Qual a importância de um sistema de ramal em escolas?

As instituições de ensino atendem diariamente diversas pessoas, entre familiares de alunos, os próprios estudantes, fornecedores de produtos e serviços, órgãos educacionais de supervisão e o público em geral. Essa demanda aliada às necessidades internas de trabalho de cada instituição tornam a implementação de um sistema de ramal em escolas necessária para que possa haver funcionamento e atendimento de qualidade.

Neste texto, vamos mostrar a importância de adotar um sistema de ramal em escolas. Para isso, indicaremos os principais motivos que comprovam a necessidade dessa implantação no ambiente educacional, os quais contribuem de modo significativo para a garantia de melhores condições de prestação de serviços internos e externos à instituição. Que tal conferir agora mesmo?

Redução de custos com ligações entre unidades

Assim como qualquer outro tipo de organização, as escolas têm determinado valor orçamentário em que devem caber todos os seus custos de funcionamento, sendo a telefonia um deles. Com ou sem crise, é essencial que a instituição de ensino seja capaz de equilibrar os seus gastos e, sempre que possível, consiga economizar com os serviços que consome diariamente, como o de telefone.

Nesse cenário, um sistema de ramais possibilita a realização de ligações internas gastando menos ou até com custo zero. Além disso, a utilização dessa tecnologia permite a redução dos recursos investidos em telefonia, já que ela tem a funcionalidade de controlar as ligações, por meio da restrição de determinados tipos de chamadas ou da exigência de senhas para a realização de ligações.

Facilidade nos processos de comunicação interna

Em qualquer organização, o bom funcionamento da comunicação interna é fundamental para o desempenho satisfatório das atividades que são realizadas, já que, qualquer tipo de trabalho é desenvolvido em equipe, de modo processual. Essa realidade se repete no ambiente escolar, uma vez que secretaria, coordenações, direção e professores precisam atuar em conjunto para que as práticas educacionais possam ter sucesso.

Com o uso de um sistema de ramal, os processos de comunicação interna de uma escola são facilitados, uma vez que se tornam mais ágeis e objetivos. Colaboradores da secretaria e profissionais da equipe pedagógica podem, por exemplo, trocar informações ou mesmo tomar decisões sem a necessidade de se deslocarem até onde está o colega ou realizar reuniões.

Possibilidade de implementar o autoatendimento

É muito comum que as ligações externas feitas para a escola tenham o objetivo de obter informações simples, relacionadas ao contexto acadêmico cotidiano. Em geral, colaboradores que atuam na secretaria ou recepcionistas disponibilizam boa parte do seu tempo para atender esse tipo de chamada, atividade que, além de onerar o tempo de trabalho, impossibilita a realização de outras atividades mais complexas.

Com a utilização de um sistema de ramal, isso pode ser otimizado, uma vez que essa ferramenta permite a implementação do autoatendimento, de maneira a aumentar a produtividade dos colaboradores da escola. Assim, informações básicas, tais como datas e horários previstos no calendário escolar, bem como períodos disponibilizados para o atendimento de familiares de alunos podem ser repassadas automaticamente.

O autoatendimento é fundamental para transmitir informações rotineiras que costumam ser muito demandadas no ambiente escolar. Além disso, ele permite que a instituição de ensino aloque o Recursos Humanos para desenvolver atividades que necessariamente envolvem raciocínio, melhorando a qualidade do trabalho, principalmente, em escolas que contam com poucos colaboradores.

Menor nível de burocracia para lidar com ligações de pais

Os pais de alunos são os maiores interessados em entrar em contato com a escola, por isso, quanto mais é facilitado o seu acesso a ela, melhores são as relações entre a instituição de ensino e a família. Essa facilitação envolve necessariamente a diminuição de procedimentos burocráticos para o atendimento de pais por telefone.

Um sistema de ramal pode contribuir muito para alcançar essa meta. Por meio do uso dessa ferramenta, é possível direcionar as ligações feitas pelos pais dos estudantes aos profissionais específicos com quem esses familiares precisam falar, o que melhora a qualidade da interação e pode trazer benefícios para o processo educacional.

Otimização do tempo dos profissionais

Utilizar um sistema de ramal ajuda a otimizar a organização das atividades profissionais dos colaboradores envolvidos tanto nas funções administrativas quanto na gestão pedagógica da escola. Isso porque o uso desse tipo de ferramenta evita que seja gasto tempo excessivo com procedimentos de comunicação entre os profissionais dentro da escola e com o direcionamento do atendimento externo.

Para entender o quanto essa otimização tende a ser vantajosa, basta pensar em uma situação cotidiana de agendamento de reunião por um familiar de aluno com a coordenação pedagógica ou a direção escolar. Se a instituição educacional tem um sistema de ramal, pode efetuar a verificação da agenda da equipe pedagógica e a confirmação de disponibilidade de atendimento de modo simples e rápido.

Atendimento ao público mais rápido e eficiente

A demora para ser atendido e a imprecisão das informações obtidas são duas das principais reclamações de consumidores dos mais diversos serviços e produtos, o que não é diferente no ambiente educacional. Não importa a natureza, se pública ou privada, as escolas cujo atendimento telefônico é deficitário são ineficientes e ineficazes na comunicação externa de suas atividades.

O emprego de um sistema de ramal é uma excelente forma de remediar essa situação. Com o uso desse recurso, é possível organizar de maneira mais adequada e precisa o repasse de informações. Isso se torna possível porque, a partir dessa ferramenta, as chamadas são direcionadas para os setores ou colaboradores que estão preparados para atender eficientemente as demandas que são trazidas por elas.

Fortalecimento da imagem da instituição

Uma instituição bem organizada internamente, em geral, presta melhores serviços e tem desempenhos mais satisfatórios no alcance de suas metas, o que também é válido para as escolas.

Uma instituição de ensino que se comunica de forma eficaz e eficiente por meio do uso de um sistema de ramal pode melhorar não só os seus procedimentos administrativos, como até mesmo as suas práticas educacionais a partir da troca de informações de maneira adequada.

Além disso, com um sistema de ramal em escolas, a instituição de ensino mostra ao público externo que tem uma organização interna de qualidade e adequada às atividades que desenvolve. Em conjunto, todos esses fatores são importantes para dar credibilidade e confiança à escola, tornando a sua imagem forte no contexto educacional, o que é fundamental tanto para a iniciativa privada, quanto para o contexto público.

Agora que você já sabe qual é a importância de um sistema de ramal, é interessante descobrir como ele funciona. Dessa forma, entenderá por que ele consegue gerar todas as vantagens acima, além de descobrir mais recursos que podem ser úteis no seu colégio.

Como funciona um sistema de ramal em escolas?

Todas as ligações e demais processos de um sistema de ramal são amparados e coordenados pelo sistema Private Automatic Branch Exchange (PABX) que, em tradução literal, significa Troca Automática de Ramais Privados.

Essa tecnologia é importante para a telefonia, sendo concebida como uma espécie de central telefônica particular que faz a distribuição de ligações recebidas para os aparelhos telefônicos da escola.

Embora funcione semelhante a uma central, no PABX estão conectados apenas os aparelhos do próprio colégio ou que foram incluídos pelos gestores. Isso traz uma vantagem significativa em relação aos custos, já que os reduz consideravelmente.

Antes dessa tecnologia, era preciso ter os serviços de uma operadora de telefone para executar as comunicações necessárias dentro de uma organização. Sendo assim, se o colégio tivesse 20 aparelhos telefônicos, deveria obter 20 linhas diferentes, o que geraria custos altos.

Com o PABX, basta uma linha junto a central, já que essa solução é capaz de distribuir as ligações em tantos ramais quanto forem necessários. Ele conecta todos eles entre si, além de interligar a linha central com a operadora.

Há também vários serviços adicionais que foram acrescentados a esse sistema, o que traz mais vantagens para a escola. Isso se deu à evolução tecnológica dos últimos anos, que possibilitou a integração de softwares e sistemas complementares, gerando ainda mais economia com telefonia móvel e fixa. Essa junção também permitiu a gestão do uso do telefone de maneira mais organizada, estratégica e sem o desperdício de recursos.

Quais os demais serviços dessa tecnologia?

Um dos grandes pontos altos é que por meio da virtualização do PABX via software dá para se realizar ligações baratas ou gratuitas entre ramais agrupados, inclusive entre aparelhos fixos e móveis. Também é possível fazer chamadas internacionais com tarifas menores.

Existem modelos de PABX que facilitam o controle de gastos graças a funcionalidades específicas, como ramal pré-pago. Se usado em conjunto a interfaces celulares, ainda dá para gerar maior economia.

Alguns contam com configurações versáteis, especialmente os modulares. Eles permitem a utilização de distintas placas capazes de assumir funções de linha e ramal, possibilitando executar configurações aderentes aos tamanhos e características de uso das organizações. Além disso, há funções de feedback falado — quando a solução, por meio de voz, informa e confirma a função executada no sistema.

A mobilidade ganhada também é outra vantagem, já que o sistema pode ser incrementado com as funções de ramal móvel. Isso pode ser feito por meio da instalação de aplicativos que convertem o smartphone em um ramal móvel da escola. A vantagem é que se o profissional não se encontrar presente, uma chamada pode ser redirecionada diretamente para o seu celular.

Ramais móveis

Como mencionado, é possível implantar ramais móveis na escola por meio de PABX que conte com esse tipo de funcionalidade. Além do mais, graças a centrais PABX IP, dá para se utilizar o celular não só como ramal, mas também como telefone IP em qualquer local do planeta desde que haja conexão à web.

Lembrando que dá para converter celulares em ramais móveis PABX que recebem e também fazem ligações externas ou para os próprios ramais da escola. Tudo isso graças a aplicativos disponíveis tanto para IOS quanto para Android que permitem a realização e o recebimento de chamadas VoIP.

Há sistema que não depende de conexão de alta velocidade para funcionar. Dessa forma, mesmo com uma cobertura 3G limitada será possível usar o ramal em quase todo local. Graças a essas características, a escola ganha mobilidade na utilização de recursos da sua central, elevando ainda mais as possibilidades de gestão, operação e economia.

Outra funcionalidade interessante, caso você tenha um serviço de portaria na escola, é o interfone virtual. Isso significa que dá para fornecer uma solução de interfone que passe a funcionar nos smartphones dos funcionários, de modo que se consiga realizar e receber comunicações sem fio a partir da portaria da escola.

Em resumo, esse sistema se trata de um interfone no aparelho móvel de cada colaborador e de uma central sem fio para a escola. Ele traz economia com equipamentos e materiais, como fios, cabos e os próprios interfones físicos. Também elimina a necessidade de manutenção.

Ramais convencionais

Os ramais simples e fixos são interligados por meio do PABX. Dessa forma, é possível realizar e receber chamadas entre eles. Dependendo do sistema empregado, dá para se ligar para os ramais móveis e também atender chamadas vindas deles.

Quais os tipos de PABX existentes?

As funcionalidades e o desempenho de um sistema de ramais dependerão do tipo de PABX usado na escola. Isso porque há vários modelos dessa tecnologia disponíveis no mercado, que executam a mesma função principal de ser uma espécie de central de telefonia, embora se diferenciam nos recursos e funcionalidades que entregam.

Um deles é o PABX Analógico, o mais convencional. Basicamente, trata-se de uma central com componentes analógicos e circuitos que recebe linhas por meio de operadoras tradicionais de telefonia fixa. Ele atua com ramais simples, não dispondo de funcionalidades mais avançadas. Em alguns modelos dá para se bloquear ligações e implementar senhas de uso para os ramais.

O PABX Digital, por sua vez, possibilita chamadas com ótima qualidade de áudio, com bom volume e quase sem ruídos. Ele conta com entroncamento E1 e discagem direta de ramal. Há também o PABX VoIP, sendo o mais completo de todas as plataformas PABX.

Esse sistema funciona de forma parecida a um servidor Proxy, permitindo que as comunicações sejam executadas por meio de uma aplicação instalada nos computadores da escola. Para usar um desses, é necessário ter uma parceria com uma operadora VoIP.

Por fim, temos o PABX Híbrido, o qual junta todas os benefícios das tecnologias digital e analógica, além de integrar o VoIP. Ele possibilita que o colégio interligue a sede com as filiais, caso tenha mais unidades escolares. Tudo isso sem custos adicionais, permitindo que ligações sejam realizadas com tarifas menores, conforme cada tipo de chamada.

Se você quer incrementar e aperfeiçoar a comunicação na sua escola, é importante contar com um sistema de ramais. Por meio dele, o contato e o trabalho dos colaboradores (funcionários, professores, gestores) se tornará mais eficiente, além de gerar maior economia com telefonia.

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