Gestão de escritório de advocacia: conheça as melhores práticas
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Gestão de escritório de advocacia: conheça as melhores práticas

Gestão de escritório de advocacia: conheça as melhores práticas
Escrito por Leucotron

O profissional moderno tem como desafio aprimorar a gestão de escritório de advocacia para realizar uma série de atividades fundamentais para o bom andamento do negócio.

Para tal, é necessário otimizar o tempo, manter uma rotina organizada e estar sempre disponível para atender às solicitações de seus clientes e por dentro do andamento nos processos.

Nesse cenário, a tecnologia ­­— principalmente na área da comunicação — se mostra como um fator estratégico para empreendedores que desejam aumentar sua agilidade e competitividade no mercado. É sobre esse assunto que vamos falar no artigo de hoje. Boa leitura!

O futuro dos escritórios de advocacia no mercado

Atualmente, já não existe lugar no mercado para advogados excessivamente tradicionalistas quando o assunto é a gestão de escritório de advocacia. Aqueles que adotam métodos muito convencionais para organizar o seu cotidiano acabam aumentando a burocracia dos processos.

Por isso, o ideal é adotar boas práticas para levar o nível do serviço muito além da parte técnica. O profissional com olhar de gestor deve visualizar o mercado como um todo, considerando o marketing, a qualidade e produtividade da sua equipe de trabalho, rotinas internas e, claro, as questões financeiras.

No entanto, não é incomum encontrar advogados que valorizam em demasia as questões jurídicas, mas que apresentam grandes problemas na gestão do negócio. Por isso, contar com uma base bem estruturada e moderna é absolutamente fundamental para alcançar o sucesso.

Não acredita? Então pense no próprio sistema jurídico: com a evolução tecnológica, os processos e sentenças podem ser acompanhados eletronicamente, atendendo à necessidade de magistrados, profissionais de direito e clientes que precisam de maior velocidade de resposta, promovendo rapidez nos trâmites do judiciário.

Essa demanda exige que os empreendedores também se adaptem e dinamizem as suas atividades, com uma gestão de escritório de advocacia mais eficaz e alinhada com as soluções existentes no mercado, com o objetivo de criar o seu próprio diferencial competitivo, oferecendo um serviço diferenciado e eficiente.

Nos próximos anos, a tendência é que a inovação se torne ainda mais presente no âmbito jurídico, aumentando a rapidez dos procedimentos, além de reduzir custos com papelada e acelerar processos judiciais que ainda não são tão ágeis como deveriam.

Uma gestão de escritório de advocacia focada em performance e resultados

Embora muitos advogados abram seu próprio negócio em nome do amor pela profissão e para obter reconhecimento pessoal, também é preciso ter um olhar empreendedor, para alcançar resultados financeiros positivos. Afinal, é impossível construir um escritório de renome sem um bom capital.

Por isso, é extremamente importante fazer uma gestão focada na produtividade e resultados. Para alcançar esse objetivo, deve-se levar em consideração os seguintes aspectos:

  • planejamento detalhado das atividades;
  • visão e ação estratégicas;
  • definição do seu público-alvo;
  • atuação coerente e transparente com a missão e valores do negócio;
  • marketing jurídico seguindo a ética da Organização dos Advogados do Brasil (OAB);
  • contar com uma equipe capacitada, motivada e produtiva;
  • atração e fidelização de clientes;
  • gerenciamento financeiro e planejamento tributário do escritório;
  • investimento na comunicação eficiente — tanto interna como externa;
  • saber negociar com clareza e objetividade;
  • ter expertise para lidar com situações jurídicas complexas;
  • atuar sempre como um advogado empreendedor para o crescimento do negócio.

Na prática, isso significa que para fazer uma boa gestão de escritório de advocacia, o profissional precisa agir de forma estratégica, refletindo sobre a escolha de posições, delegar tarefas de maneira inteligente e, acima de tudo, ter um plano de negócios bem traçado, para atingir suas metas e solidificar sua marca em um meio tão concorrido.

Foco em um nicho de mercado especializado

Durante a graduação, os estudantes de direito não são direcionados a ter uma visão empreendedora e estratégica. Normalmente, são pessoas que sonham em concluir o curso, serem aprovadas no exame da OAB e, posteriormente, passar em um bom concurso público.

No entanto, existem profissionais que têm todo o potencial para ter o seu próprio negócio, crescer e fazer o seu nome se tornar referência no mercado.

Para quem está começando, o ideal é encontrar a área de atuação com a qual mais se identifica, se especializar e começar a atuar no segmento. Os mais comuns na área jurídica são:

  • direito civil;
  • direito previdenciário e trabalhista;
  • direito de família;
  • direito tributário;
  • direito do consumidor;
  • direito da tecnologia da informação;
  • direito administrativo;
  • direito ambiental;
  • direito penal;
  • direito de propriedade intelectual;
  • direito contratual;
  • direito comercial.

Áreas de atuação para o advogado empreendedor não faltam. Por isso, vale a pena fazer uma escolha inteligente, de acordo com suas preferências. Afinal, sempre é mais fácil trabalhar com o que se gosta, não é verdade?

No caso daqueles que já possuem um escritório há um certo tempo, uma alternativa interessante é diversificar suas atividades. Por exemplo: se você já é especialista em direito tributário, pode traçar um plano de crescimento e investir na contratação de outros profissionais, como advogados que atuam na área administrativa, de tecnologia da informação, do consumidor, entre outros.

Essa é uma maneira estratégica de ampliar a sua atuação no meio jurídico, captando clientes que possuem necessidades diferentes, além de oferecer serviços de consultoria, aumentando seu leque de trabalho e, consequentemente, o lucro do negócio.

A adoção de estratégias de comunicação interna e externa

Um dos principais desafios para escritórios de advocacia é a busca pela modernização, especialmente quando o assunto é a interação. O contato entre clientes e profissionais deve ser o mais ágil e objetivo possível, para que eles possam entender em que fase está seu processo e fazer o seu acompanhamento eletronicamente.

A comunicação interna também se faz extremamente importante para que os advogados envolvidos em um mesmo caso possam interagir entre si e discutir as melhores alternativas para ganhar ações judiciais e outras demandas.

Para alcançar esse patamar, a tecnologia é fundamental para aumentar a agilidade nas comunicações, principalmente com o uso da mobilidade corporativa, uma excelente ferramenta para os profissionais, que estão constantemente nos fóruns, tribunais, visitando sua carteira de clientes e demais atividades fora do ambiente laboral.

O investimento constante em novas tecnologias

O advogado, para manter sua credibilidade, não pode atrasar a entrega de documentos processuais, participação em audiências e demais compromissos. Com uma carga de trabalho tão intensa, um gerenciamento eficiente faz-se necessário para que tudo se mantenha em ordem.

Na rotina do escritório, a adoção de novas tecnologias é essencial para que o empreendedor e os advogados que com ele trabalha possam manter suas atividades em dia, sem risco de atrasos nem insatisfações por parte dos clientes.

Vamos conhecer algumas delas, que podem fazer toda a diferença para o seu negócio:

Computação em nuvem

Essa é uma inovação que permite o armazenamento e gestão de todos os arquivos presentes no escritório. Além disso, o profissional pode agendar seus compromissos na plataforma, tanto os individuais como os de sua equipe, otimizando o andamento das atividades de cada colaborador.

Por meio de sistemas na nuvem, pode-se também acompanhar o andamento de processos e a relação de pareceres, nos quais, normalmente, mais de uma pessoa edita o documento ao mesmo tempo.

E não é necessário estar presente no escritório para monitorar e acompanhar tudo. Com essa solução, o profissional pode acessar todos os arquivos remotamente e organizar sua rotina, por meio de qualquer dispositivo móvel, com apenas um login e senha.

Telefonia moderna

Para aprimorar a comunicação entre os colaboradores, deve-se escolher uma plataforma que seja capaz de atender as suas necessidades, como o PABX, cada vez mais moderno e acessível para empresas de qualquer porte.

A telefonia IP também é uma ferramenta interessante, pois dispensa a instalação de uma infraestrutura robusta, permitindo que computadores, tablets e smartphones se comportem como ramais telefônicos, facilitando a vida dos profissionais, que podem se comunicar com seu público interno e externo em qualquer momento.

Mobilidade corporativa

Atualmente, o celular deixou de ser apenas um aparelho que faz e recebe chamadas, mas sim uma poderosa ferramenta de trabalho. Como o advogado passa uma boa parte do seu tempo se locomovendo de um lugar a outro para resolver problemas, ter um ramal móvel é absolutamente estratégico para o cumprimento de seu trabalho.

Tablets e notebooks também são grandes aliados, nos quais se pode fazer anotações, acessar informações por meio da nuvem e até mesmo redigir relatórios importantes, otimizando as atividades do profissional.

Áudio e videoconferências

Com a implementação de um sistema de telefonia moderno, não há a necessidade de deslocamento para a realização de reuniões presenciais, que podem ser realizadas por meio de ramais integrados, contribuindo para a redução de custos e agilizando o cotidiano de advogados.

Além disso, pode-se fazer videoconferências, principalmente no caso de empreendimentos que possuem filiais e dependem de mais de uma pessoa para a tomada de decisões, tanto no âmbito jurídico como na área de gestão do negócio.

Treinamento constante dos funcionários envolvidos

De nada adianta adotar as melhores tecnologias do mercado para a gestão de escritórios de advocacia se a equipe não está preparada para lidar com ela no dia a dia.

Por isso, colaboradores de todos os níveis hierárquicos devem ser capacitados para trabalhar com a solução escolhida. Dessa forma, secretárias, gestores de equipes, despachantes e advogados podem extrair o máximo de vantagens, tornando suas atividades mais ágeis, tanto individualmente como em grupo.

Dessa forma, todos conseguem elevar a sua produtividade, intensificando o trabalho em grupo e a eficiência do empreendimento como um todo.

Desenvolvimento de uma cultura de inovação

A tecnologia veio para o mundo corporativo modificando a maneira como as pessoas interagem, trabalham e até mesmo o tipo de gestão adotada pelas empresas. Na área jurídica, essa realidade não é diferente.

Ao entender e utilizar a inovação como uma aliada para o negócio, o empreendedor consegue transformar seu escritório de maneira positiva, criando uma cultura voltada para a era digital, utilizando as melhores ferramentas para aprimorar a prestação de serviços.

Além disso, os colaboradores passam a compreender a necessidade de estudar e continuar a busca por aperfeiçoamento e capacitação profissional, a fim de lidar com as mudanças constantes na legislação e no uso de ferramentas tecnológicas voltadas para o cumprimento de seu dever.

Então, a partir do conhecimento e adoção de soluções de qualidade, pode-se transcender barreiras e fazer o uso da tecnologia para otimizar práticas jurídicas, trazendo inúmeros benefícios para gestores, colaboradores e clientes.

Acompanhamento das tendências do mercado

O avanço do conhecimento nunca para e muitas tendências estão por vir. Na área do Direito, isso não é diferente, já que existem novas vertentes de trabalho bastante interessantes e que podem ser aproveitadas por um advogado de perfil empreendedor. Acompanhe algumas delas:

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Mercado Financeiro

Com a evolução das fintechs, startups, bancos digitais e novos meios de pagamento, os profissionais podem explorar esse mercado, que ainda é novo no Brasil e demanda advogados especializados, de perfil arrojado e com visão estratégica para a resolução de problemas.

Direito Digital

O Marco Civil da Internet mudou algumas diretrizes nas interações virtuais, principalmente no que tange à responsabilidade criminal de usuários, provedores do serviço e o próprio governo.

Como existem muitos casos e brechas na lei, essa é uma tendência de mercado muito forte para os profissionais de direito, já que a maioria das relações humanas, empresariais e de consumo vem migrando vertiginosamente para a web.

Biodireito

Nessa categoria, os advogados podem atuar em tudo o que diz respeito à biotecnologia e biomedicina, que são áreas com questões legais bastante complexas, envolvendo, por exemplo:

  • manipulação genética;
  • eugenia;
  • estudos do genoma humano;
  • direito à saúde, entre outros.

A relação entre a medicina e o direito é cada vez mais estreita para que novos estudos e descobertas científicas possam ser realizadas, visto que muitas delas esbarram em legislações complexas e dependem de um bom advogado para seguirem em diante.

Compliance

Em tempos de escândalos de corrupção e desvio de verbas, a cultura de conformidade com as obrigações fiscais, tributárias e éticas ganhou força no mercado.

Nesse sentido, os profissionais do direito são bastante requisitados para fazer consultorias e auditorias, com o objetivo de manter o compliance dentro dos requisitos da Lei Anticorrupção, implementando boas práticas de governança corporativa. Trata-se de um mercado que tende a se expandir bastante.

Uso de KPIs estratégicos para monitorar resultados

O Key Performance Indicator — em português, Indicador Chave de Performance — é útil para analisar o desempenho da gestão de um escritório de advocacia. Dessa forma, é possível avaliar se a adoção da tecnologia e a cultura do negócio estão, de fato, trazendo resultados efetivos ou se há a necessidade de mudanças.

Veja as principais métricas que não podem deixar de ser acompanhadas para que o empreendedor possa avaliá-las com clareza e objetividade:

Índice de satisfação dos clientes

É realmente complicado mensurar a satisfação dos clientes quando se fala na área jurídica. Mesmo aqueles que ganham um processo podem continuar insatisfeitos com o valor de uma indenização ou com relação à partilha de bens, que não ocorreu da forma que a pessoa gostaria, por exemplo.

No intuito de avaliar esse aspecto, muitos escritórios aplicam questionários específicos a cada pessoa ou empresa com algumas perguntas, para analisar a percepção que tiveram em relação aos serviços oferecidos.

Assim, pode-se fazer relatórios com demonstrativos, que mostrem em quais pontos a empresa consegue agradar seus clientes e identificar suas principais vulnerabilidades, para que possam ser corrigidas, aumentando a eficiência e qualidade do escritório.

Retorno sobre o Investimento (ROI)

Pense na quantidade de aplicações realizadas no seu negócio no último ano. É possível que se tenha adquirido soluções modernas de telefonia, sistemas gerenciais, computadores, notebooks, celulares corporativos, móveis, funcionários especializados, entre outros.

Porém, fica o questionamento: o quanto cada um desses investimentos trouxe vantagens para o empreendimento?

Para responder a essa questão com clareza, é preciso conhecer o ROI da empresa. Esse KPI é utilizado exatamente para responder a essa pergunta, permitindo que o gestor tome decisões estratégicas sabendo, de antemão, quais deles são os mais rentáveis e que merecem ser priorizados.

Matematicamente, basta fazer o seguinte cálculo:

ROI (%) = [(Retorno obtido – valor total do investimento inicial) / valor total do investimento inicial] x 100

Na prática, não existe um número padrão para o retorno do investimento. De maneira geral, quanto maior for a porcentagem calculada, melhor para o escritório de advocacia.

Vamos para um exemplo prático: Imagine que você fez um investimento em uma plataforma de comunicação de cerca de R$3.000,00. No próximo trimestre, devido à melhora e agilidade nos processos, o negócio faturou R$20.000,00. Logo:

ROI (%) = [(R$20.000,00 – R$3.000,00) / R$3.000,00] x 100

ROI (%) = 567%

Ou seja, isso significa que o ROI foi extremamente positivo para o negócio, visto que o retorno foi bastante superior ao valor investido no início.

Lucratividade do escritório de advocacia

Talvez seja o indicador mais relevante para os advogados empreendedores. Afinal, se um escritório não dá lucro, não existe vantagem em mantê-lo aberto, pois é preciso pagar aluguel, fornecedores, colaboradores, entre outros gastos.

Por isso, é essencial mensurar a lucratividade do negócio. Para isso, é necessário identificar qual é o seu percentual, baseando-se na relação entre os rendimentos e as receitas, para medir a capacidade do empreendimento de honrar com seus compromissos.

Cálculo do indicador:

Lucratividade (%) = (rendimentos líquidos / receita total) x 100

Para aumentar esse KPI, é importante fazer uma gestão de escritório de advocacia, a fim de gerenciar adequadamente os recursos, reduzir custos desnecessários e investir em opções que contribuam para a automatização das atividades, ajudando o empreendimento a alavancar seus resultados.

Índice de absenteísmo

Para que um escritório tenha alta produtividade, é imprescindível que todos os seus integrantes sejam assíduos e ativos. Quando o número de faltas é alto, os demais colaboradores tendem a ficar sobrecarregados, aumentando a chance de erros e retrabalhos.

Além disso, quando os funcionários se ausentam mais vezes do que deveriam, isso pode denotar uma falta de comprometimento com o escritório ou mostrar que as condições de trabalho oferecidas não são estimulantes para aqueles que desejam crescer e fazer carreira.

O cálculo do absenteísmo é realizado de acordo com a fórmula:

Absenteísmo (%) = (horas que não foram trabalhadas / horas trabalhadas) x 100

Portanto, caso essa métrica esteja alta, o recomendável é analisar com calma o que está acontecendo. Afinal, cada empresa trabalha de um jeito e, muitas vezes, quando o foco no lucro é excessivo, o profissional pode se sentir desmotivado, principalmente se não há o pagamento de bônus e outros benefícios extras para os empregados.

Para melhorar a assiduidade, deve-se investir em programas de incentivo. Um bom exemplo é premiar advogados e funcionários mais assíduos e produtivos. Com uma porcentagem extra no final do mês e participação nos lucros, esse índice cai drasticamente, já que sua equipe passa a trabalhar com motivação.

Taxa de processos vencidos pelo escritório de advocacia

Trata-se de um fator que mostra a real eficiência do trabalho dos profissionais. Isso transmite maior credibilidade aos clientes, mostrando ao mercado uma boa imagem da sua marca, atraindo mais pessoas interessadas em contratar os seus serviços.

Por isso, considere essa métrica. Afinal, ela é que mostra sua competência na gestão de escritório de advocacia. Para fazer o cálculo, basta seguir a fórmula:

Número de processos vencidos (%) = [(número de processos bem-sucedidos – processos desfavoráveis) / número total de processos concluídos] x 100

Veja um exemplo prático: um escritório com pouco tempo de atuação teve 1200 processos encerrados. Desse total, 100 deles não foram decididos em favor dos clientes, logo podemos calcular:

Número de processos vencidos (%) = [(1200 – 100) / 1200] x 100

Número de processos vencidos (%) = 91,67%

Ou seja, a taxa de efetividade do escritório foi acima de 90%, mostrando um índice altíssimo de vitórias, o que é excelente.

Você pode ser um excelente profissional, que estudou e se especializou em uma determinada área que domina tecnicamente muito bem. Entretanto, para ter êxito na gestão de escritório de advocacia, é necessário pensar e agir também como um empreendedor, para unir seus atributos intelectuais com as novas tecnologias e demandas do mercado e ser reconhecido pela sua agilidade, ética e credibilidade.

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