7 práticas essenciais na gestão de escritório de arquitetura

O mercado imobiliário, como o comércio de modo geral, atravessa uma transição frente a modernidade proporcionada pela tecnologia e pelas novas tendências administrativas. De olho na otimização de processos e a fim de melhorar o desempenho dos funcionários, a gestão de escritório de arquitetura volta suas funções para o modo dinâmico, criativo, autônomo.

Geralmente, os processos administrativos de uma empresa de arquitetura podem ficar negligenciados, julgado com menor importância, interferindo assim no desenvolvimento econômico e produtivo do escritório. Para não deixar que isso aconteça, é necessário estar conectado com as principais demandas do mercado de modo efetivo, começando por elaborar uma gestão inteligente.

Veja, neste texto, 7 dicas práticas para melhorar a gestão de escritório de arquitetura, compreendendo quais os melhores benefícios que elas podem fazer pela sua empresa! Além de gerar bons frutos para o seu negócio, melhoram a qualidade da comunicação e o bem-estar de funcionários e clientes. Confira!

1. Automatização de tarefas como investimento

Presente em todas as áreas institucionais, a tecnologia revoluciona não somente as atividades diárias, mas os planos de gestão como um todo. A automação das tarefas na rotina da empresa proporciona uma melhor orientação de todos os processos desenvolvidos pela empresa, melhorando a qualidade de envolvimento dos funcionários.

O investimento em tecnologia nem sempre significa aumento de recursos ou a obsolescência de equipamentos e pessoas. Feitas em concordância com o perfil da empresa, a tecnologia se adequa às demandas de projeto e mercado, proporcionando um crescimento a nível organizacional.

2. Softwares especializados para melhoria de desempenho

Com a tecnologia, é possível trabalhar com muita coisa em previsão, fazendo cálculos de realização ainda nas primeiras etapas do projeto. Por muito tempo uma obra não comportava a proporção real de sua produção, atrapalhando e tumultuando o andamento das obras. No entanto, o desenvolvimento de programas adequados ao desenvolvimento de projetos arquitetônicos estão revolucionando a prática.

Com a utilização do software adequado, é possível determinar a quantidade de horas dedicadas ao projeto, o seu valor total com mão de obra e material inclusos, os períodos adequados para cada etapa e de que maneira o orçamento pode ser melhor distribuído. Para isso, no entanto, os programas escolhidos devem proporcionar tais ferramentas, exclusivas para arquitetos e designers de interiores.

3. Adequação de processos de armazenagem

Todo escritório de arquitetura, independentemente de seu tamanho, gera um volume considerável de documentos e projetos. Para tornar os processos mais dinâmicos, é fundamental que esses documentos sejam armazenados em nuvem, seja em uma plataforma interna ou por serviços gratuitos disponíveis na internet.

A criação de um arquivo virtual permite que os projetos sejam acessados com maior facilidade, trazendo clareza na elaboração e na execução de uma obra. Esse tipo de ação permite, por exemplo, que o cliente consiga verificar uma planta com facilidade, tendo mais precisão para fazer uma reforma.

4. Padronização das ferramentas de comunicação

O fluxo de comunicação hoje em dia gira muito em torno de processos virtuais e eletrônicos, como mensagens via rede social ou ligações feitas por programas de telefonia. Ainda que os processos eletrônicos facilitem a comunicação de uma forma geral, é essencial que a equipe esteja ligada, com a comunicação eficiente.

Para contornar problemas de conectividade e disponibilidade de rede, a empresa pode investir em programas de comunicação interna que vão trazer uma padronização para a troca de mensagens e ligações. Além de cuidar melhor da privacidade dos dados trocados por fins estritamente profissionais, também garante a qualidade e a segurança da comunicação.

5. Associação de mecanismos de telefonia moderna

Ainda na linha das soluções em comunicação, as ferramentas associadas à telefonia inclui melhoras entre os colaboradores e clientes, atingindo a empresa de modo ampliado. Diminuindo o gasto com ligações individuais, as centrais telefônicas otimizam a comunicação de ramais e melhoram a qualidade dos call centers.

O PABX, solução mais procurada pelas empresas, pode ser associado à telefonia analógica ou ser implantada de modo totalmente digital ou IP. Com ele você ainda tem a possibilidade de utilizar os smartphones dos funcionários como ramais móveis, por meio de um aplicativo, dando mobilidade e garantindo um desempenho maior da sua equipe.

6. Planejamento estratégico para investimento inteligente

Para impulsionar as ações de seu negócio, é necessário analisar amplamente a empresa, verificando os problemas e pontos fortes de todos os setores envolvidos nas atividades. A visão administrativa deve contemplar tanto a visão interna, com foco na qualidade do pessoal contratado, fluxos de comunicação e picos de produtividade, quanto visão externa, como demandas do mercado e processos de inovação.

A elaboração de um planejamento estratégico proporciona uma forma mais controlada para desenhar metas e, assim, envolver equipe e ferramentas com mais acuidade. O trabalho de organização de objetivos ocasiona maior envolvimento com as tarefas, comprometimento com o cliente e elevação do conteúdo gerenciado por seus funcionários.

7. Administração financeira na gestão de escritório de arquitetura

Em conjunto com o planejamento estratégico, a gestão financeira permite entender como a circulação de recursos interfere no desenvolvimento dos projetos, além de esclarecer os melhores momentos para investir em melhorias para a empresa. Se não há esse controle, os gastos saem do previsto e tornam a execução dos projetos nebulosa e difícil.

A transparência deve estar presente desde o planejamento, sendo essencial também na hora de levantar o orçamento designado para cada ação e, depois, para verificar seu desempenho junto ao cronograma descrito. Com a gestão financeira torna-se mais fácil visualizar quais são todos os custos da empresa e de cada projeto, deixando a administração de cortes, investimentos e contratações mais simples.

Melhorar a gestão de escritório de arquitetura significa um maior aproveitamento da sua equipe e a utilização adequada de ferramentas para impulsionar a produtividade da empresa. Comunicação, armazenamento e administração financeira devem ser pontos fortemente analisados pelos gestores.

Contribuindo para a criação de projetos de maior relevância e qualidade dentro do mercado imobiliário, pode faltar pouco para a sua empresa acessar as diretrizes de maior importância, trazendo mais impacto para sua carreira.

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