Saiba a importância de ter um bom serviço de telefonia em sua empresa
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Saiba a importância de ter um bom serviço de telefonia em sua empresa

Escrito por Leucotron

Cada vez mais a forma de se fazer negócios está baseada em um relacionamento ágil e eficiente com os seus clientes. E isso vale para empresas de qualquer porte, tendo em vista que a maioria utiliza serviços telefônicos como forma de contato com os consumidores.

A boa notícia é que a tecnologia atual permite que a sua empresa se mantenha sempre próxima do seu público consumidor. Neste contexto, o serviço de telefonia continua sendo um dos canais de contato mais importantes para as organizações.

Sua empresa pode estar totalmente inserida no contexto digital, presente nas redes sociais, investir em chatbots e outras ferramentas de inovação. Porém, se a organização não contar com uma boa solução para o atendimento telefônico, pode ter certeza que ela pode estar perdendo negócios importantes a cada segundo.

Pode parecer anacrônico falar sobre telefonia nos dias de hoje, mas acredite, muitas empresas não sabem do potencial deste meio de comunicação. Por ser o meio mais tradicional de comunicação, ele tem a capacidade de se tornar acessível a todos os tipos de pessoas.

Considerando esse contexto, neste post vamos mostrar como é importante investir em um serviço de atendimento telefônico de qualidade. Além de ajudar na geração de negócios, os serviços telefônicos podem reduzir custos e aumentar a eficiência da sua empresa, principalmente por meio das novas tecnologias.

Confira agora as principais vantagens de utilizar bons serviços telefônicos no seu negócio!

Ganho de agilidade e eficiência

A comunicação presencial é cada vez menos praticada nas organizações, independentemente de sua área de atuação. Hoje em dia as pessoas preferem acessar as ferramentas de tecnologia em vez de terem que se deslocar até a sede ou a representação física da empresa.

Por ser um meio em constante mudança, o atendimento realizado via redes sociais também não é, ainda, 100% satisfatório. Isso porque, por meio dos chats ou outras mídias do tipo, nem sempre é possível a obter uma resposta imediata por parte do atendente. E justamente por isso muitos clientes não se satisfazem com essa solução.

Os serviços telefônicos oferecem ainda o melhor canal em termos de agilidade e eficiência. São práticos, pois permitem que o cliente se comunique com a empresa a qualquer momento, de qualquer lugar e para resolver a maior parte de suas demandas. O contato telefônico independe do sinal de internet, por exemplo.

Além disso, o atendimento se torna muito mais competente, pois é possível conversar com o atendente que está do outro lado da linha, explicando o problema com mais possibilidades de argumentação e buscando uma solução imediata.

Em geral, a troca de informações por telefone não difere muito daquela feita pessoalmente, já que apresenta a mesma instantaneidade na interação entre os dois participantes da interação.

Redução de custos

Um bom sistema de telefonia não atua somente na agilidade e eficiência dos atendimentos prestados pela sua empresa. A tecnologia permite a economia de recursos sem perder a qualidade nos serviços, um custo-benefício que é requerido pelos gestores.

Dentre as soluções de atendimento ao cliente, o serviço telefônico é a maneira mais barata de atender. Ao adotar uma central de atendimento, por exemplo, poderá economizar eliminando pontos físicos para solucionar as demandas dos seus clientes, o que representa melhor índice de lucratividade para a empresa.

Em relação às demais tecnologias de atendimento, o telefone apresenta a grande vantagem de oferecer um custo de manutenção mais baixo. Não é necessário realizar uma atualização constante de softwares, e a tecnologia envolvida nesse modelo de atendimento é menos complexa. Isso faz com que os técnicos invistam menos tempo na solução dos problemas.

Com isso, o telefone, além do menor custo, tem também maior disponibilidade de funcionamento.

Produtividade aumentada com serviços de telefonia

O telefone, desde a sua invenção, tem a função básica de reduzir a distância entre as pessoas. Se a sua organização é de médio ou pequeno porte, deve ter mais de 50 funcionários, pelo menos, certo?

Imagine se essas pessoas precisassem se deslocar pela sede a cada vez que fosse necessário estabelecer contato. O telefone faz com que a comunicação interna flua com mais rapidez, tornando o trabalho das equipes mais produtivo.

A mesma lógica é aplicada para a comunicação externa, já que os clientes podem acessar rapidamente a assistência da empresa com um simples clique no celular ou apenas discando o telefone.

Os múltiplos canais de comunicação fazem com que o atendimento ganhe tempo para a tomada de decisões, no esclarecimento sobre produtos e também no registro de sugestões. O serviço de telefonia transforma positivamente a agilidade entregando resultados em menor tempo.

Credibilidade na imagem corporativa

Em plena era dos smartphones, o telefone ainda representa um instrumento importante de contato na sociedade. Mesmo com as redes sociais sendo amplamente usadas, um número fixo para contato geralmente tem maior credibilidade junto ao público.

Esse fenômeno se explica pela segurança que um serviço de telefonia pode transmitir. Sendo tão comuns os relacionamentos virtuais, o cliente precisa enxergar na empresa um porto seguro, especialmente se ele tiver algum problema para resolver. Um número de telefone fixo atesta a existência física da organização e deixa o consumidor mais tranquilo.

Traduzindo: ao perceber que a sua empresa apresenta um sistema de telefonia fixa, o cliente se sente mais à vontade para fazer negócios com você, pois sabe que terá alguém para solucionar suas dúvidas e sanar eventuais problemas.

Promoção da integração da equipe

Para que o atendimento externo seja de boa qualidade, o fluxo de informações interno deve ser bem alinhado. Um bom serviço de telefonia traz benefícios também para as equipes, que podem se tornar mais integradas e colaborativas.

Os serviços de telefonia IP trazem funções que facilitam muito o dia a dia da empresa, como a troca automática de ramais. Sem precisar decorar os ramais de cada colaborador ou de cada setor, o atendente pode direcionar com mais facilidade o cliente para a gerência.

Esses recursos aumentam a interatividade entre os times, gerando maior cumplicidade entre eles. Um dos fatores de maior complicação no ambiente organizacional são os mal entendidos, não é mesmo? Pois com os serviços telefônicos bem incorporados, os colaboradores podem se dedicar a um diálogo mais humanizado, sendo as principais funções automatizadas pela plataforma.

Gestão descomplicada

Outro ponto beneficiado pela instalação do sistema de telefonia é a gestão, que é impactada diretamente pelos recursos trazidos pela ferramenta. Com a comunicação mais dinâmica, vários projetos podem correr simultaneamente, permitindo que os líderes acompanhem mais de perto as atividades.

O serviço de telefonia também permite a criação de um histórico, ou de uma análise de dados, que atua como uma poderosa ferramenta para elaborar metas e planos de ação a fim de melhorar os pontos mais fracos da empresa.

Sem contar as vantagens relacionadas à economia e à produtividade, que se tornam muito mais previsíveis e fáceis de serem administradas com outros setores. A implementação de um serviço telefônico geralmente acompanha as metas da tecnologia de informação da empresa, sendo incorporada de acordo com a necessidade dos gestores.

Uso de ferramentas de inovação nos serviços telefônicos

Embora seja um dos canais de atendimento mais antigos e tradicionais do mundo, a telefonia também experimentou grandes evoluções nos últimos anos. De fato, a tecnologia deu ao telefone fixo um novo patamar dentro das empresas, tornando-o um verdadeiro instrumento de negócio.

A telefonia IP permite que um sistema todo virtual incorpore um maior volume de dados, garante a estabilidade na qualidade das ligações, traz recursos ampliados como gravação e caixa postal e facilita a instalação de ramais de atendimento independentemente do porte da organização.

Com equipamentos de ponta, os telefones são conectados às redes de dado e de voz, oferecendo ferramentas multifuncionais completas para a empresa.

Conheça nos próximos tópicos as principais tendências de serviços de telefonia e entenda como elas funcionam.

PABX

O PABX (Private Automatic Branch Exchange, ou Troca Automática de Ramais Privados) é uma verdadeira central telefônica, responsável por interligar todos os aparelhos da empresa por meio de um sistema de ramais. Permite que a comunicação entre os funcionários seja feita sem que haja a utilização da operadora, o que economiza recursos e agiliza os contatos.

Os sistemas de PABX modernos possibilitam a conexão de quantos ramais forem necessários, permitem que se programe números previamente e que se faça o bloqueio de determinadas chamadas — além de inúmeras outras funcionalidades.

Gravação de dados

Trata-se de um sistema que permite gravar todas as ligações realizadas interna e externamente na empresa. Além de trazer mais segurança aos contatos, permite que a empresa tenha um armazenamento completo dos dados que circulam pelas linhas telefônicas.

VoIP

O sistema VoIP (Voz sobre Protocolos de Internet) utiliza os recursos da web no sistema de telefonia, proporcionando uma integração completa da comunicação na empresa. Por meio desse sistema, os ramais podem ser acionados diretamente de computadores, notebooks ou de quaisquer outros aparelhos com conexão à internet.

Trata-se de um sistema ideal para a realização de conferências e chamadas em vídeo, por exemplo. Funciona de maneira integrada ao PABX.

Telefonia customizável para o negócio

Como são indispensáveis na comunicação corporativa, os serviços de telefonia devem contemplar as principais necessidades de cada organização. Porém, cada empresa apresenta um tamanho e um campo de atividade, fazendo com que o serviço padrão seja personalizado e, consequentemente, melhor empregado.

A customização dos serviços telefônicos é feita para otimizar os recursos e impulsionar a produtividade. Com maior flexibilidade para escolher as ferramentas que melhor se adequam à sua organização, os gestores podem solicitar ferramentas específicas, dispensando as que não serão usadas.

Ao proporcionar uma experiência mais satisfatória para os clientes, a personalização das funções dos serviços de telefonia representam a qualificação do atendimento, garantindo todas as vantagens para o time de funcionários, além dos fornecedores e consumidores.

Manutenção facilitada

Como todos serviços que fazem uso da tecnologia, os serviços telefônicos corporativos precisam de monitoramento frequente para que estejam sempre em pleno funcionamento. Quando a manutenção não é feita no período estabelecido (ou por pessoas que não são especializadas), a organização corre o risco de comprometer o atendimento.

No entanto, a manutenção dos serviços de telefonia IP é geralmente facilitada, sendo possível em alguns casos até mesmo treinar os próprios funcionários para coordenarem essa função. Estando mais próximos dos aparelhos e entendendo as dinâmicas da empresa, os colaboradores precisam notificar e acompanhar o desempenho das ferramentas.

Quando um aparelho ou software fica bloqueado, interfere diretamente no andamento das atividades internas e externas, gerando problemas para a empresa. Além de atrasos nos serviços, esses episódios podem prejudicar a imagem do negócio junto aos clientes.

Papel determinante no branding

O desenvolvimento do seu negócio depende da qualidade de atendimento que você oferece. E os serviços de telefonia têm um papel decisivo no branding da sua empresa, constituindo uma pedra fundamental na gestão de estratégias da organização.

Trazendo vantagens agregadas para a marca, os serviços telefônicos conseguem, ao mesmo tempo, conquistar as equipes de funcionário tanto quanto aos clientes. Quem pensa que os custos com os serviços de telefonia IP representam gastos está enganado; eles devem ser vistos como um investimento importante.

Sendo capaz de reverter ações que apresentam defeitos dentro da organização, a gestão pode utilizar o atendimento para captar clientes e ser um dos principais canais demonstrativos das diretrizes que orientam a marca.

Como você viu neste post, os serviços de telefonia IP corporativos garantem destaque para a sua organização, com instrumentos alinhados às ações estratégicas e às práticas de gestão. Facilitando o dia a dia da empresa, os sistemas telecom de telefonia são muito mais do que um simples ramal de atendimento.

Se você ainda não tem serviços telefônicos, ou acha que o seu sistema está defasado em relação aos concorrentes, as soluções em tecnologia podem atender a demanda da sua empresa com excelência. Trazendo ferramentas inovadoras, elas podem revolucionar os comunicados internos até o setor de atendimento.

Se você acha que este conteúdo foi útil para sua empresa, compartilhe o post em suas redes sociais e permita que outras pessoas entendam a importância de um bom serviço de telefonia!

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