Relacionamento com fornecedores: 6 dicas para alinhar processos

Fazer a gestão interna da empresa é algo que demanda muito planejamento e organização, não é? Afinal, você deve gerenciar as equipes, as entregas, o relacionamento com os clientes, os pagamentos, os recebimentos e tantas outras coisas que fazem parte da rotina do seu negócio.

Entretanto, também há aquilo que depende de pessoas externas à empresa. É o caso, por exemplo, do relacionamento com fornecedores, que impacta diretamente na produtividade das suas equipes e até mesmo nos resultados do negócio.

Portanto, é imprescindível ter fornecedores com quem você possa contar e com quem sua empresa desenvolva uma parceria benéfica e agradável para ambos os lados. Para tanto, você pode investir em algumas boas práticas. Quer saber quais são? Acompanhe!

1. Tenha um canal de comunicação direto com o fornecedor

É muito importante que a empresa fornecedora entenda que o seu negócio é um parceiro, e não um cliente regular. Assim, se você ou sua equipe precisarem falar com o fornecedor, especialmente para a resolução de um problema, vocês devem ser capazes de entrar em contato diretamente com a pessoa responsável.

Imagine que você está lidando com uma situação emergencial envolvendo o fornecedor e, para tentar encontrar uma explicação e contornar o problema, seja necessário entrar em contato com um atendente, que transferirá para outro funcionário, que passará a ligação para a secretária de alguém, e assim por diante. Nada eficiente, não é?

Sem um canal de comunicação direto — seja um e-mail, ramal ou número do WhatsApp, desde que sejam acessados e respondidos com frequência —, você despenderá um tempo muito maior para solucionar qualquer inconveniente.

Mas quanto mais rápido você resolver um problema, melhor. Assim, a falta dessa facilidade de comunicação piora situações que poderiam ter sido facilmente contornadas, dando mais trabalho para os colaboradores, possivelmente causando uma má impressão ao cliente e representando gastos consideráveis de tempo e de dinheiro.

2. Seja sempre transparente

Essa recomendação não é válida apenas para o relacionamento com fornecedores, é claro, mas torna-se especialmente importante nesse quesito. Você deve ser sempre transparente, não apenas para construir uma relação saudável e benéfica com o fornecedor, mas também para ser capaz de exigir a mesma transparência em retorno.

Para tanto, retomamos a dica de que os dois lados envolvidos devem tratar-se como parceiros, entendendo que ambos têm que fazer sua parte no acordo e que o relacionamento é benéfico e valioso para todos.

Você conseguirá alcançar essa estima mais profundamente se envolver seus colaboradores nisso, já que eles também precisam do material/produto fornecido para efetuar as suas demandas de trabalho e, além disso, podem ter que lidar diretamente com o fornecedor em seus cotidianos.

3. Exija clareza nas condições firmadas em contrato

Tratar o fornecedor como um verdadeiro parceiro não significa, é claro, que vocês precisem esquecer que o acordo é também um negócio. Caso contrário, o relacionamento com fornecedores torna-se bagunçado e, diante de quaisquer imprevistos, você não teria respaldo legal para exigir nada da outra empresa.

Ao lado de um profissional devidamente qualificado para tanto, leia o contrato minuciosamente. Não deixe de tirar qualquer dúvida que surgir! Dessa maneira, você começa a parceria com o pé direito, ciente de todos os seus direitos e deveres (e também os do fornecedor) que foram devidamente dispostos no contrato.

4. Valorize o custo-benefício

Especialmente em momentos de crise e instabilidade econômica, empresários de todos os ramos tornam-se preocupados com a nova realidade financeira de seus clientes e, consequentemente, da própria empresa. Nesse contexto, cortes de custo são comuns — mas você jamais deve fazer isso em detrimento da qualidade oferecida por você.

Pode ser mais fácil arcar com os custos de materiais e produtos de qualidade inferior ao que você e os seus consumidores estão acostumados, mas não tenha dúvidas de que isso logo vai se refletir nos hábitos de consumo do público-alvo.

Então, mais do que o preço, você deve analisar o custo-benefício de cada fornecedor. O que ele tem a oferecer a você? O produto é de qualidade mesmo? Quais são os diferenciais, em termos de qualidade, em relação à concorrência? Se você achar que o preço cobrado faz jus às respostas dessas e de outras exigências, vá em frente.

5. Tenha uma carteira diversificada de fornecedores

Mesmo que você tenha firmado uma parceria com a melhor e mais responsável empresa de fornecimento do país, uma coisa é certa: imprevistos acontecem com qualquer um, a qualquer momento — e você não pode ficar esperando de braços cruzados até que um impacte diretamente o seu negócio.

Sendo assim, é fundamental que você tenha, além do fornecedor principal, um plano B e, de preferência, também um plano C. Dessa forma, se o primeiro fornecedor ligar avisando que não conseguirá mais fazer uma entrega até o final da semana, você tem outras opções e poderá encontrar alguém que consiga dar conta da entrega necessária.

Além disso, ter vários fornecedores em sua carteira pode ser útil na hora de negociar (ou renegociar) o contrato, os preços e as formas de pagamento, por exemplo.

6. Alinhe os seus próprios processos

Antes de alinhar processos com os fornecedores, obviamente, é preciso que os seus próprios processos internos também estejam organizados e que sejam aplicados com eficiência. Dessa maneira, você e o setor de compras poderão negociar com mais efetividade e dinamismo, garantindo, assim, a tão importante transparência.

Imagine, por exemplo, que sua equipe solicita ao fornecedor uma grande quantidade de produtos em cima da hora, ou que cometam erros constantes sobre prazos ou quantidades. Isso passa uma péssima impressão ao fornecedor, além de atrapalhar a logística das duas empresas envolvidas.

Já quando tudo está alinhado no seu negócio, as solicitações de compras serão feitas de maneira organizada, dentro dos prazos determinados e sem causar transtornos para ninguém. Dessa maneira, você também terá um atendimento mais eficaz por parte do fornecedor, já que estará fazendo a sua parte para que tudo ocorra bem.

Viu só? O relacionamento com fornecedores é fundamental na gestão de empresas e, portanto, não pode ser deixado de lado. Com nossas dicas, você construirá parcerias fortes e duradouras. Agora, para aprimorar ainda mais seu negócio, aproveite para conferir nosso post sobre as 7 tendências de gestão que você deve acompanhar!