Qual a importância de um sistema de ramal em escolas?
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Qual a importância de um sistema de ramal em escolas?

Escrito por Leucotron

As instituições de ensino atendem diariamente diversas pessoas, entre familiares de alunos, os próprios estudantes, fornecedores de produtos e serviços, órgãos educacionais de supervisão e o público em geral. Essa demanda aliada às necessidades internas de trabalho de cada instituição tornam a implementação de um sistema de ramal em escolas necessária para que possa haver funcionamento e atendimento de qualidade.

Neste texto, vamos mostrar a importância de adotar um sistema de ramal em escolas. Para isso, indicaremos os principais motivos que comprovam a necessidade dessa implantação no ambiente educacional, os quais contribuem de modo significativo para a garantia de melhores condições de prestação de serviços internos e externos à instituição. Que tal conferir agora mesmo?

Redução de custos com ligações entre unidades

Assim como qualquer outro tipo de organização, as escolas têm determinado valor orçamentário em que devem caber todos os seus custos de funcionamento, sendo a telefonia um deles. Com ou sem crise, é essencial que a instituição de ensino seja capaz de equilibrar seus gastos e, sempre que possível, consiga economizar com os serviços que consome diariamente, como o de telefone.

Nesse cenário, um sistema de ramais possibilita a realização de ligações internas gastando menos ou até com custo zero. Além disso, a utilização dessa tecnologia permite a redução dos recursos investidos em telefonia, já que ela tem a funcionalidade de controlar as ligações, por meio da restrição de determinados tipos de chamadas ou da exigência de senhas para a realização de ligações.

Facilidade nos processos de comunicação interna

Em qualquer organização, o bom funcionamento da comunicação interna é fundamental para o desempenho satisfatório das atividades que são realizadas, já que, qualquer tipo de trabalho é desenvolvido em equipe, de modo processual. Essa realidade se repete no ambiente escolar, uma vez que secretaria, coordenações, direção e professores precisam atuar em conjunto para que as práticas educacionais possam ter sucesso.

Com o uso de um sistema de ramal, os processos de comunicação interna de uma escola são facilitados, uma vez que se tornam mais ágeis e objetivos. Colaboradores da secretaria e profissionais da equipe pedagógica podem, por exemplo, trocar informações ou mesmo tomar decisões sem a necessidade de se deslocarem até onde está o colega ou realizar reuniões.

Possibilidade de implementar o autoatendimento

É muito comum que as ligações externas feitas para a escola tenham o objetivo de obter informações simples, relacionadas ao contexto acadêmico cotidiano. Em geral, colaboradores que atuam na secretaria ou recepcionistas disponibilizam boa parte do seu tempo para atender esse tipo de chamada, atividade que, além de onerar o tempo de trabalho, impossibilita a realização de outras atividades mais complexas.

Com a utilização de um sistema de ramal, isso pode ser otimizado, uma vez que essa ferramenta permite a implementação do autoatendimento, de maneira a aumentar a produtividade dos colaboradores da escola. Assim, informações básicas, tais como datas e horários previstos no calendário escolar, bem como períodos disponibilizados para o atendimento de familiares de alunos podem ser repassadas automaticamente.

O autoatendimento é fundamental para transmitir informações rotineiras que costumam ser muito demandadas no ambiente escolar. Além disso, ele permite que a instituição de ensino aloque o Recursos Humanos para desenvolver atividades que necessariamente envolvem raciocínio, melhorando a qualidade do trabalho, principalmente, em escolas que contam com poucos colaboradores.

Menor nível de burocracia para lidar com ligações de pais

Os pais de alunos são os maiores interessados em entrar em contato com a escola, por isso, quanto mais é facilitado o seu acesso a ela, melhores são as relações entre a instituição de ensino e a família. Essa facilitação envolve necessariamente a diminuição de procedimentos burocráticos para o atendimento de pais por telefone.

Um sistema de ramal pode contribuir muito para alcançar essa meta. Por meio do uso dessa ferramenta, é possível direcionar as ligações feitas pelos pais dos estudantes aos profissionais específicos com quem esses familiares precisam falar, o que melhora a qualidade da interação e pode trazer benefícios para o processo educacional.

Otimização do tempo dos profissionais

Utilizar um sistema de ramal ajuda a otimizar a organização das atividades profissionais dos colaboradores envolvidos tanto nas funções administrativas quanto na gestão pedagógica da escola. Isso porque o uso desse tipo de ferramenta evita que seja gasto tempo excessivo com procedimentos de comunicação entre os profissionais dentro da escola e com o direcionamento do atendimento externo.

Para entender o quanto essa otimização tende a ser vantajosa, basta pensar em uma situação cotidiana de agendamento de reunião por um familiar de aluno com a coordenação pedagógica ou a direção escolar. Se a instituição educacional tem um sistema de ramal, pode efetuar a verificação da agenda da equipe pedagógica e a confirmação de disponibilidade de atendimento de modo simples e rápido.

Atendimento ao público mais rápido e eficiente

A demora para ser atendido e a imprecisão das informações obtidas são duas das principais reclamações de consumidores dos mais diversos serviços e produtos, o que não é diferente no ambiente educacional. Não importa a natureza, se pública ou privada, as escolas cujo atendimento telefônico é deficitário são ineficientes e ineficazes na comunicação externa de suas atividades.

O emprego de um sistema de ramal é uma excelente forma de remediar essa situação. Com o uso desse recurso, é possível organizar de maneira mais adequada e precisa o repasse de informações. Isso se torna possível porque, a partir dessa ferramenta, as chamadas são direcionadas para o setores ou colaboradores que estão preparados para atender eficientemente as demandas que são trazidas por elas.

Fortalecimento da imagem da instituição

Uma instituição bem organizada internamente, em geral, presta melhores serviços e tem desempenhos mais satisfatórios no alcance de suas metas, o que também é válido para as escolas. Uma instituição de ensino que se comunica de forma eficaz e eficiente por meio do uso de um sistema de ramal pode melhorar não só os seus procedimentos administrativos, como até mesmo as suas práticas educacionais a partir da troca de informações de maneira adequada.

Além disso, com um sistema de ramal em escolas, a instituição de ensino mostra ao público externo que tem uma organização interna de qualidade e adequada às atividades que desenvolve. Em conjunto, todos esses fatores são importantes para dar credibilidade e confiança à escola, tornando a sua imagem forte no contexto educacional, o que é fundamental tanto para a iniciativa privada, quanto para o contexto público.

Que tal implementar um sistema de ramal? Entre em contato com a Leucotron!

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