Por que usar VoIP gera redução de custos para a empresa?

O investimento em tecnologia ajuda a transformar diversos processos dentro da empresa e contribui para otimizar os resultados. Entre as diversas opções disponíveis, está a melhoria da comunicação por meio novas soluções. O VoIP é um dos recursos que podem ser implementados para beneficiar os fluxos de trabalho.

Pensando nisso, resolvemos criar este artigo e mostrar por que usar VoIP pode ser a mudança que o seu negócio precisa para alavancar o desempenho. Quer saber mais sobre ele e como a sua empresa pode ser beneficiada? Continue acompanhando a leitura e confira agora mesmo!

O que é VoIP

Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP) é uma tecnologia que viabiliza o tráfego de voz via IP. Em outras palavras, uma chamada telefônica, por exemplo, pode ser transformada em dados digitais, que serão transferidos pela internet.

Atualmente, podemos encontrar vários softwares que contam com esse recurso. Entre os mais conhecidos, podemos citar:

• Skype;
• WhatApp;
• Facebook Messenger.

Tudo isso é possível graças ao desenvolvimento da internet banda larga e o aumento das velocidades disponibilizadas no mercado. Isso garante a qualidade necessária para que o uso do VoIP seja viável.

Como ele contribui para as empresas

O VoIP é um recurso que se torna um grande aliado de empresas que querem melhorar o orçamento, ao mesmo tempo em que garante qualidade na comunicação. Ele também permite que empresas de diversos portes tenham acesso a um recurso que antes era restrito às grandes empresas — principalmente devido ao investimento, que era bem alto.

A seguir, listamos alguns motivos que mostram por que usar VoIP.

Facilidade na instalação

Telefones IP são de fácil instalação, visto que eles não demandam um cabeamento e basta ter acesso à internet para que ele seja configurado. Além disso, não há a instalação de hardwares.

Escalabilidade

Sua empresa pode alcançar um ritmo de crescimento maior que o esperado, ou antes do que se imagina. Apesar da impossibilidade de prever quantos telefones e ramais serão necessários em um futuro próximo, o VoIP permite que sejam criadas, removidas e reatribuídas linhas sempre que for necessário.

Por outro lado, na telefonia tradicional, isso deve ser cuidadosamente planejado, visto que existe um grande risco de desperdiçar dinheiro contratando linhas que não serão utilizadas, por exemplo.

Praticidade

Esse sistema de telefonia também é uma excelente opção para empresas que contam com colaboradores remotos ou que viajam com frequência. Por meio do uso dos ramais móveis, as ligações podem ser desviadas para qualquer lugar, desde que se tenha acesso à internet.

Diversidade de recursos disponíveis

Investir em telefonia VoIP não significa que os recursos utilizados com a telefonia tradicional deixarão de existir. Eles poderão ser utilizados normalmente na empresa. Entre eles, estão:

• transferência de ligações;
• chamada em espera;
• menu de atendimento automático;
• conferência.

Suporte às tecnologias mais antigas

Mesmo que a empresa ainda conte com a telefonia analógica, é possível investir em adaptadores que transformam o sistema de comunicação tradicional em VoIP. Isso quer dizer que dá para aproveitar os recursos já disponíveis, em vez de descartá-los e ter que realizar um novo (e mais caro) investimento.

Por que usar VoIP é vantajoso para as empresas

Nos últimos anos, a forma como as pessoas se comunicam mudou drasticamente. Agora, com a popularização da internet e dos dispositivos móveis, utiliza-se muito mais mensagens que ligações telefônicas.

Porém, apesar da necessidade de as empresas se manterem conectadas, disponibilizar um canal para realizar ligações é fundamental para manter contato com o público (e também entre pessoas e setores).

Ainda assim, podemos dizer que isso não significa, necessariamente, manter os gastos que se têm com a telefonia tradicional. Ou seja, é possível aliar os dois recursos (voz e internet) para viabilizar a comunicação, ao mesmo tempo em que se garante mais economia para o negócio.

Nos tópicos a seguir, vamos apresentar as principais vantagens de se investir nessa tecnologia. Veja só!

Redução de custos

Como abordamos brevemente, o investimento em VoIP contribui para que os custos sejam reduzidos na empresa. Isso é possível graças à desnecessidade de arcar com o preço pago por minutos em ligações tradicionais.

Com isso, passa-se a ter somente o custo referente ao pacote mensal de internet e à manutenção do sistema. Isso é especialmente importante no caso de instituições que trabalham com colaboradores remotos, têm filiais em regiões diferentes ou, até mesmo, unidades em outros países.

Nesses casos, é possível obter uma economia considerável, já que o custo das chamadas de longa distância (ou internacionais) e para celulares seria eliminado da conta.

Desnecessidade de contratar uma assinatura mensal

Quando se contrata uma linha telefônica, além do custo relacionado aos minutos utilizados, também é preciso pagar uma assinatura. Também podemos citar o fato de muitos planos gerarem uma fidelidade de 12 meses — uma imposição feita para que se consiga aproveitar preços e condições mais vantajosos.

Optando pelo sistema VoIP, essas dificuldades são eliminadas, já que basta somente implantar a solução na empresa e começar a utilizar — pagando somente a manutenção do sistema, como dissemos em um tópico anteriormente.

Flexibilidade e facilidade na comunicação

O investimento em VoIP viabiliza o uso dos ramais móveis. Com isso, o colaborador que estiver em trabalho externo poderá atender às ligações normalmente no smartphone, como se estivesse utilizando o ramal dentro do escritório. Assim, não se restringe a comunicação, ao mesmo tempo em que não é necessário desembolsar grandes quantias fazendo ligações do telefone fixo para o celular, por exemplo.

Por outro lado, existem recursos nesse sistema que permitem a criação de cadastros de contatos para realizar ligações, sem que exista a preocupação de pesquisar o código do local antes de realizar as chamadas (como é o caso de interurbanos e ligações internacionais).

Aumento da produtividade

O sistema VoIP também permite realizar reuniões, conferências e treinamentos sem que seja necessário deslocar os colaboradores de um lugar para o outro. Portanto, além de economizar com as ligações, a empresa também consegue reduzir os custos de transporte e outros gastos relacionados às viagens que seriam necessárias.

Os recursos disponíveis permitem que seja possível compartilhar informações em tempo real, anexar documentos e, inclusive, realizar chamada de vídeo com várias pessoas ao mesmo tempo.

Como se vê, existem diversos motivos que comprovam por que usar VoIP na sua empresa. Além de modernizar os processos e ficar por dentro das tendências do mercado, pode-se perceber melhorias nos fluxos de trabalho e, principalmente, no impacto que os custos operacionais têm sobre o faturamento — contribuindo para aumentar a lucratividade.

O que achou deste post? Então, aproveite para conferir nossas dicas sobre como ter sucesso por meio da tecnologia disruptiva!