Descentralização das informações nas empresas: conheça os benefícios!
Gestão de Empresas

Descentralização das informações nas empresas: quais as consequências?

descentralização das informações
Escrito por Leucotron

Com o advento da transformação digital e avanço de novas tecnologias, as mudanças do mercado acontecem cada vez mais de forma acelerada. Nesse contexto, o modelo de gestão de descentralização das informações ganha força e se torna uma tendência em todos os segmentos.

Tradicionalmente, a gestão centralizada é o principal formato dentro das organizações. Entretanto, esse modelo, que mantém as informações e decisões apenas na alta gestão, é burocrático, lento e não atende às expectativas de ações rápidas que o mercado demanda.

Pensando nisso, apresentamos neste artigo o que é a descentralização das informações, seus benefícios e como adotar esse modelo de gestão de forma eficiente no seu negócio. Confira!

O que é descentralização das informações?

O modelo de gestão descentralizada consiste na ideia de que a tomada de decisão e acesso às informações do negócio não devem ser restritas apenas aos colaboradores da alta hierarquia. Pelo contrário, profissionais de lideranças de níveis mais baixos devem ter mais liberdade de escolha, bem como mais responsabilidades.

Neste sentido, a descentralização das informações é a prática de permitir e viabilizar o acesso a dados, documentos e arquivos sobre o negócio entre os profissionais que atuam na empresa e precisam desse conhecimento para tomar decisões mais acertadas, bem como colaborar de forma mais ativa na resolução de problemas da organização.

Vale ressaltar que esse processo é feito de forma estratégica, ou seja, apesar de mais disseminadas, as informações são oferecidas apenas àqueles profissionais que realmente precisam delas para suas atividades. Assim, esse processo não consiste em expor todos os dados do negócio sem critérios claros e lógicos de proteção.

Como ela ajuda a gestão do negócio?

A descentralização das informações e das responsabilidades do negócio permite que a empresa responda de forma mais rápida e eficiente às mudanças bruscas e inesperadas do mercado. Isso acontece porque gestores de áreas e departamentos específicos passam a ter liberdade para dar ordens finais, sem a necessidade de aprovação da alta hierarquia.

Para entender melhor esse benefício, imagine que um fornecedor atrasa a entrega de produtos e não apresenta previsão para que ela seja feita. Com esse modelo de gestão, o diretor da área de Compras pode rapidamente escolher uma nova empresa — sem a necessidade de aprovação da alta gestão —, e solucionar o problema, minimizando os custos de não ter as mercadorias.

Além de ser um processo mais rápido, ele tende a ser mais eficiente porque quem toma a decisão é o profissional responsável pela área, ou seja, quem está mais inteirado do assunto e vive os desafios daquelas atividades diariamente. Com essa maior participação, os colaboradores se empenham mais e contribuem de forma mais ativa nas entregas do negócio.

Como fazer a descentralização das informações?

Para adotar esse modelo de gestão é preciso seguir 5 passos que garantem sua eficiência. Apresentamos cada um deles, a seguir!

1. Comece com um planejamento

O primeiro passo para alterar qualquer processo dentro da empresa é ter um planejamento adequado. Dessa forma, é importante fazer um mapeamento da gestão e disponibilização das informações, identificando onde estão concentradas as tomadas de decisão e acesso aos dados.

Com base nessas informações é possível determinar quais alterações podem ser feitas para que o fluxo seja otimizado. Nesse sentido, é preciso determinar quais gestores e profissionais em posições de liderança devem receber novas responsabilidades e quais dados devem ser disponibilizados entre as equipes.

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Neste momento também é necessário definir quais ferramentas e processos devem ser usados para otimizar as novas atividades e oferecimento das informações entre os profissionais — normalmente, isso envolve uso de automação e digitalização de documentos.

2. Avalie o nível de confiança dos colaboradores em cargos de liderança

No processo de mapeamento é importante avaliar com precisão o nível de confiança de cada colaborador em posição de liderança, definindo se esse profissional pode lidar com novas responsabilidades que impactam de maior forma nos resultados do negócio.

O ideal é que apenas colaboradores de confiança tenham acesso a dados relevantes da organização e possam tomar decisões-chave de negócio. Por isso, é importante escolher de forma criteriosa.

3. Entenda a capacidade dos profissionais de lidar com novas responsabilidades

Além dos gestores, é importante avaliar os demais membros da equipe, uma vez que o objetivo desse modelo de gestão é permitir que eles também tenham mais responsabilidades e tomem decisões de menor impacto.

Assim, é necessário compreender o perfil dos colaboradores e sua capacidade de lidar com esse novo formato de trabalho. Alguns colaboradores preferem não atuar em atividades que envolvem escolhas e autonomia e é melhor que não sejam considerados para funções que exigem essa habilidade.

4. Implemente um projeto de educação corporativa

Ao implementar as mudanças necessárias para descentralizar as informações e atribuir novas responsabilidades entre os profissionais, é fundamental ter um processo de preparo dos funcionários, ou seja, criar um projeto de educação corporativa.

Nesses casos são oferecidos treinamentos e capacitações para os profissionais, deixando claro para eles o que se espera de suas novas funções, bem como quais as boas práticas e processos que devem ser utilizados para acessar e usar as informações da organização.

5. Utilize métricas de acompanhamento

Por fim, é importante que a organização adote métricas de acompanhamento do sucesso dessa estratégia. A partir disso é possível identificar os benefícios gerados por ela no longo prazo e fazer alterações em pontos que não estão performando de forma benéfica.

Um exemplo dessa prática é acompanhar o número de falhas de cada área, bem como vazamento de dados. Assim, a gestão pode entender se os profissionais não estão preparados para a função ou se precisam de novos treinamentos.

Quais as consequências de um processo errado?

Empresas que não seguem os passos apresentados no processo de adoção de uma gestão descentralizada podem transformar essa oportunidade de otimização de atividades em problemas que impactam a produtividade interna, bem como a lucratividade do negócio.

Entre os erros mais comuns está a falta de clareza para os profissionais sobre suas responsabilidades e fazer uso das informações de forma equivocada. Essas falhas resultam em baixa produtividade, atritos entre os colaboradores, problemas de segurança e comprometimentos dos dados da empresa.

Fica evidente que a gestão descentralizada é um modelo muito mais adequado para lidar com os constantes mudanças e desafios do mercado atual. Por esse motivo, é importante entender seu conceito e buscar maneiras eficientes para adotar a prática em sua empresa.

Gostou de saber o que é a descentralização das informações e sua importância? Acha que outros profissionais do mercado podem aproveitar esse conteúdo? Então compartilhe o artigo em suas redes sociais!

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