Saiba como implementar um sistema de ramal empresarial
A empresa na qual você atua já conta com um sistema de ramal? Essa é a melhor maneira de otimizar a comunicação interna, pois o ramal centraliza as diferentes linhas da empresa e, ainda por cima, diminui os gastos com a telefonia tradicional.
Assim, mesmo que a organização conte com escritórios em diferentes países, por exemplo, todos eles poderão ser integrados e se comunicar como se estivessem no mesmo local. Isso traz inúmeros benefícios para o dinamismo, a eficiência e a otimização da companhia.
Afinal, a tecnologia da vez é digital. Portanto, se você quiser ficar por dentro de tudo o que há de mais moderno na comunicação e trazer todas as suas vantagens para a empresa, esse sistema é fundamental. Quer saber o que é ramal, como implementá-lo e conhecer melhor seus benefícios? Continue a leitura e confira agora mesmo!
O que é ramal e sua importância para a empresa
A grosso modo, podemos dizer que um ramal implica a existência de um entroncamento principal, do qual saem diversas ramificações. Um sistema de ramal de uso empresarial depende de um PABX ou uma central telefônica. A instalação é feita por meio de fios, que levam o ramal da central até pontos específicos (determinados pelos clientes).
Além de fornecer essas ramificações, o equipamento também provê diversos recursos, como:
- identificação de chamada;
- chamada em espera;
- transferência de ligação.
Dessa forma, em uma única solução, a empresa se beneficia com diversas funcionalidades que podem ajudar a otimizar o atendimento, além de torná-lo mais profissional — o que influencia positivamente a imagem do negócio no mercado, principalmente diante dos clientes.
O funcionamento do ramal
Sempre que alguém liga para a empresa, o PABX recebe a chamada e a direciona para o ramal da recepcionista, por exemplo. Ela fica responsável por transferir para quem é a pessoal responsável pelo assunto a ser tratado na ligação.
Também vale destacar o ramal DDR, disponibilizado pela operadora de telefonia, que fornece o um número de chave com uma faixa de DDRs. Supondo que o número da empresa seja 3333-0000 e existam 50 DDRs, quer dizer que os ramais serão 3333-0001, 3333-0002 e assim por diante até chegar ao número final.
Dessa forma, se a pessoa que está ligando quiser falar com algum setor ou pessoa específica, basta ligar para o número com os dois últimos dígitos referentes àquele ramal. Nesse caso, as ligações não passam pela recepcionista.
A importância do sistema de ramal
Quando se investe em um sistema de ramal, é possível colocar uma linha disponível para cada colaborador em sua estação de trabalho.
Isso evita situações nas quais o telefone precisa ser compartilhado, a linha fica ocupada por muito tempo (e os clientes não conseguem entrar em contato), a produtividade e a organização da equipe são prejudicadas, entre vários outros problemas que podem gerar uma imagem negativa para o negócio.
A implementação de um sistema de ramal na empresa
Antes de implementar o sistema de ramal empresarial, é preciso providenciar alguns equipamentos e ferramentas e, além disso, preparar a equipe para a inovação. Nos próximos tópicos, explicaremos melhor o assunto. Confira as nossas dicas!
Entenda como funciona o ramal empresarial
Para poder planejar a instalação do sistema de ramal na empresa, é necessário entender melhor seu funcionamento.
A telefonia tradicional é realizada através do PABX (Private Automatic Branch Exchange), que usa a rede convencional de telefonia para transferir e completar ligações.
O que você quer, agora, é o PABX IP, que funciona a partir de uma central telefônica digital e utiliza aparelhos de VoIP (Voz Sobre Protocolo de Internet) para transformar os sinais analógicos de áudio em sinais digitais. Ou seja, através de uma rede IP, o PABX IP cuida de todas as ligações e ramais pela internet.
Portanto, o PABX IP é o caminho ideal para empresas que precisam de vários números de ramais, especialmente se esses diferentes números não estiverem no mesmo local físico. Com o sistema de ramal empresarial, você terá acesso a melhor comunicação interna possível!
Providencie as ferramentas necessárias
Para instalar um sistema de ramal empresarial na companhia, não são necessárias alterações físicas, grandes instalações de fios, nem nada muito agressivo. Afinal, a mudança é digital!
Você precisará, basicamente, de um telefone central que servirá como base para todos os diversos ramais da empresa. Cada ramal pode ser cadastrado digitalmente através do menu do próprio telefone central.
Adquira os equipamentos do sistema
Para implementar o sistema PABX IP de ramais empresariais, é necessário contar com o equipamento que faz o gerenciamento de todo o sistema telefônico. Além disso, você pode adquirir também telefones IP para a comunicação interna, que proporcionarão uma telefonia ainda mais otimizada.
Para que o serviço seja feito da melhor forma possível, é essencial contratar uma equipe de TI especializada no assunto. Com ela, fica mais fácil ter acesso aos melhores equipamentos de PABX IP, como mostramos a seguir no quarto tópico!
Contrate a empresa ideal para a instalação
Para realizar essa transformação rumo à comunicação telefônica digital na sua empresa, conte com uma empresa de TI capacitada e de confiança para tal serviço.
Como o sistema PABX IP é cada vez mais valorizado na comunicação empresarial, há diversas empresas especializadas justamente em sua instalação e funcionamento. Elas serão capazes de providenciar um plano completo para sua empresa, de acordo com suas necessidades e objetivos, e de encontrar os equipamentos mais adequados.
Treine os colaboradores para utilizar a tecnologia
De nada adianta implementar uma tecnologia para melhorar a comunicação interna da empresa se os colaboradores não souberem utilizá-la, não é mesmo?
A boa notícia é que o sistema de ramal empresarial é muito simples e dinâmico de utilizar. Mesmo assim, qualquer mudança tecnológica pode causar gargalos e dificuldades e, portanto, é preciso garantir que sua equipe fique por dentro do assunto.
A própria empresa que você contratou para realizar a instalação pode ajudar você nesse aspecto. Converse com eles e verifique a possibilidade de eles oferecerem uma pequena oficina sobre o ramal empresarial, ou de fornecer materiais explicando seu funcionamento.
Os benefícios do sistema de ramal empresarial
O sistema de ramal empresarial traz muitos benefícios e facilidades para a comunicação interna. Conheça os principais deles e veja por que fazer a mudança agora mesmo!
Aumento da produtividade
A empresa conta com diversos escritórios pela cidade, ou talvez até pelo país e o mundo? Nem todos os setores se encontram no mesmo espaço físico? A comunicação interna eficiente é fundamental para o dia a dia de todos os colaboradores, e isso é proporcionado pelo sistema de ramal empresarial.
Com ele, uma rápida ligação para um ramal conectará um colaborador à pessoa/setor com quem ele precisa falar. Sem demoras, sem a necessidade de transferências, sem perda da qualidade da ligação por causa da distância.
Assim, a comunicação interna se torna muito mais rápida e dinâmica, evitando a perda de tempo e aumentando a produtividade dos colaboradores de todos os setores da empresa.
Quantidade ilimitada de ramais
O sistema de ramal empresarial PABX possibilita uma quantidade ilimitada de ramais para a companhia. Assim, todos os setores e colaboradores poderão ter um ramal próprio, de acordo com os interesses e necessidades da própria empresa.
Redução dos custos com telefonia
Como todo o seu sistema de telefonia passará a ser gerenciado por uma única rede digital, você terá muito mais autonomia para cuidar da comunicação. Isso resulta em uma redução dos custos com telefonia e em um melhor controle desses gastos.
Agenda telefônica
Com a agenda telefônica, cada telefone conectado ao ramal central poderá deixar os ramais mais frequentemente utilizados salvos no registro. Isso também contribui para o aumento de produtividade e para a facilidade de uso do sistema de ramal empresarial.
Registro de chamadas
Outra grande facilidade para o dia a dia da empresa é o registro de chamadas. Assim, ligações perdidas poderão ser retornadas, trazendo mais eficiência e dinamismo para a comunicação entre diferentes colaboradores e setores.
Ninguém mais precisará ficar ligando várias vezes até conseguir ser atendido. Basta esperar que a pessoa com que você precisa falar retorne a chamada!
Conferências
Através do sistema de ramal empresarial, diferentes ramais conectados à central poderão participar de conferências telefônicas. Isso possibilita a comunicação entre pessoas em diferentes locais, mesmo que cada um esteja em uma cidade ou país.
Privacidade
Muitas pessoas ainda acreditam que os diferentes ramais podem ter acesso às ligações dos demais. Isso não é verdade, especialmente no sistema PABX IP! Um telefone precisa de permissão para participar da conversa de outro, portanto, ninguém ouvirá uma conversa se as pessoas envolvidas não desejarem.
Além disso, a possibilidade de rapidamente transferir ligações da recepção para o escritório de um gerente, por exemplo, permite privacidade e autonomia à comunicação.
Melhora no atendimento ao cliente
O PABX IP é uma das melhores alternativas para as organizações que desejam levar o atendimento ao cliente a outro nível. Por meio dessa tecnologia, a empresa pode implantar a URA (Unidade de Resposta Audível), que atende as ligações com uma gravação personalizada.
Assim, o cliente é direcionado para o setor para o qual deseja atendimento de maneira rápida e eficaz, sem a necessidade de passar por diversos atendentes, o que torna todo o atendimento muito mais moderno e eficiente.
O que é e como funciona o ramal móvel
O ramal móvel é um aparelho telefônico com ramal e que pode ser deslocado livremente. Ou seja, telefones fixos sem fio, telefones IP e telefones celulares podem ser utilizados como ramais móveis. Sem a necessidade de mantê-los presos a uma base, você e os colaboradores podem circular livremente com eles, facilitando muito a comunicação.
Com a tecnologia DECT 6.0, os telefones fixos sem fio se tornam aptos a receberem ramais. Com isso, múltiplos ramais podem ser registrados em uma única linha telefônica, permitindo uma conexão eficiente e ágil entre os diferentes aparelhos.
Já os telefones celulares, por sua vez, podem fazer uso, até mesmo, de aplicativos para poderem cadastrar ramais. Dessa maneira, em qualquer lugar do mundo (inclusive fora da empresa), você poderá manter o contato com os seus colaboradores. Veja a seguir as principais vantagens que ele proporciona para as empresas!
Mobilidade
Cada vez mais, reuniões e compromissos fora da empresa fazem parte de gestores e colaboradores de empresas de todos os ramos. Nesse sentido, os ramais móveis permitem que você não se distancie totalmente da companhia. Caso necessário, o colaborador presente na corporação poderá entrar em contato com você pelo ramal na hora que precisar.
Conferências
Uma das maiores vantagens do ramal móvel é que, com ele, a linha telefônica conecta todos os ramais que derivam dela. Assim, você pode organizar uma conferência entre esses aparelhos. Trata-se de uma opção rápida, eficiente e de baixíssimo custo.
E então, o que você está esperando para aproveitar todos os benefícios do sistema de ramal empresarial? Entre em contato com a gente agora mesmo e descubra o que podemos fazer por você e pela comunicação interna da empresa!
Trabalho remoto
Como já mencionamos, é cada vez mais comum que demandas da empresa possam ou tenham que ser resolvidas fora dela. Inclusive da sua própria casa, se você for adepto do home office!
Nesse contexto, é fundamental manter-se disponível para a empresa. Isso é permitido pelo ramal móvel, especialmente pela modalidade do smartphone. De onde quer que você esteja, será possível ligar para o ramal presencial da empresa ou receber as ligações de sua equipe. Assim, o trabalho se torna integrado e, ainda, mais veloz.
Os telefones celulares podem ser conectados a ramais sem a necessidade de alta velocidade de dados, ou seja, você poderá aproveitar a tecnologia ao máximo mesmo se estiver dependendo do 3G ou do 4G!
O que é um Softphone?
Trata-se de um aplicativo desenvolvido a fim de viabilizar ligações em notebooks, computadores, smartphones ou tabletes, por exemplo — utilizando a tecnologia VoIP. Por meio dele, esses dispositivos se transformam em um telefone multimídia, tornando possível a adição, de imagem, voz e dados a eles.
Entretanto, para isso, os equipamentos devem contar com recursos como:
- autofalantes;
- microfone;
- conexão com a internet.
Dessa forma, assim que o software é instalado, a utilização pode ser feita imediatamente. Vale destacar que essas ferramentas geralmente contam com uma interface intuitiva, o que contribui para que a utilização seja mais fácil — até mesmo para quem não tem intimidade com o sistema.
Agora que você já sabe melhor o que é e como funciona o sistema de ramal, tem mais conhecimento para realizar um investimento acertado, adotando as soluções mais adequadas para a sua empresa — com base na realidade e nas necessidades do negócio. Assim, fica mais fácil saber quando é o momento certo de contar com novas soluções e deixar os processos cada vez mais modernos!
O que achou deste artigo? Suas dúvidas sobre o assunto foram esclarecidas? Quer saber ainda mais como o sistema de ramal pode beneficiar a sua empresa e torná-la mais eficiente? Então, entre em contato conosco agora mesmo, fale com um de nossos especialistas e esclareça o assunto de uma vez por todas!
