Saiba como funciona o dia a dia de um escritório virtual

Com muitos benefícios, o escritório virtual pode elevar a produtividade e reduzir custos de forma significativa. Cada vez mais presente no mundo corporativo, as ferramentas virtuais trazem praticidade e otimização para os processos de trabalho. Você sabe como funciona um escritório virtual?

Com soluções que potencializam as atividades sem prejudicar o desempenho profissional, o escritório virtual permite trabalhar remotamente em condições equivalentes ao de um escritório físico. Para isso, no entanto, a tecnologia deve ser o braço direito, ou melhor, a peça-chave para garantir todas as vantagens tanto para os profissionais quanto para os gestores.

Ganhando adesão entre os gestores que miram a inovação no ambiente organizacional, os escritórios virtuais possuem as mesmas funções de um escritório convencional, todavia os instrumentos digitais complementam as ações, garantindo seu funcionamento pleno.

Quer saber como funcionam as atividades no cotidiano de um escritório virtual? Confira as situações e veja o que muda com relação aos escritórios tradicionais.

Realização de reuniões entre colaboradores

Qualquer que seja o ramo de atuação de sua empresa, reuniões são indispensáveis para o bom andamento das atividades. Nos escritórios virtuais, as reuniões são facilitadas pelos recursos oferecidos pela tecnologia.

Realizadas quase sempre a distância, as reuniões podem acontecer por aplicativos de ligação e vídeo instalados em qualquer dispositivo eletrônico. Pode ser tanto um computador, tablet ou smartphone com acesso à internet. Os programas utilizados podem ser gratuitos, sujeitos às limitações e disponibilidade de cada software, ou pagos, por meio de programas corporativos feitos especialmente para isso.

Os programas podem oferecer ainda opções adicionais como conferências por vídeo, suportando até 10 usuários por chamada. Também podem ser feitas trocas de arquivos, planilhas e projetos em tempo real, enviados pelos próprios aplicativos. Gravadores podem ser acionados para armazenar reuniões e agendas, sendo possível conferir detalhes e acertos posteriormente.

Edição de projetos colaborativos

A tendência do mercado hoje em dia é investir em equipes cada vez mais colaborativas e interdisciplinares, para ampliar as possibilidades de resolução de atividades, ganhando também em velocidade na execução dos projetos.

Os escritórios virtuais contam com meios em que os projetos são editados a distância e colaborativamente. Programas de textos no qual seja possível uma edição simultânea são incorporados, podendo ter colaboradores ativos, que podem alterar e colocar informações no texto, ou colaboradores supervisores, que acompanham as atividades sem necessariamente nelas interferirem.

Os programas de edição de texto são encontrados de modo online, disponíveis na internet. Mas também podem ser encontrados em integração com outras ferramentas ligadas ao mundo corporativo, inseridos em plataformas que permitem a realização de outras ações.

Canais de atendimento

Caso a sua empresa tenha um Call Center, mesmo com o escritório sendo virtual, se mantém uma equipe de secretárias e atendentes que ficam por conta de armazenar e distribuir as solicitações corretamente. Geralmente, o contato é mais intenso com fornecedores e clientes, que precisam de um canal seguro para evitar erros na comunicação.

Esse tipo de mecanismo auxilia no bom funcionamento de outros setores da empresa, assim como no contato entre a própria equipe interna. Os atendentes podem ficar responsáveis ainda por trabalharem com os feedbacks ligados aos clientes e fornecedores, utilizando os dados para elaborar melhores planos de desenvolvimento da corporação.

Gestão de correspondências

Mesmo sendo virtual, um escritório precisa de um localizador material para a recepção de correspondência. As empresas de escritórios virtuais oferecem um endereço que funciona como uma caixa postal, para onde podem ser direcionadas contas, cartas, contratos e outros.

Outra opção é utilizar o próprio endereço do home office ou as caixas postais dos Correios tradicionais que, geralmente, trazem um custo mensal pela utilização do serviço. Alguns espaços de coworking também permitem o recebimento de correspondências, que podem tanto ser coletadas pelos recepcionistas ou ficarem em uma caixa postal com tranca.

Redirecionamento de ligações

Mesmo com uma equipe de atendimento telefônico, é preciso uma central inteligente que vai organizar a movimentação das ligações. Softwares e programas permitem que se criem redes sem que os profissionais estejam necessariamente no mesmo espaço físico.

Também o redirecionamento de ligações pode ser feito de modo automático. Por exemplo, se um cliente está sendo atendido por um determinado funcionário, é possível programar para que quando esta pessoa ligue sua chamada seja redirecionada para o profissional, diminuindo o tempo de espera.

As ligações internas também são beneficiadas, podendo haver a opção de que um colaborador se comunique com o outro por meio de ramais. Para isso, eles digitam o ramal a partir do aplicativo, como se estivessem no mesmo prédio, porém, podem estar em qualquer lugar do mundo.

Reuniões presenciais

Quando for necessário realizar reuniões presenciais, podem ser utilizados espaços compartilhados das empresas que fornecem o serviço de escritório virtual ou em espaços compartilhados como o coworking. As salas são preparadas com mesas, cadeiras, ar-condicionado, ligação pela internet e até máquinas de café.

O agendamento deve ser feito com antecedência, já que as salas são usadas por várias empresas que ocupam ou utilizam o espaço esporadicamente. Não pode se esquecer de adicionar os custos de locomoção e transporte assim como do aluguel do espaço nos custos gerais do orçamento da empresa.

Gerenciamento do MEI ou CNPJ

Ao contratar uma empresa de escritório virtual, muitos serviços são oferecidos — como salas de reunião, programas de Call Center, entre outros. Um questionamento muito presente é como gerenciar a coordenação dos endereços de MEI e CNPJ com os outros recursos oferecidos.

No caso do MEI, você pode alterar o endereço para receber correspondências por meio do local do serviço oferecido. O CNPJ pode ter um endereço oficial, e outro que será divulgado para clientes e em cartões de visita, endereço da internet etc. No entanto, ter um MEI ou CNPJ estabelecido em um local não impede que se contrate esse serviço em outro.

Após entender como funciona um escritório virtual, os administradores se surpreendem com a série de vantagens com relação aos modelos tradicionais de corporação. Para ficar por dentro de como a tecnologia pode impulsionar a sua empresa, não deixe de seguir a nossa página no Facebook e no LinkedIn!