TI;
- adequação às regras de terceirização do país;
- rapidez no atendimento;
- ações de pós-venda;
- preocupação com a experiência do cliente.
Agora que você conhece alguns fatores que devem ser considerados no processo de seleção, veja os passos para selecionar fornecedores de TI de alta qualidade!
Etapas para selecionar bons fornecedores de TI
1. Exija informações e assistência adequada durante a implantação
Não é incomum as empresas enfrentarem dificuldades durante a implantação de uma solução em TI.
Demora para corrigir erros, falta de um profissional alocado especificamente para acompanhar o processo e parametrização incorreta são alguns dos problemas que acarretam um tempo de parada das operações muito superior ao previsto inicialmente.
Por isso, o contrato deve assegurar que o fornecedor colocará um profissional à disposição da sua empresa para conduzir esse processo. Mais do que isso, ele deve capacitar a equipe interna a lidar com o novo produto e prepará-la para utilizar a solução de forma eficiente.
2. Verifique o histórico da empresa no mercado
Com a expansão da tecnologia, muitas empresas se lançaram no mercado. Porém, nem sempre os serviços que elas prestam recebem uma avaliação positiva de seus antigos e atuais clientes.
Antes de contratar um fornecedor, é essencial consultar essas avaliações. É importante verificar ainda como eles executaram o projeto, e não só a proposta apresentada. Qual foi a qualidade do serviço prestado? Houve a devida assistência durante a implantação? E o acompanhamento pós-venda? Qual estrutura a empresa tem a oferecer?
Também é importante verificar a solidez da organização, inclusive quanto ao aspecto financeiro. Já imaginou o transtorno de investir na implantação de um projeto e ver o seu fornecedor fechar as portas pouco tempo depois, obrigando-o a iniciar um novo processo de contratação e arcar com os custos dessa nova parceria?
Pelo contrário, o fornecedor de TI ideal é aquele que tem a capacidade de atender a sua empresa não só hoje, mas que conta com uma estrutura capaz de acompanhar seu crescimento e implementar soluções à medida que elas forem necessárias.
Portanto, certifique-se do histórico do fornecedor, avaliando seu atendimento, capacidade de cumprir o contrato e acompanhar a evolução da sua organização.
3. Exija tecnologias de ponta
A área de TI está em constante evolução, e não se trata apenas de adquirir novidades para seguir modismos. As soluções mais avançadas promovem produtividade e lucratividade, e se tornam verdadeiros diferenciais competitivos para as organizações.
Por isso, o fornecedor de TI deve oferecer tecnologias de ponta. Seja na troca de equipamentos ou sistemas, ele precisa proporcionar as condições necessárias para que a empresa possa concorrer e se sobrepor aos principais rivais no mercado.
A solução atualizada é aquela que não só oferece os recursos necessários, mas que se mostra capaz de dialogar com outras tecnologias. Afinal, a cada dia surgem novas opções em TI, e a empresa não pode ter sua atuação limitada por aplicações incapazes de interagir com inovações.
4. Confira a existência e a qualidade do suporte técnico
Nenhuma empresa espera ter que lidar com falhas ou dificuldades, mas ainda deve estar preparada para enfrentá-las. Por isso, seu fornecedor de TI precisa ser excelente não só antes da assinatura do contrato, mas principalmente depois da venda.
É comum o atendimento comercial “vender o peixe” da empresa da melhor forma possível e garantir, até mesmo com números, a qualidade no suporte. Porém, antes de comprar essa versão “envernizada”, é fundamental checar os fatos e verificar se a empresa presta a assistência da maneira como promete.
A melhor forma de fazer isso é buscar informações com outros clientes e pelo contato com o time de suporte. Analise as informações e verifique qual é o tempo médio de resposta, o preparo do atendente para solucionar questões simples e complexas e a disposição para solucionar problemas prontamente.
5. Avalie a capacitação técnica da equipe
A área de TI conta com instrumentos valiosos para assegurar a capacitação do fornecedor: as certificações.
Emitidos por institutos reconhecidos mundialmente, esses documentos garantem que o fornecedor conte com profissionais experientes e uma infraestrutura compatível com os serviços que ele pretende oferecer.
Quando o fornecedor de TI tem um grande número de certificações, o cliente tem a segurança de que ele é capaz de cumprir os contratos de acordo com os parâmetros estabelecidos para a entrega desses serviços.
Os fornecedores de TI ideais não são os mais baratos ou mais caros. Ao contrário, são aqueles que oferecem a melhor relação custo-benefício, garantindo que sua empresa tenha todas as ferramentas necessárias para otimizar processos, alavancar a produtividade e aumentar os lucros da companhia.
6. Analise os termos do contrato de outsourcing de TI
Outro passo importante para não errar na contratação de fornecedores de TI é analisar com bastante atenção os termos do contrato de outsourcing de TI. É importante analisar, por exemplo, se o documento prevê o serviço de ponta a ponta, conhecido como full outsourcing.
Nessa modalidade, a implementação de softwares, hardwares, data centers, manutenção e compra de equipamentos é responsabilidade daquele fornecedor. Entre as vantagens de concentrar todos os serviços de TI em apenas um parceiro estão a economia de recursos, maior controle nos contratos e integração tecnológica mais eficaz.
É importante verificar se no contrato está previsto o fornecimento de profissionais qualificados para cada serviço oferecido pelo fornecedor e, ainda, a prestação de serviço por parceiros especializados em áreas que o negócio não domina.
Caso o fornecedor seja multisourcing, opção escolhida por grandes empresas que desejam diluir os riscos, verifique se os termos do contrato são claros em relação à especificidade dos serviços prestados.
7. Pesquise a adequação às regras de terceirização no país
Ainda na avaliação do contrato, pesquise se os termos no documento estão adequados às regras de terceirização do país. Quem tem operações no exterior, por exemplo, deve avaliar a legislação específica do local em questão para não correr o risco de infringir alguma lei.
O ideal é buscar profissionais especializados nesse tipo de análise para não ter problemas no futuro.
8. Avalie a rapidez no atendimento
Os melhores fornecedores de TI não só são ágeis na venda de seus serviços como, também, no atendimento e na comunicação. Uma forma de começar a avaliar a rapidez no atendimento é considerar o tempo de resposta no primeiro contato. O retorno foi rápido, com a resposta que você procurava, a empresa demorou a entrar em contato ou não respondeu a sua solicitação?
Além de verificar a rapidez com que a empresa responde a um contato, é importante checar ainda qual o tempo médio de resposta caso sua empresa abra um chamado para manutenção de equipamento.
Outro fator de atenção para garantir a agilidade no atendimento é verificar os canais disponibilizados pelo fornecedor. E-mail, telefone, redes sociais… Quais são as formas de contato para falar com o parceiro? Quanto mais canais disponíveis, melhor. Assim, você pode entrar em contato da forma mais conveniente e ágil para sua empresa.
9. Busque por flexibilidade
Além de buscar por fornecedores de TI que tenham a agilidade no atendimento como característica, outro ponto de análise na sua busca pelo parceiro ideal é a flexibilidade da empresa.
É importante que os parceiros do seu negócio sejam flexíveis na negociação e busquem conjugar suas necessidades com as do parceiro. Empresas que não se mostram dispostas a negociar prazos de pagamento ou tempo de atendimento para uma solicitação podem não ser as melhores parceiras para você.
O ideal é buscar fornecedores que tenham a mentalidade ganha/ganha, ou seja, que tenham como filosofia um posicionamento flexível, em que os dois lados cedem em determinados momentos para que ambos saiam ganhando.
10. Veja os diferenciais oferecidos
Há uma gama extensa de fornecedores de TI. Na hora de selecionar as parcerias que atenderão a sua empresa, é importante ir além do pacote básico oferecido pela maioria dos negócios do mercado. Considere também os diferenciais apresentados pelos potenciais parceiros.
Fornecedores de TI especializados no segmento de atuação da sua empresa, por exemplo, já saem na frente em relação a empresas generalistas, que oferecem a mesma solução para todos os setores e portes de negócios. Parceiros alinhados às principais tendências do mercado também devem ter preferência.
11. Considere o custo-benefício
Um passo importante para selecionar fornecedores de TI de alta qualidade é considerar o custo-benefício. Há empresas que cobram um valor abaixo do mercado, mas deixam a desejar na prestação de serviço ou nos equipamentos usados, geralmente defasados. Não caia nessa armadilha!
Procure parceiros confiáveis, com tradição e boa reputação no mercado. Quando o assunto é a área de TI da sua empresa, dar preferência para o barato pode sair caro. Analise seu orçamento, mas não economize nessa contratação.
12. Confira a possibilidade de soluções personalizadas
O ideal é que os fornecedores de TI da empresa tenham flexibilidade suficiente para adaptar as soluções que oferecem para as necessidades e características do seu negócio. Antes de contratar um parceiro, verifique, entre outros pontos, a possibilidade de expandir a plataforma contratada em caso de expansão do negócio.
É importante que o fornecedor de TI esteja preparado para atender sua empresa nos mais diversos cenários e que tenha disponibilidade para expandir ou reduzir o pacote contratado conforme a necessidade do seu negócio. De nada adianta contratar uma empresa que não tenha estrutura nem disponibilidade para acompanhá-lo quando seu negócio crescer.
O suporte oferecido pela empresa, os termos do contrato do outsourcing de TI, a adequação às regras de terceirização do país e rapidez no atendimento são dos alguns fatores que sua empresa deve considerar na busca por fornecedores de TI.
Entre os passos para não errar na contratação dos parceiros estão exigir informações e assistência durante a implantação, ver o histórico da empresa no mercado, saber se a tecnologia é de ponta, checar a qualidade da assistência técnica prestada e garantir que o parceiro está pronto para atender as demandas de TI.
Ao seguir todos esses passos, você reduz as chances de errar na escolha do seu fornecedor e ter problemas com a área no futuro.
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