Saiba como garantir produtividade em reuniões em 7 passos

Garantir produtividade em reuniões é desafio para muitos gestores. Infelizmente, é muito comum que encontros do tipo não tenham nenhum processo definido e sejam feitos sem muita organização, o que acaba prejudicando a rotina de toda a equipe.

Para evitar que os profissionais fiquem horas discutindo assuntos aleatórios, sem objetividade alguma, é essencial adotar algumas práticas para garantir que as reuniões da sua empresa sejam realmente produtivas e melhorar, entre outros pontos, a sua comunicação interna.

Entre eles, ter uma pauta definida para iniciar a reunião e anotar todas as pendências para serem resolvidas, seus respectivos prazos e responsáveis. Ter mais produtividade passa também por apostar na mobilidade empresarial e dar preferência para encontros virtuais, economizando tempo e dinheiro no deslocamento.

Portanto, saiba como garantir produtividade em reuniões em 7 passos:

1. Analise se a reunião é mesmo necessária

O primeiro passo a ser dado pelo gestor que busca garantir produtividade em reuniões é avaliar se o encontro é mesmo realmente necessário. Dependendo do assunto a ser tratado e da quantidade de pessoas envolvidas pode valer mais a pena resolver a questão com um telefonema ou, até mesmo, por meio de e-mail.

Reuniões semanais recorrentes, por exemplo, correm o imenso risco de se tornarem improdutivas. Isso acontece porque as pessoas não veem mais necessidade de se prepararem para elas por já serem algo que faz parte de suas rotinas. Os funcionários apenas comparecem e usam o tempo do encontro para conversarem sobre assuntos aleatórios, sem seguir uma pauta definida. Resultado: perda de produtividade.

2. Dê preferência para encontros virtuais

Se a reunião for mesmo necessária, o próximo passo é definir onde e quando acontecerá o encontro. Um dos desafios enfrentados pelos gestores é conciliar diferentes agendas e, em determinados casos, até os deslocamentos de pessoas que estão em locais diferentes.

Em nome da produtividade, dê, sempre que possível, preferência para reuniões a distância, com o uso de ferramentas tecnológicas, como conferência virtual. Dessa forma, fica mais fácil conseguir reunir todos os participantes, por mais distantes que eles estejam geograficamente. Além de poupar tempo, também corta-se custos com transporte e hospedagem.

Caso o encontro presencial seja indispensável, agende o local com antecedência. Confirme se há salas de reunião disponíveis e faça a reserva assim que possível. Além disso, analise se o espaço reservado comporta o número de participantes e, ainda, se tem todas as ferramentas necessárias para o encontro como projetor, computador, quadro para anotações etc.

3. Tenha uma pauta definida

Para garantir produtividade em reuniões corporativas, o passo necessário é ter bem definido o objetivo do encontro. Nesse sentido, garanta que todos os participantes têm conhecimento dos temas que serão discutidos na ocasião.

A pauta do encontro deve ser compatível com os objetivos da reunião e, ainda, prezar pela objetividade. Escreva e compartilhe com as pessoas os tópicos que serão discutidos previamente e se certifique de que todos os funcionários que participarão do evento têm interesse direto no que será trabalhado.

É importante que só sejam convidadas para a reunião pessoas que poderão contribuir de alguma forma para as questões colocadas na ocasião.

4. Ajude os participantes a se prepararem

Além de ter uma pauta definida para a reunião, é essencial auxiliar os participantes a se prepararem antes do encontro. Dependendo do objetivo a ser atingido, pode ser importante enviar material prévio para que as pessoas saibam de antemão o conteúdo e possam estudá-lo para poderem se apresentar da melhor forma.

Veja se será necessário enviar documentos e outros tipos de informação para os participantes se preparem. Caso os temas a serem debatidos sejam complexos, é importante dar um tempo razoável para as pessoas se inteirarem sobre o conteúdo e terem a possibilidade de refletir sobre ele.

Pode ser interessante também delegar tarefas e especificar para cada participante o que se espera dele no encontro. Assim, o profissional pode se preparar e ser objetivo na sua apresentação durante a reunião.

5. Preze pela objetividade

Seja em uma reunião presencial ou virtual, ser direto na introdução do assunto do encontro ajuda a garantir a produtividade. Ao apostar na objetividade, você já deixa claro o que será discutido nos próximos minutos, incentivando os outros participantes a adotarem a mesma postura.

Apesar de a objetividade ser importante, não abra mão da flexibilidade. É possível que um assunto ou outro fora do tema sejam mencionados. Caso isso aconteça, escute, mas conduza a reunião de forma que os participantes voltem logo ao tema e não percam valiosos minutos com conversas que não são produtivas.

Uma tática que costuma dar resultados é deixar um relógio em cima da mesa, com tempo definido para cada profissional dar sua contribuição, evitando que os discursos se tornem prolixos.

6. Use as ferramentas de forma correta

É muito comum que os participantes de uma reunião façam apresentações usando recursos como PowerPoint e planilhas de Excel para apresentar dados. Ter ferramentas para apoio é desejável, mas é preciso orientar os profissionais a não usarem informações, imagens, vídeos e afins como muletas.

Explique que as apresentações devem ser sucintas e que os recursos devem ser utilizados apenas como apoio e não como base para o discurso.

7. Anote todas as pendências para serem resolvidas

Antes de finalizar a reunião, é preciso anotar as pendências e definir os próximos passos. Ao especificar o que deve ser feito, por quem e até quando, você tem controle sobre as ações que virão a seguir e consegue controlar o andamento dessas atividades.

Para fazer esse acompanhamento, a dica é investir em sistemas para delegar e gerir tarefas. Com o auxílio desse tipo de ferramenta, você tem ao seu alcance com facilidade todas as informações de forma organizada.

Para garantir produtividade em reuniões siga esses 7 passos. Comece analisando se o encontro é mesmo necessário. Se sim, prefira reuniões virtuais, poupando tempo e dinheiro. Ter uma pauta definida, ajudar os participantes a se prepararem, prezar pela objetividade e anotar todas as pendências a serem resolvidas também são cuidados importantes!

Dessa forma, você terá encontros mais objetivos, aumentará a produtividade da sua equipe e gerará resultados muitos melhores para sua empresa.

São várias as pessoas que enfrentam problemas de produtividade com as reuniões. Quer ajudá-las? Então compartilhe esse post nas suas redes sociais!